| 标题 | 信息化管理形势下文件归档方式的转变 |
| 范文 | 吴旭 摘 要：我国档案传统遵循的是立案卷的归档方式，但随着信息化管理的不断发展，立案卷归档法弊端被不断放大，应该寻找新的符合信息化管理形势的归档法，这就是按件归档法。 关键词：信息化管理；立案卷归档法；按件归档法 本文指在探讨在信息化管理不断发展的形势下，传统归档方式的转变，以满足当前不断发展的档案工作的需要。 1 归档方式转变 个人认为在目前信息化管理不断发展的形势下，传统的立案卷归档法应向新兴的按件归档法转变。 2 归档方式发展形势分析 1）国家發展形势：2000年2月16日，广东省档案局从遵循文件的自然形成规律、保持文件的原貌和完整、准确判定文件的保管期限、适合新技术应用的需要及便于保管和利用的角度出发，出台了《广东省文件材料归档方法改革方案》，对沿用了近50年的档案归档方法进行试点改革。在取得一定成效后，同年12月，国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA-T22-2000，现已升至2015版）。它一举突破了过去几十年来一直沿用的立案卷归档法，提高了档案工作效率，有力的维护了档案实体的完整与原貌。 2）行业发展形势，核电行业可以说是我国档案行业的标杆之一，这里中广核工程有限公司（后文简称工程公司）为例进行说明。 2.1 传统做法 该公司大部分工程档案传统上遵循立案卷归档法，工程文档主要根据其专业、工作内容对不同领域的文件进行组卷。通常有以下几类组卷方法：（1）施工类文件一般按照单项工程、单位工程进行组卷，也可以按照装置、阶段、结构、专业进行组卷。例如，土建工程竣工文件按厂房、安装工程竣工文件按系统进行分类整理。（2）竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序进行组卷。（3）设备类文件按照设备、系统等进行组卷。（4）合同商务类文件按合同前期文件、合同文本及合同执行文件进行组卷。（5）原材料试验按照单项工程、单位工程进行组卷。 2.2 形势发展 该公司先后投入大量资金开发了EUD及AED文档管理系统，所有文档业务几乎都依托信息化系统开展，在此形势下，归档方式也在逐渐向按件归档发展，如特种介质（包括岩芯、照片、录音、录像、光盘等）以存址码的形式实施按件归档，文书档案按年度及问题实施按件归档等等，在此以工程照片档案举例： （1）照片按件给予存址码，并按存址码规律存放，存址码为J.1.P/L/S-XXXXX，其中J代表特种介质，1代表照片，P/L/S代表保存期限（P为永久、L为长期、S为短期），XXXXX为以收到文件先后顺序为准顺序编制的流水号。（2）照片完全按件以存址码方式存放，相册背脊处标明存址码、流水号起止及盒号即可，同时相关关键数据准确录入信息化管理系统以便检索利用。 3 两种归档方式优劣势分析 3.1 立卷归档法 3.1.1 传统优势及其变化 1）便于管理，不易散失。将同一内容与同一问题的档案装订在一起，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会丢失，安全性较好。现实是，随着信息化管理的不断发展，依托强大的信息系统文件利用电子化趋势已越来越明显，以工程公司为例，大部分文件在形成之初就产生了纸质及电子两种介质文件，而所有的用户第一选择几乎都是通过文档系统查询利用电子文件。因此，传统立卷归档法的此点优势在不断丧失。 2）在手工检索条件下，便于连锁查找。传统立卷法一般都是将同一问题或同一组织机构的档案按分类法装订在一起，这样我们在查找一份文件时往往能将问题相关的其他档案也查到。但是，在信息化管理系统发展明显的今天，绝大多数用户的第一选择都是通过信息系统来查找文件，而不是手工检索。以工程公司为例，文档人员在接收文件时将文件的关键信息（如编码、标题、版本、日期等等）均录入文档系统中，更重要的是可将已录入系统的文件与后续归档的相关联的文件在系统中建立关联关系，这样用户不但可通过各种关键信息在系统中进行智能检索，而且可在系统中实现相关联文件的查阅。因此，传统立卷归档法的此点优势在不断丧失。 3.1.2 劣势 1）在实际操作中相对繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以把握，从而案卷质量难以保证。 2）此种立卷方法的许多环节，诸如打孔、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源，纸张大小不一的档案在装订时，还要接边或切边，破坏了文件的原貌且易造成损坏。 3）不利于档案的安全和保密，利用者如果只借阅某一份文件，档案人员也要将整卷档案借其查阅，容易造成其他文件泄密。 4）档案录入电脑的信息量与档案实体量的比值较低，而且缩微、扫描不方便，不利于档案数字化管理，严重制约了档案信息资源的利用率。 5）不便于拾遗补漏时的插卷。装订后的案卷相对固定，遗漏的文件要插入，或装错、到期的文件要增删，都需要拆卷装订，不利于档案的保护。 6）归档方式与文件形成规律不一致，由此产生的大量整理组卷工作耗费大量人力物力。以工程公司为例，为了满足工程建设需要，提高文件管理效率，同时遵循文件按件、分阶段而不是整个单位、单项工程成套完整出版的规律，过程中设计施工文件均是按一定规律按件管理，但归档时却要求按传统的规律立卷归档，这就带来大量的整理组卷工作，单单岭澳二期两台机组产生接近20万份此类文件，而将它们从不同的存址中归集、组卷其投入的人力和物力可想而知。 7）立卷归档与档案分类及分类法紧密不可分，由此产生的倒架工作耗费人力。 3.2 按件归档法 这里要说明的是，我们谈按件归档法是在当前管理信息化高速发展的形势下，也就是说管理信息化的高速发展是按件归档法的前提和基础，而按件归档法是管理信息化高速发展的结果，如若把两者分开来看，按件归档法也就成了无源之水、无本之木。因此，可以说，按件归档法相比传统立卷归档法最大的优势就在于它与目前管理信息化的发展趋势高度契合，能极大地提高工作效率。在此背景下，按件归档法依托信息化的优势就比较明显： （1）基本弥补了立卷归档法的上述诸多不足，减少了人力和物力的浪费，提升了工作效率。 （2）有力推进了档案的信息化进程，适应管理信息化的发展趋势。档案保存的最重要目的之一就是为了使相关用户能快速的查阅和利用，从此点来看，按件归档在与管理信息化结合的基础上能最大程度的满足此目的。 （3）遵循了文件的自然形成规律，有利于保持文件的原貌和完整。 4 结论 由此可以看出，在信息化管理发展的大趋势下，应该采取新的、遵循文件产生规律的按件归档方式，以件号取代传统分类号存储文件，件号主要用于定位纸质文件存储位置，同时保证文件的完整性。但在实施按件归档的过程中，应注意以下几点问题： 1）必须注重信息化系统的建设，以方便用户的查找及利用，这是按件归档的基础与前提，文档系统在建设过程中需充分考虑对文件全生命周期的记录、对文件关联性的功能实现、对文件智能化搜索的功能实现等等。 2）文件关键信息输入信息化管理系统必须完整准确，以便用户查找、利用的准确。 3）明确及拓展“件”的概念。在《归档文件整理规则》中已经明确了“每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的歷次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。”但对科技档案而言，用单份文件法归档就有一个技术难题，由于科技档案讲究成套性，如果以单份文件法归档容易破坏科技档案成套性特点，此时就需要对件的概念进行拓展，即将成套的材料当做一件归档。以工程公司竣工文件为例，完全可以将一个单位工程、单项工程或分部分项工程的竣工文件作为一件归档，按照其固有规律将文件材料在盒内顺序排放，各盒件号相连，各单位工程、单项或分部分项工程的竣工文件按接收先后顺序件号相连。 4）考虑到系统因意外情况不可用的极端情况出现，为了防止无法查找利用档案，可在系统中设立传统分类号的关键信息，通过强大的管理信息系统将其与件号相关联建立纸质档案目录，以便手工检索之用。 参考文献 [1]国家档案局档案馆（室）司.《归档文件整理规则》（DA/T22-2000、2015） [2]中国广东核电集团核电核电学院，工程公司工程有限公司工程培训中心.工程总承包与项目管理.中国电力出版社.2010 |
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