| 标题 | 对事业单位档案管理规范化的思考 |
| 范文 | 张健 摘 要：事业单位在发展过程中，档案管理工作人员也应该重视管理的规范化，通过合理运用有效措施，提高事业单位档案管理规范化，能够助力事业单位发展，同时也利于事业单位更好地开展各项服务，本文首先分析了事业单位档案管理过程中存在的不足，随后阐述了事业单位档案管理规范化工作策略。 关键词：事业单位；档案管理；规范化 事业单位档案管理需要结合实际，不断进行改革创新，也要充分分析现阶段档案管理不足，从而才能不断总结经验，为日后档案管理规范化做充足准备，希望本文分析能够进一步助力事业单位工作人员提高认识，从而进一步提高档案管理水平，以迎合时代发展需求。 1 事业单位档案管理存在的问题 档案管理的规范化主要就是指在符合管理标准的前提下，制定一套科学合理、完善可行的档案管理理论，其规范化的中心目标就是构建一个完整的管理体系。事业单位中的档案管理工作主要内容是将单位内相关工作人员的档案和工作资料进行整合与保存，通过档案的归集管理努力提升对于单位工作人员和工作事物的综合管理水平。当前大多数事业单位在此方面的管理中还存在一定的问题和缺陷，对于档案的规范化管理還需继续加强。 首先，很多事业单位中负责档案归集整理的人员不能充分意识到该工作的重要意义，工作资料及人事档案的整合与保管事关事业单位的整体运行，但因此种工作具备特殊的职业属性，工作人员的工作成果不会在短时间内就体现出来，为单位带来较为明显的收益改善，使得档案管理的工作人员逐渐丧失了工作的积极性。且该工作耗费的人力物力较多，很多单位为了节约这方面的运营成本，直接忽视单位的档案管理工作。从事档案管理的员工大多没有经过系统化的培训，工作经验与专业知识都严重缺乏，这也是导致档案管理工作效率低下的直接原因，以上种种阻碍的因素使得档案的相关管理工作迟迟得不到改善。 2 提升事业单位档案规范化的具体办法 2.1 提升对于档案规范化工作的重视程度 首先，要在单位中宣传档案管理工作的重要性，令全体工作人员提高此方面的认识，对于该工作给予充分的重视。各单位的领导层工作人员应起到模范作用，端正自身工作态度，及时响应上级领导的的工作指示，为档案管理工作的建设奠定基础。 其次，虽然单位的档案规范化工作周期较为漫长，不能在短期内展现出可观的工作效率，给单位的整体收益带来显著改善，但是作为事业单位的领导人员，发展眼光不能过于局限，要本着长远发展的目标，逐渐完善单位的管理结构。单位的管理人员要大量投入经费及人力物力，定期培训档案管理员工，更新档案管理部门的工作硬件和软件设施，引进信息现代化档案管理理念。 2.2 完善档案管理人员的职业道德建设 参与单位内档案规范化的各项工作的都是档案管理部门的工作人员，其所具备的档案归集能力与工作的态度直接关系着档案规范工作的成败。首先，在进行档案管理工作人员的筛选时，要结合人格品德、个人能力、职业操守及责任感等多方面进行考核，此外，该工作还要求工作人员具备足够的耐心和较强的逻辑条理性。其次，该部门的工作人员要熟练掌握档案管理的所有步骤流程，积极参加组织培训完善自我职业技能。最后，单位档案管理部门的领导人员要对员工工作给予重视和支持，制定合理的工作奖惩制度，与员工及时沟通工作事宜，营造和谐的工作环境，保证档案规范化工作顺利进行。 2.3 完善档案管理规范化制度 事业单位想要对员工进行合理化统一管理，必须制定严格的规章制度，在单位的档案规范化工作中也是如此，相关部门必须制定完善的档案规范化工作管理制度，制度的制定要注重细节，在对于档案管理设备的使用、档案纸张的选择、档案归集方法等方面都要有特定的要求，以保证面面俱到，制定出一个足够权威的指导性规章条例。 制定管理制度条例时务必要注重该工作的管理重点，强调其管理工作中的安全性。因为档案材料具备可复制的属性，因此管理人员务必要做好相关保密工作，保证单位的档案材料不会遭到外泄。此外，工作人员要注意档案的存放问题，对于存放档案的湿度温度环境控制、档案存放位置、档案的借阅和归还等方面都要有严格的制度规定。 2.4 档案管理各环节的规范化 2.4.1 档案的初始收集 在档案管理规范化的初始阶段，其工作的流程与具体执行情况直接关系到后续工作是否能够顺利实施。在进行档案资料的收集整理时，要明确档案的数量以及信息收集的准确性，档案与其对应的联系人员不得出现错位的情况，严禁代交代写档案的现象，此种情况会对档案的归集和审查工作造成负面影响。资料收集整理工作必须交由专业工作人员完成，非工作人员不得进入档案管理部门。 2.4.2 档案的再次整理 在完成了档案归集的初级阶段的工作之后，相关的工作人员要进入档案室进行档案的细化整合。在该阶段的工作中工作人员要将档案清晰的划分为不同的类别，将归档数据录入档案数据库，便于后续查找使用。此阶段分类整合的工作要求工作人员精力高度集中，一旦造成疏忽则会导致档案类别错误，严重破坏档案信息的准确性。 2.4.3 档案的合理价值鉴定 事业单位中各类档案的具体存放时间要根据其档案的自身价值来设定，因此，档案的价值鉴定工作是非常重要的。由于事业单位中工作人员数量大，信息繁杂，在对档案进行划分时必须要确定其价值的等级，来进行存放时间的排序，这样才能是档案的管理工作更具备价值化。 2.4.4 档案的最终保管阶段 在档案进行整合归类之后，重要的工作步骤就是将其进行妥善的保管。如若在此阶段出现纰漏，则会造成档案中信息的丢失或损坏，给单位的后续使用带来不良影响。因此，相关工作人员在进行档案的保管工作时不能疏忽大意，要相互配合，保证档案的管理工作一直顺利进行。 2.5 建立科学现代化的档案管理系统 信息智能化逐渐深入到社会的各个企业当中，近年来也逐渐在事业单位中出现并普及。事业单位中的档案管理部门也应与时俱进，及时更新引进新的档案管理技术和理念，科技智能化系统不仅能够节省单位的人力资源成本，还能够规避人工管理档案过程中出现的数据错误，大幅度提高工作效率。例如，单位可开发一个相关的档案借阅系统，想要借阅档案的人员可使用此系统进行档案的查找和阅读，通过该系统还可以规避人为登记造成的错误。针对档案的安全管理问题，可在档案的智能化管理系统中设定密保程序，只有掌握密保的工作人员才能解除相关的秘密档案。事业单位要定期培训档案管理人员，加深其保密意识，令其明确档案保密的重要性和相关的保密条款。 3 结束语 事业单位档案管理规范化过程还需要有更多的思考创新和实践，因为事业单位特殊性的原因，完善制度，提升管理档案管理规范化尤为重要，也符合事业单位随时代发展的本身需求。相关工作的开展，需要结合社会发展潮流进行可持续性改革，保证档案管理各阶段工作认真有效地进行，为事业单位的长远发展带来深远的影响。 参考文献 [1]盖志敏.事业单位档案管理规范化的思考与探索[J].现代职业教育，2017（27）：229. [2]董妹.事业单位档案管理规范化的思考[J].办公室业务，2017（13）：113. [3]闫凯.事业单位档案管理规范化的思考[J].产业与科技论坛，2015，14（10）：205-206. |
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