| 标题 | 让流动人员的档案有“家”可回 |
| 范文 | 张妮 随着社会市场经济与人事制度改革的深入，人员的流动越来越频繁。自上世纪80年代流动人员人事档案工作诞生以来，至今已有30余年的历史。期间它逐渐由各地自发的行为衍变成为全国的规范管理制度，并且也建立了相关的人事档案工作机构，使得服务的领域不断拓宽，在为广大流动人员提供人事转接、社会保障等方面提供了优质的服务，受到社会及广大流动人员的好评。但随着社会经济的飞速发展，流动人员数量急剧增多，相关群体的人事档案管理与服务问题也随之显现。流动人员的人事档案不仅记录和反映个人经历、德能勤绩和工作表现，还是人力资源管理的重要手段。但目前相关领域工作上的疏漏却制约着人员的合理流动，也给社会的治安带来了很多的不确定性因素。因而，对其进行深入调查分析，适时妥善解决这一问题已成为不可回避的重要课题。 一、流动人员人事档案的重要性 人员的流动促进了社会的发展，建立流动人口档案不仅可以及时收集流动人口的分布、变动情况，摸清底、掌握他们的最新境况，而且有效的维护了人事档案的真实性、严肃性、完善流动人员社会化服务体系，促进人员合理流动，并且可以将隐藏在流动人口中的不法分子揭露出来。 个人的档案不仅代表着个人的综合素养与身份，而且这种不确定信息能够指导雇用者进行某种程度的不确定投资。其中档案也就相当于“人物素描”扮演着过滤器的作用，帮助用人单位初步地了解个人，从而促进人才资源的合理配置。 档案能够真实地反映出一个人的综合能力，一个高质量的档案更能够反映社会所存在的某种现象。通过对流动人员人事档案的动、静态资料进行分析研究，也可以了解该时期某地区人口管理的大致情况及存在的问题，从而为制定流动人口管理的方针、政策提供宝贵的参考。 二、流动人员人事档案管理中存在的问题 （一）管理意识不强 目前流动人员范围在扩大，档案来源渠道复杂，由于我国人事档案管理长期遵循着保密性和封闭性的原则，无论是利用者还是档案归属者在转接、管理档案方面都有严格的规定。也就是说档案归属者本人不得与自己的档案进行直接接触，致使大量档案被束之高阁，公民的知情权长期难以得到真正的保障。长期以来，档案管理工作在开放与不开放之间界限模糊、对象不清，最终导致绝大多数的公民归档意识薄弱，认为档案可有可无。加之档案转接等办事手续的繁琐、办事程序的不规范，各区域人才管理部门政策不统一，从而出现了部分流动人员人事档案无“家”可归，即“弃档”、“死档”、“黑档”现象。 （二）管理体制混乱 流动人员具有稳定性差、缺乏归属感的特点。而中共中央组织部、国家人事部于1996年12月发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》则明确表示：“流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所住的人才流动服务机构，其他单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。”加之，流动人口频繁的更迭，这就导致人事档案管理的过严、过死，就使得流动人口的人事档案无法进行及时更新，使得其真实性受到极大地威胁，档案资料未免显得过于陈旧、残缺。 （三）管理机构的乱象 正如前文中所提，虽然我国法律政策明确规定只有某些符合资历的机关部门才有权管理人事档案，且个人不得擅自管理流动人口的人事档案。但是由于该政策并未能得到很好的贯彻落实，一些中介机构、私人企业等不具备资格的单位和个人也擅自保管着流动人员的人事档案，这无疑使得档案管理工作的严肃性和权威性受到了挑战。 （四）“档随人走”的档案动态管理不到位 随着人才的流动，人事档案管理部门必须随着该人员主管单位的变化及时将其人事档案转到新的主管部门或协管单位，即“档随人走”。但是在实际的工作中，一些单位因合同到期、改制清退等人事变动并没有及时的将其人事档案转交给人才服务机构，或者没有严格的按照程序进行规范转接，致使档案在转接的过程中丢失或损坏，造成人档分离的现象。 （五）档案管理工作成效低 目前人才交流服务机构从事档案管理的专业研究者及工作人员的数量少，且该领域的专业理论及实践经验依旧十分贫乏。就实际管理档案的工作者而言，缺乏对流动人员人事档案管理的专业知识、现代信息素养、技能，且往往身兼多职。而档案管理工作本身又十分复杂、繁琐，这就使档案材料的归档、整理、分类等业务仅仅局限于装好袋子、锁好柜子、收卷收费的程度，至于收集补充、整理编目等工作根本无暇顾及，从而出现了流动人员档案管理工作处于被动应付、服务质量差的现象。 三、流动人员人事档案管理工作的难点 （一）档案材料收集难 笔者认为档案材料收集、归档齐全完整困难主要是由于以下几个方面的原因造成的：其一，由于流动人口的特殊性和档案管理工作的复杂性，使得大量频繁更迭的流动人口不能做到“人档合一”。其二，一些私营企业等不具备相关档案资质的用人单位违规另建档案系统，私自违法保管个人的人事档案，并不能及时向人才交流服务机构移交相关资料进行补充。其三，相关的法律规范体系不完善。俗话说建规立制是规范行为的保障。试想若法律法规中能明确规定档案材料归档完整既是用人单位也是当事人应尽的职责和义务，对于部分未能严格履行提供员工在本单位期间所形成的新材料且及时归档职责的单位进行一定处罚，必然能在某种程度上提高当事人和用人单位的归档意识，促进人事档案材料的不断完善。 （二）管理方法更新难 随着人才流动速度的加快、数量的不断增多，传统的档案管理方法难以适应新时期的要求，比如很多单位仍然停留在传统的纸质媒介和手工管理模式上。随着信息时代的不断推进，信息化的保管、检索方式已经成为必不可少的管理手段。但是很多管理人员仅仅将其同与使用计算机进行目录录入、打字等辅助管理相跟随。尽管有部分人员意识到档案现代化、信息化的重要性，但是由于培训经费、时间精力等因素难以将其付诸到实际操作中，使得档案管理工作改革向现代化、信息化进行实质性发展难上加难。 （三）收费制度改革难 对人事档案管理进行收费本是为促进档案管理工作的规范化及社会稳定所采取的手段。但是一些中介服务机构、人才市场等组织将流动人员人事档案存档费看作是其赢利的重要来源。加之长期以来由于程序的不规范，一些机构还趁机钻程序的空子，巧立名目地收取“转档加急费”等违规费用。为了能够抢管档案，收取费用，加剧了流动人员人事档案多头管理的现象。此外，对于人事档案管理进行收费，就很多流动人口并不能理解，认为存管档案无非就是装袋子、锁柜子、收票子，对于本来收入就低且工作不稳定的他们而言，无疑还加重了自身的经济负担。 四、流动人口人事档案管理工作的对策 目前我国主要有三大流动群体，分别是择业期的高校毕业生、再就业的组织人员和农村向城市转移的劳力配置，保障流动人群及用人单位的合法权益，维护社会稳定，就必须要坚持科学发展观、以人为本、立档为民的重要思想，对人事档案管理工作进行深化改革、探索创新型人事档案管理模式，使流动人员的人事档案有“家”可回。 （一）普及知识调正费用，提高民众意识 为了进一步促进人事档案管理工作的规范化，虽然国家已经出台了不少的政策法规，譬如《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》，但是民众对其的了解程度还有待提高。为此必须要加强宣传，提高整个社会的档案意识，尤其是经常外出的农民工，更要求劳动局、民政部门等进行通力合作，在流动人员群体中，培训社会知识，提高注重个人档案意识。充分发挥流动人员档案的社会作用，使全社会，特别是流动人员重视档案，相信档案，自觉运用档案。此外档案管理是以“服务为主，适当收费”为宗旨，收取一定的服务费是为了改善管理的条件、设施、手段，以促进档案管理工作长效运行。当然，这绝对不能走“赢利”的险路，这一点必须要让民众了解，并且也要能够经得起民众的监督和考验。 （二）改革档案管理制度，更新档案内容 我国《档案法》明确规定，任何个人不得擅自保管自己及他人的人事档案。多年来人事档案一直蒙着一层神秘面纱，很多人对自己的档案内容知之甚少，甚至于被遗忘，因而一个都不与当事人发生直接关系的物件该如何才能被合理利用，这必然要对现有的部分管理制度进行适当地调整。这就要在公平、公正、公开的基础上，适当地向社会尤其是本人开放，尊重公民的知情权，这样也有利于相关机构能够根据本人的真实情况进行补充，人才流动服务机构应加强流动人员及其所在单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容，并保证它的真实性，完整性。进一步有效地反映一个人的综合素质，提高档案的利用率。 （三）规范档案管理机构，明确部门职责 根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，只有党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才服务机构有权管理人事档案。对于各行业为了赚取利益而开设的违规管理机构，必须依法进行查处。此外，还需进一步强化流动人员人事档案的管理监督机制，对于在工作中出现的违规违纪行为，尤其是擅自管理流动人员人事档案的单位和个人进行严格处理，督促有关部门明确自身职责，依法行政，相互协调，为人才流动的良性发展创造一个良好的环境。 （四）加强档案队伍建设，提高工作成效 随着信息化社会的发展，对传统档案工作带来的冲击力度也在不断加大，提高现有的档案管理工作人员的信息化素养势在必行。档案管理人员是档案管理工作的主体，档案管理人员业务水平的高低直接关系到档案管理的水平。在提高从业人员政治素养的基础上，通过定期培训、学习，不断提高从业人员的专业能力和业务素质，尤其是要提高档案库管的合理化和档案的信息化建设，建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量，才能从根本上规范有序地管理流动人员的人事档案。 （作者单位：运城市盐湖区档案局） 注 释： [1]徐佳洁.简历流动人口档案，打造维稳和谐基础——以上海市宝山区为例[J].上海档案，2011.（12）. [2]王雁宾.规范流动人员人事档案管理[J].中国人才，2006.（17）. [3]陈二祥.加强我国流动人员人事档案管理的必要性分析[J].理论月刊，2008.（06）. [4]于虹.流动人员人事档案管理问题与分析对策[J].现代企业教育，2012.（09）. [5]邓绍兴.流动人员人事档案管理和对策[J]. 中国人才，2007.（19）. [6]所桂萍.[J].浅析流动人员人事档案管理的疏漏及解决对策，档案时空，2005（14）. [7]中共中央组织部、国家人事部于1996年12月发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》. |
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