| 标题 | 国有企业人事档案管理的几点思考 |
| 范文 | 苗 蕾 人事档案管理是指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录,是人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的考察了解员工的重要手段。企业最终竞争就是人才竞争,人事档案管理的优劣又极大地影响着人力资源管理的有效性,做好企业人事档案工作,可以极大地促进企业人力资源管理,进而提高企业核心竞争力。 一、国有企业人事档案管理现状及发展方向 通过对邯矿集团和其他兄弟单位座谈和交流,国有企业在人事档案管理方面为适应新形势虽有了提高和改进,但仍存在着诸多问题,直接制约了国有企业档案工作的发展,给企业人力资源管理工作带来极大的困扰,影响了企业发展。主要表现在: 一是人事档案管理制度不完善,案卷质量不高。人事档案的收集、鉴定、整理、归档、查阅、更新等环节相对滞后,致使应该归档的没有及时归档,需查的档案查不到,不能真实、完整地反映一个人的历史全貌;二是人事档案分类的不科学性。传统的行政式档案分类方法随着时代的发展,已不能满足现代企业人力资源管理的需要;三是人事档案内容不够充实且具有片面性。人事档案中公式化、格式化的材料较多,造成了人事档案的不连贯、不全面,使得现实利用性差,尤其在企业中评价员工时,工作实绩、现实表现、才能成就等有用材料较少;四是档案工作人员的综合素质偏低,知识面较窄,缺乏开拓精神和竞争意识,制约着人事档案管理工作的进行和发展;五是人事档案管理手段落后,很多国有企业的人事档案管理处于经验管理和手工管理阶段,费时、费力、效率低,且有的单位没有启用人事档案和信息化管理系统,制约人事档案功能的发挥。 随着企业改革发展的深入和时代的进步,对人事档案工作提出了更高要求。首先要为建立企业核心价值体系服务,形成引进人才、留住人才、培养人才的良好氛围;其次要为评价体系服务,由传统的人事考核转向人力资源管理的绩效评价体系,由面向个人要素的评价转向对绩效和取得异绩效因素的评价,由面向个体的考核评价转向企业绩效、组织绩效、团队绩效的考核评价,从原来的单一考核信息转向多层次的评价信息:第三要为以绩效为导向的薪酬回报体系服务,人事档案工作是企业价值分配体系的重要依据,人事档案在提供分配信息的同时,还必须注意对价值分配结果反馈信息的记录、更新,使薪酬回报公平公正,乐于让员工在企业工作,促进生产效率的提高。第四要为员工成长服务,结合员工个人当前的实际情况,应用科学发展观来初步判断职工的潜在能力和已有能力,向企业的人才资源部门及相关领导提出职工的培养方向,打通职工的成长通道,加速职工在某一领域的成才。 二、加强国企人事档案管理的措施 针对国企人事档案管理工作中存在的问题和现状,应采取以下措施: 1.增强服务意识。随着时代发展,人事档案管理人员也要更新观念,端正态度,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,要变被动为主动,积极地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理,是人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径,是企业管理的基础。在接收档案管理过程中增强开拓进取精神,从根本上提高人事档案管理工作的服务性。 2.增强合作意识。企业的任何一个部门都不是独立的,而是相互联系,相互依存的。作为管理整个企业实践活动载体、知识结晶的档案部门来说,更是和所有的部门紧密联系。人事档案管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息,为人力资源管理活动服务。人事档案管理工作应及时将有关信息反馈给人力资源管理部门,加强与相关部门的协作和沟通,是做好人事档案管理工作的重要途径。 3.增强时效意识。知识是最宝贵的资源,而时间则是竞争的重要决胜性因素,档案管理工作的效率也是企业整体工作效率的体现。人事档案管理部门不仅应及时、准确地提供档案信息,还应缩短反馈信息收集、再利用的时间周期。人事档案管理部门内部也应健全岗位责任制,引入人力资源管理的理念,鼓励内部竞争,加强目标管理和定额管理,促进工作上台阶。 4.完善管理制度。在人事档案管理工作中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、法律化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,严格按照国家和企业有关规定借阅,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案近期内容及时、主动地补充收集。 5.科学系统分类。人事档案的分类应根据企业的内部情况加以区分,建立适合企业自身的、科学合理的人事档案分类系统,而不应拘泥于传统分类。应根据人力资源管理的新观点充实人事档案内容,使之能从多方位全面反映一个人。人事档案内容应注重动态结合、横纵结合、定量与定性相结合。动静结合,是指应注重动态信息的及时补充。纵向上,不仅应反映一个人的学识、工作能力、志趣性格等。现时代,国有企业人事档案尤应注重充实如阶段考核、招聘、录用、调动、劳工合同、奖惩、工资级别、学历水平、专业职称、职业性质、工作实绩、创造发明等方面的内容。定量与定性相结合是指人事档案内容应既包含定性的结论,又包含定理的描述,以提高人事档案信息的可利用性。 6.提高人员素质。在现代化程度不断提高的今天,引进高素质的档案管理人才是国有企业档案工作发展的必然要求。要引进高素质的档案人才的同时,国有企业也应注重对现有档案人员的培训,使其适应新形势下的新要求,从而全面提高企业档案管理人员的素质。 7.引进信息化管理。加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程是人事档案管理工作大势所趋,管理手段的科学化、现代化,最终是要在国有企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统,实现人事档案的信息化管理。 国有企业人事档案记载着人才的信息,在管理工作中占有举足轻重的地位,国有企业在加强企业改革的同时也应积极推进人事档案工作的改革,从多环节入手,使人事档案管理工作真正适应时代要求,为企业的发展做出更大更多的贡献。 |
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