| 标题 | 浅谈企业科研外协项目档案管理方式 |
| 范文 | 甘丽春 摘 要：本文就企业科研外协项目的特殊性，从日常档案管理实务分析项目归档的具体范围，归档流程等，确保企业科研外协项目归档工作高效、完整。给予工作在档案一线的实操管理人员以借鉴参考。 关键词：科研外协；档案管理；归档范围；归档流程 企业科技档案管理从来都无固定的方式，更无可依照的规章制度，也无定式化的流程可照搬。科研外协项目档案作为科技档案一类，是我所在的企业因自身业务特点所形成的产物，更是无现成档案管理方式可参照。通过对企业科研外协项目的管理模式进行分析，摸清项目管理的特点，理顺各阶段作用，从而探索出一条全新的档案管理方式，助力于企业研制生产，保证流程制定科学、高效运转。 1 什么是科研外协项目 本文所说的科研外协项目是指在产品研制生产过程中由于企业自身的技术、工艺、设备或时间节点等条件限制，必须交由企业以外的单位完成论证、设计、试验、检测、加工等任务的经营行为，通过与外单位签订合同，约定项目技术要求、研制开发进度、验收方式、最终交付要求等，进而来保障企业的相关利益，因此属于企业合同一类。在某些企业也被叫做外包项目（合同）。 2 企业科研外协项目特点 企业工作围绕产品设计、制造、试飞、客服为核心开展，但就目前以国外大型企业占领市场、主导趋势的行业背景，企业要快速成长跻身前列，势必要借助外力提升薄弱领域，引进先进技术。因此自成立以来，形成了大量的科研外协项目，借用国内外供应商力量完成产品设计、制造。 作为国内首家相关产品设计、制造、试飞、客服企业，因成立时间较短，产品虽还未走完一个完整研制生命周期，但比照国外先进成熟企业，产品的研制周期一般在20年左右，因此企业的科研外协项目履行时间、周期均较长。同时类型多种多样，包括平台开发、零部件制造、服务咨询等。 项目自立项到最终验收并进行后评价，前后流程历经九个阶段（包括立项、外协承担方选择、合同谈判、合同起草、评审与审批、合同签订与备案、合同执行与履约、合同质保、合同后评价），涉及到项目管理部门、法律部门等多个部门。 综上，企业科研外协项目特点有如下几点： 1）签订合同数量多； 2）合同类型多种多样； 3）合同履行周期较长； 4）合同履行阶段较多； 5）形成文件形式不一； 6）流程涉及部门较多。 3 科研外协项目档案管理模式 面对科研外协项目诸多特点，档案部门一直致力于研究如何有效的保证其归档的及时性、完整性、准确性。企业成立至今已经形成了一整套适应于自身的档案管理模式。按照集中统一管理的基本原则，建立、建全科研外协项目档案归档工作。 3.1 归档职责的明确 科研外协项目档案能否成功组织归档，确保所涉及多个部门形成的文件均能收集齐全。首要需明确文件收集、归档的职责。国家在1980年颁布的《科学技术档案工作条例》中也明确提出了归档职责的重要性：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围”。 企业科研外协项目的承办部门具有文件材料归档职责，项目负责人则负责进行收集、整理、归档等具体性的工作。在九个阶段中，非承办部门形成的文件，应将原件交至项目负责人收集归档，与我们常说的“谁形成谁归档”的原则不一致，遵循的是“项目负责人制”，这样能够很好的保证归档完整性，档案部门也只需要进行一对一的移交对接。这样我们首先解决了由谁来完成档案收集、整理、归档的 問题。 3.2 归档范围 针对科研外协项目类型多样、履行周期长等六大特点，具体要归档哪些文件，这是档案管理需要解决的核心问题，这也是保证归档文件完整性的重要一环节。档案归档范围明确，是归档工作的灵魂。归档范围是指导项目负责人收集档案的依据，也是档案管理人员接收审核档案是否完整的标准。很多企业仅仅归档合同档案的文本，其它的相关材料并不一并归档，这样违背了成套性管理的原则，也不能反映合同执行过程各阶段的情况，所以这里我们要编制的是体现合同全生命周期的归档范围。 如何编制归档范围？那么就要抓住科研外协项目各项管理要求，分析管理制度、文件中规定的流程环节，梳理其形成文件。我所在的企业分不同的层级编制了合同管理制度体系文件，规定了不同阶段合同管理部门，从顶层上编制《合同管理制度》规定所有合同的通用的流程，并对各相关部门的职责进行了规定；为了细化供应商选择的相关要求，供应商管理部门编制了《供应商选择管理办法》；针对尤其重要的科研外协档案，档案部门编制了《科研外协项目档案管理办法》，对流程进行了更加详细的说明，并明确了各阶段产生的文件及表单；逐级细化保证的科研外协项目成体系管理。档案部门充分分析、了解各项制度要求，从流程着手，提取制度中涉及到有归档价值的文件类型及表单，形成科研外协项目归档范围。 归档范围表充分反应了项目从启动、外协单位选择、合同签订、实施、合同结束所产生的档案，同时对外协单位选择按项目金额执行不同选择方式进行了区分，便于项目负责人处于不同情况下对照应归档文件范围。 3.3 归档流程 企业的档案工作一直坚持“三纳入”、“四参加”、“四同步”的原则指导科研外协项目档案归档工作。“三纳入”是指档案工作纳入单位发展规划、计划管理、科技管理；档案工作专项经费纳入单位财务预算；档案工作纳入各单位有关管理制度，并列入经济责任制进行考核。“四参加”是指档案部门参加重要计划工作会；参加各类项目评审、鉴定会；参加工程竣工验收会；参加设备开箱。“四同步”是指下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员职称考核，档案部门同时出具归档证明材料。 归档流程从收集-验收-整改-接收-入库分为5个流程。收集是指项目负责人按归档范围收集整理好所有应归档文件；验收是指档案部门派人参与项目最终验收，对项目文件的齐全、完整、准确提出意见，使之满足后续归档要求。接收是指项目负责人按归档要求完成项目资料的完整性收集，并按验收时提出的意见完成资料整改，将全套材料移交（包括纸制及其对应的电子文件）至档案部门，完成交接手续。入库是指完成档案组卷、编目后装盒按顺序排入库房。 归档流程中，档案人员参与项目验收作为流程中的重要环节，帮助项目负责人在过程中、从专业的角度把控住项目资料的完整性，避免待项目验收完成后，供应商提供的成果类文件无法追溯、补全。因此应该重视参与验收的重要性，验收时尽量把档案相关要求一次性提清，后续指导好整改，即可保证归档文件的齐全、完整、准确。 综上，科研外协项目档案管理职责明确、范围清晰、流程合理的，保证归档工作稳步推进中，这样企业的科研外协项目档案归档工作将会更加高效，完整。 |
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