| 标题 | 关于信息化环境下档案数字化管理分析 |
| 范文 | 摘 要：随着科学技术的不断发展，档案管理也进行着不断创新。档案管理对单位管理发挥着重要的作用，在信息化环境下，利用相应的措施对档案数字化管理水平进行提升，满足工作人员的工作需求是我们需要解决的问题。为了让单位健康快速的发展，档案数字化的管理工作水平必须得到提高。本文就信息化环境下档案数字化管理工作中存在的问题进行分析，并提出合理化策略。 关键词：信息化；档案；数字化管理 信息化是未来社会发展的重要趋势，尤其是信息化技术对人们的生活及工作等有着重要影响。信息化技术的应用越来越广泛，如在单位管理中提升管理效率。档案管理对经济的发展有着重要作用，传统的管理方式工作质量及效率都很低，而信息化管理方式对分类管理档案、保存档案有着促进作用，从而形成档案数字化管理。 1 信息化环境下单位档案数字化管理工作中存在的问题 电子文件对于单位来说应用的并不广泛。虽然相较于纸质文件而言有着很多优点，但缺点也有很多。1）安全系数较低。采用信息化技术生成数字化电子档案时，只要一个环节在操作过程中出现问题，就会直接影响档案管理。此外，电子档案容易拷贝、更改、被网络入侵等，严重威胁了电子档案的安全性及保密性。这是档案数字化管理中比较严重的問题。另外，对于部分管理者而言，对电子文件缺少备份及归档，从而导致文件损坏的现象时有发生。2）信息化管理水平较低。单位对于档案管理方面的工作观念落后，并没有随着时代的步伐进行及时的改变。在很多单位中，信息化管理的水平还处于最初阶段，对于文件还采用人工处理的方式，工作人员对信息化技术应用的水平还很低，这种管理方法并不是数字化管理模式。同时，在我国信息化水平也比较低，技术应用的设施设备还不够完善。因为信息化技术是档案数字化管理工作的保障，应改进软硬件的设施设备。另外，对文件管理缺少丰富的经验，错误的管理模式也会导致资源及资金的浪费。3）不重视档案数字化管理[1]。对于单位来说，相较于档案管理而言，更加重视经营方面的管理。部分领导认为档案管理对单位的发展没有实质作用，对其重视程度不高，对档案资源也不能充分利用。没有认识到档案数字化管理的重要性，对信息化社会没有充分的了解，对落后的档案管理不进行科学的改进，影响着档案数字化管理工作的进度。 2 信息化环境下档案数字化管理对策 2.1 提高档案管理的安全性 档案室将资料扫描成电子版信息，上传到档案管理的系统中，利用该系统对档案进行管理及利用，这样在检索档案时会方便快捷。因此，信息化技术在档案数字化管理中发挥着重要作用，所以，如果系统出现问题，或者有网络入侵就会造成档案损失。因此，为了规避风险，提高档案管理的安全性是十分重要的。对档案的安全管理体系进行完善，一方面要提高安全的防范系统，如利用加密软件、设置秘钥等方法对计算机设备加强保护管理。另一方面要对档案进行及时备份，避免突然事件发生时造成不可挽回的损失，尤其是特别重要的资料及档案，要进行单独存放，并且进行访问权限管理，避免资料及档案的丢失及外泄。 2.2 建立档案数字化管理守则 如果没有规范的管理规则，对档案管理人员的工作效率有着不利影响，从而导致浪费资源，工作流程不流畅，所到达的工作效果也不好，如档案整理没有实际标准，使其通用性不好等。所以，要根据档案数字化管理的实际工作情况建立管理守则是十分必要的。规范的档案数字化管理守则是指将档案管理工作人员的工作标准化，包括工作时间、步骤及要求等各方面，从细节上对管理工作进行规范，从而提高管理人员的工作效率，既不浪费时间又不走弯路。 2.3 提高档案数字化管理人员的专业水平以及档案的收集管理工作 在进行档案数字化管理时，应对档案资料做好整理与收集，并以档案应用为目的进行全方位管理。档案数字化管理的水平主要的影响因素是管理人员的综合水平，档案管理员要通过各种信息化技术对档案资料进行管理及应用，为以后的发展提供保障。在实际工作过程中，要对管理人员进行定期培训，主要包括专业技能以及职业道德素养方面的培训。技能培训主要是针对信息化技术的学习与掌握，职业道德素养培训主要针对责任感以及职业道德等方面的指导。因为档案数字化管理工作是需要信心及耐心的工作过程，所以要让工作人员有极高的思想认识，认真负责的进行档案管理工作。 2.4 提高档案数字化管理人员的职业素养 档案数字化管理人员是档案管理的主要操作人员，他们的职业素养直接影响着档案管理工作质量。因此要提高管理人员的素养，就是要改变落后的管理观念，建立合理的思想意识。改变管理人员的管理观念就是让他们从思想上认识到数字化管理的科学性及重要性，抛掉落后的观念，管理人员的职业素养直接影响着职业能力，改变观念对档案数字化管理工作有着极高的促进作用。提升管理人员的职业素养可以从两方面进行，一方面是培训工作人员的职业技能，建立培训制度，让工作人员熟练地掌握信息技术，从而提高档案管理工作的效率。还可以招聘专业的人才，改善工作氛围，保证档案数字化管理工作的顺利开展。另一方面，加强管理人员对档案的保密意识，保护档案的安全，从而防止档案资料外泄和丢失的情况发生。 2.5 完善档案数字化管理的扫描工作 档案数字化管理工作的第一步就是扫描，所以对扫描工作进行完善对管理工作的开展有着引导作用。扫描工作就是将纸质文件上的信息转变成电子资料，利用专业的软件将电子文件保存到电脑中的过程。完善扫描的工作主要在于管理人员对档案的接受与管理工作进行认真完成。档案接收过程中，要对档案文件进行严格的接收与入库登记，禁止有漏登记或重复记录的现象发生，并需要有两个以上的工作人员进行档案资料接收的检查与核对，并签立确认书。档案整理过程中，对接收的档案进行起订，按照纸质进行扫描分类，确定采用哪种扫描仪。之后，完成扫描工作的移交[2]。同时，在进行整理时，要对资料的顺序、漏号等现象进行及时处理。 2.6 完善档案数字化管理系统 因为不同的工作部门每天工作的内容是不同的，都要对档案进行录入及保管，部门之间缺乏沟通，信息闭塞，从而导致浪费资源。所以，要完善部门之间的交流沟通平台，使信息得到共享。与此同时，要想使资源的利用率得到提升，可以建立先进的查询系统，通过查询系统进行实时档案查询。 3 结论 总而言之，在信息化环境下，档案管理也由传统的人工化变成了信息化。传统的档案管理一般是纸质文件，在现今社会的档案管理是档案数字化时代，要加强对数字化档案发的充分利用，完善电子档案，对特殊的资料进行信息化保存。对于目前所处的档案数字化管理环境，管理者必须提高对档案数字化重视度，同时加强档案信息的安全管理工作，促进档案数字化管理的快速发展。 参考文献 [1]毕然.信息化环境下档案数字化管理的分析[J].农家参谋，2018（17）：292. [2]舒曼.信息时代档案数字化管理的对策探讨[J].中国高新区，2017（18）：198. 作者简介 刘佳（1984-），女，汉，吉林省吉林市，助理馆员，大专，研究方向：档案。 |
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