| 标题 | 高校系部教学档案管理探析 |
| 范文 | 摘 要：高校的办学实力和办学水平在一定程度上可以通过教学档案反映出来，高校的基本组成单位是系部，其教学档案管理工作具有更加重要的作用。但是当前高校系部在管理教学档案时依然存在许多问题，这对其管理工作会造成一定的不利影响。因此本文主要是对高校系部教学档案管理进行了具体的研究与分析。 关键词：高校；系部教学档案管理；信息化水平 高校教学管理工作的内容、方法和效果等都是教学档案中所记载的，其可以将高校各个时期的教学管理情况、教学质量和水平等充分的反映出来。高校要想使教学管理工作更加有序和正常的进行，需要将系统和规范的教学管理档案系统及时的建立[1]。高校教学档案的主要组成部分就是系部，其教学档案管理工作对高校具有重要的作用。所以具体研究高校系部教学档案管理情况具有重要的现实意义。 1 高校系部教学档案管理存在的问题 1.1 没有全面的收集 高校系部教学档案管理工作具有较低的规范程度和不明确的层级档案机制，这样在档案的归类中容易将漏归的现象引发出来。另外教学档案具有非常狭窄的收集范围，一些资料会在教师个人手中分散，没有向档案室及时移交，甚至没有完整的记录部分教学档案，这会对管理工作造成一些不利影响。 1.2 不统一的数据 具有较多的统计数据，但是这些数据具有严重的不一致的情况。系部整理教学评估中各种数据的主要目的是为分析高校办学效果等各项指标提供保障。但是在实际的评估工作中，由于学生的毕业论文答辩和获奖统计等各种数据具有很多的出处，但是是不统一的，这样在实际的评估中无法将具有权威的统计数据拿出来，需要对数据进行统一和汇总，这个过程中需要花费大量的时间[2]。 1.3 信息化程度较低 高校系部檔案信息的编研工作纸质简单的汇总和整理原始资料，这样导致其具有较低的信息含量，而且也无法及时的归类和统计日常的教学档案。由于在学期初或者年度末没有及时的统计这些数据，在收集归档以后定量分析工作就不能及时的进行，从而严重的影响的评估统计数据的相关工作的进度。另外高校系部字编研教学档案信息的过程中，对调查教学档案用户的实际需求情况并没有充分的考虑，这样导致其具有较低的针对性、实用性和利用率，而且高校系部教学档案管理人员在日常的工作中对于开发信息的方向往往无法准确的寻找。 2 高校管理系部教学档案的对策 2.1 院系领导的重视力度要加大 高校领导要对建设系部教学档案的工作高度重视，在日常的教学工作计划中纳入系部档案管理工作，同时在主管领导的议事日常中也要将教学档案纳入，将投入力度不断加大，将保管档案的条件及时的改善，对于系部档案管理工作中的问题及时的分析和解决。较广的涉及面和较大的数量等特点是教学档案所具备的，针对这种状况高校院领导不仅从宏观上指导系部教学档案工作的力度加强，同时应该将微观方面，如将经费和设备使用等投入的力度加强，这样可以为更好的收集整理和开发利用系部教学档案提供有利的保障[3]。另外当前“归档难”是大部分高校教学档案管理普遍存在的问题，这就需要高校将一定的职能权利赋予给档案管理部部门，将其管理职能不断的情况，同时在教学档案管理岗位中要安排具有专业知识水平和较强工作能力的人，这样才能将系部教学档案管理水平不断提升。 2.2 将管理人员的自身素质不断提升 系部档案管理人员的素质对档案管理水平的高低具有直接的决定作用，所以高校只有将档案人员的业务素质和工作水平不断的提升才能将档案管理水平提升。另外档案管理人员自身要对国家的相关法律认真的学习，不仅要将档案管理业务流程熟练的掌握，对档案材料本身涉及的专业知识充分的了解，同时要对手工管理的方式和现代化管理的基本技能熟练的掌握。高校要将培训档案管理人员的力度加强，对于培训工作要定期组织，其主要目的是将档案管理人员的思维和业务素质等不断的提升，让其将档案管理工作的新技能和方法充分的掌握[4]。除此之外，档案管理为人员要及时的收集文件，将归档工作做好，同时对于文件运行的情况实时的跟踪和了解。 2.3 将科学灵活的归档机制及时建立 高校教学管理工作的水平受到收集和整理教学档案工作的直接影响，所以高校系部一定要完整、准确和规范的收集和整理教学档案。由于连续性和长期性是高校教学工作的主要特征，所以其在收集整理工作时可以从学期期初、其中和期末三个阶段进行，这样可以将收集和整理系部教学档案的制度化和经常化大大提升和加强。 另外阶段性的教学总结是结束每个学年和学期时必须要进行的，将下一阶段的工作布置好，同时当结束每项教学工作或者教学活动时要，要及时的收集和整理招生、教学评估和毕业生质量的相关材料。同步进行收集教学档案和教学活动可以将收集过程中的一些容易遗漏的材料及时的发现，而且需要将收集容易缺失材料的工作做好，与相关部门的沟通力度不断加大，这样可以将散失和遗漏材料的现象及时的预防和避免。 2.4 将教学档案的信息化程度提升 广泛应用信息技术是高校系部教学档案管理工作的主要发展趋势，教学档案信息化的核心和基础主要是以档案信息资源建设和信息网络为主。由于多样性、层次性和时序性等为高校系部教学档案的主要特征，所以将高校系部教学档案信息化建设的力度不断加强不仅可以将系部教学档案的管理水平提升，同时可以将将教学档案的服务效率不断提升[5]。另外随着高校不断扩大规模和提高层次，大大增加了系部教学档案以及阅档和编研的业务量，如果不对信息化方式进行使用，则很难与形势发展的新要求相符合。针对这种状况，高校应该从以下几点将系部教学档案信息化水平提升：一是将管理电子文件和电子档案的力度加强，这样不仅可以使系部教学档案工作与实践活动更好的衔接，同时为高校建立电子档案信息化标准提供一定的依据。二是将探索档案的数字化进程不断加快，这个过程中要保证一定的有序性和规范性。 3 结论 由此可见，高校系部教学档案管理工作对高校的发展等各个方面都具有非常重要的作用，所以高校需要将系部教学档案管理水平不断的提升，这样可以将高校的教学质量和水平等不断的提升。但是在研究中发现，当前高校系部教学档案管理中依然存在一些问题，这对其管理水平的提升会造成不利影响。针对这种状况，高校应该采集具有针对性的措施，将存在问题合理的解决，从而将系部教学档案管理水平不断的提升。 参考文献 [1]冒红.浅议校园网络环境下的高校系部教学档案管理[J].才智，2014，23（08）：286-287. [2]冒红.新建本科院校系部教学档案管理与高校教学评估[J].中国成人教育，2015，15（23）：27-28. [3]王歧兴，张陆.科学分类与科学管理：对高校系级教学档案管理的再认识[J].重庆工学院学报（自然科学版），2017，16（02）：150-152+163. [4]苏宇红，赵初元.优化和规范高校系部教学档案管理的实践研究[J].企业家天地，2016，21（10）：93-94. [5]刘莉萍，王建平.模糊综合评价在高校系级教学档案管理中的应用[J].孝感学院学报，2013，26（03）：33-35. 作者简介 李海文（1968-）女，汉，内蒙古，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理 |
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