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企业档案管理模式优化的问题

范文

庞如云

档案管理工作是煤炭企业的一项基础管理工作，档案管理模式应与企业管理体制相适应，并随着企业深化改革工作进展情况，进行相应优化、调整。

一、档案管理模式定义及特点

档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采取的基本思想和方式，它具有综合性、动态性、多元性的特点，综合性是指档案管理模式广泛涉及单位内部档案管理体制、档案管理方式、制度与标准；动态性是指档案管理模式在单位的不同发展阶段有不同的表现形式；多元性是指不同地区、不同类型的单位有不同的档案管理模式。所有企业应选择科学的档案管理模式，适应企业发展要求，为企业加强知识和技术储备，促进科技创新，增强核心竞争力，实现可持续发展提供基础服务。

二、煤炭企业档案管理模式概况：

《中华人民共和国档案法》指出，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”；“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。可以认为档案管理包括宏观管理体制和微观管理体制两个方面，前者是从国家、地区和专业系统的档案事业的宏观管理职能、组织原则和运行机制。后者是从组织机构自身的角度来具体确定本单位档案工作的微观管理模式、组织体系，运行机制和基本管理形式。

煤炭企业档案管理作为企业的基础工作和智能决策支持系统，必须为煤矿的生产经营服务，坚持管理创新以适应煤矿的其他各项工作。相关研究表明，煤炭档案管理模式必须与煤炭企业管理体制相一致，目前，我国大型国有煤炭企业档案管理体制是：在国家各级档案行政管理部门的监督、指导下，以法律法规为依据，坚持以企业资产关系为纽带，统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的管理原则，采取集中领导、分级管理的模式：集中领导是指集团公司设置档案处（馆），按照《档案法》的要求，行使两种职能，一是管理集团公司全宗内各门类档案实体，接收、保管公司各部室形成档案；二是公司档案处统一制订集团范围内档案工作的规章制度，开展所属企业档案人员业务培训，并对所属单位的档案工作进行监督和指导；分级管理主要体现在，所属单位形成的档案由本单位档案室负责保管，不向集团公司档案馆移交。

煤炭企业实行统一领导，分级管理的档案管理模式，有利于企业档案管理与档案利用工作的顺利开展，然而，随着企业管理体制的改革和创新，企业档案工作管理模式也应不断革新、优化。

三、优化煤炭企业档案管理模式实践探索

档案管理工作是一项系统工程，涵盖了档案的组织体系、管理体制、运行机制、管理方式等方面。目前，煤炭企业采取了集中统一领导，分级管理的模式，提高了档案管理效率，但大型煤炭企业所属各单位在档案管理方面仍存在着管理基础及管理水平参差不齐，管理区域分散，管理工作侧重有别等问题，为整体提高集团公司档案管理水平，适应“深化改革”新形势的煤炭企业管理要求，我们需要从多方面进行实践探索，优化煤炭企业档案管理模式。

（一）煤炭企业档案组织体系优化探索

加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关系及工作体系，满足档案工作管理全过程需要，可从以下几个方面实施。

1、确定档案工作领导

《企业档案工作规范》规定：“企业档案工作应确定三个层次的领导，包括企业分管领导，职能或承办部门、各项目工作部门负责人，档案部门的负责人”，组成企业档案工作的领导体系，为此，我们确定了由集团公司党委常务副记为分管领导（公司各二级立档单位由党委书记或党总支书记分管），各部门负责人为本部门档案工作负责人，集团公司党委办主任（兼档案馆馆长）为档案部门负责人的组织领导体系，体系的组建基于集团公司档案馆隶属于党委办公室的企业管理体制，实践显示，鉴于企业党委书记在领导集体及企业活动中的权威性及重要地位，由此建立的领导关系为企业顺利开展档案工作的起到关键作用。

2、设置档案管理机构

《企业档案工作规范》要求“企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构，大型企业应设立档案馆”，大型煤炭企业档案管理机构的设置基本上与企业创建与发展同步进行，都设有专门档案管理机构，承担企业档案管理的职能。诸如：1958年，霍县矿务局成立，同年设立了局档案室（各下属单位同时设立档案室）；1997年，局档案室被国家档案局公布为全国第一批企业档案馆；2000年，随着企业改制，成立霍州煤电集团档案馆；2013年，公司成立档案处（与党委办合署办公），处、馆执行一套成员，两个牌子办公体制，履行档案工作管理及档案资料的保管职能。截止2013年底，公司共设有一个档案处（馆）、 47个二级档案室，基本实现了企业资产管理到哪里，企业档案管理就延伸到哪里的自然关系，为企业档案工作顺利开展提供了基本保证。

3、配备档案管理人员

企业应配备与生产、经营和管理相适应的专、兼职档案员工作队伍，档案工作延伸到企业的每个部门每项工作中，各部门需指定具体的人员来负责档案的收集整理工作，即建立兼职档案员工作队伍，落实细节管理；同时，企业更需要有一定数量的专职档案人员专门从事企业档案工作的组织、规划、检查、指导，即配备专职档案员工作队伍，全面管理企业档案工作。截止目前，公司共有专职档案员70人，兼职档案员481人，专职档案员中档案专业职称高级1人，中级15人，初级22人，其他系列职称32人，大专以上学历占到87%；制定了档案人员管理制度，要求各单位专、兼职档案员工作调整时，及时在公司档案处备案，确保档案工作队伍的稳定及档案工作质量。

4、建立档案工作体系

企业档案工作体系是企业档案的管理结构、工作结构，企业应结合自身企业管理模式，建立企业档案管理网络，使企业档案工作在企业管理各个环节中形成网状管理体系，形成层层负责的管理机制。该网络将档案管理岗位责任制与管理体系相结合，从而保证档案工作系统工程的运转灵活。结合实际，公司建立了以集团公司党委常务副书记为分管理领导、党委办主任（兼档案馆馆长）为档案工作负责人，企业各职能部室负责人、兼职档案人员及所属单位档案分管领导、档案室的档案工作体系。具体建立模式如下：

公司以霍煤电党发（2004）49号文件，理顺了公司档案管理体制，构建了档案组织体系，确定了档案业务垂直管理方式，聘任了兼职档案员队伍，体系的构建为公司档案工作顺利开展提供组织保证。

（二）煤炭企业档案管理体制优化探索

《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）规定：“企业档案工作应以企业资产为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准”，“企业应维护档案的完整、准确、系统与安全”。统一领导，表明在企业资产管理范围内，企业对所属单位档案工作执行统一领导；统一管理，包括企业对档案的直接管理与间接管理；统一制度与统一标准，指对所属单位有关档案工作制度、业务标准建设要统一。为此，我们可从以下几方面优化企业档案管理模式。

1、强化档案监督指导职能，确保企业档案统一领导

统一领导有两层涵义：一是档案工作与企业其他工作一样，需要有统领部门，二是企业档案部门对下属单位档案工作进行统筹管理，具有监督、指导功能。具体实践为：公司档案工作统领部门为企业各级党委办公室，并接受垂直管理，我们每年初下发文件对公司全年档案工作进行统一安排、布署，并监督其落实，制定了《霍煤集团各立档单位档案管理工作考核内容及标准》、《霍煤集团各职能部室档案工作月度百分制考核内容及标准》、《霍州煤电集团资源整合矿井档案管理工作月度考核办法及标准》等档案工作监督、考核办法，随同党委工作检查开展工作，将检查结果纳入霍州煤电经营绩效考核体系兑现。另外，公司每年还开展两次公司范围内的档案系统检查、指导工作。

2、优化企业档案管理方式，实现企业档案统一管理

企业档案统一管理有两方面内容：一是企业对档案实体进行统一管理，二是企业对档案工作实行统一管理。企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案馆是企业获取知识、信息的集中场所，我们必须深化认识，树立企业档案资产观，统一管理档案，发挥企业档案作为重要生产要素的作用。

企业档案实体管理也可理解为企业档案直接管理，是指公司档案处（馆）对各职能部门形成档案材料进行集中统一管理，并对部门档案工作进行指导。为此，我们执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定了霍州煤电文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等规章制度，完成了公司档案的收集、整理、保管、鉴定统计和利用工作。目前，公司档案馆分管理类档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、荣誉实物档案、电子档案等门类，将各部室形成的约5万卷、2万件文件资料进行集中统一管理；制定了《霍煤集团兼职档案员工作标准和兼职档案员工作例会制度》，将部门档案工作纳入公司业绩考核范围，毎季度召开一次工作例会，对部门档案工作进行安排、指导。

企业档案工作统一管理也可理解为企业档案间接管理，是指企业集团对所属单位档案工作进行监督指导。煤炭企业档案管理体制受企业发展模式的影响，当代煤炭企业呈现快速发展趋势，规划实施了大批新建项目，加之，山西省以组建煤炭旗舰型企业为重点，完成了煤矿企业兼并重组和关闭整顿工作，目前，我公司有3个在建大型矿井项目、24个资源整合矿井项目，由于这些新建矿井及接收矿井档案管理工作十分薄弱，我们必须对其档案工作进行统一管理，确保公司档案工作顺利开展，为此，我们分别对老矿井、新矿井制定管理办法，狠抓重点、分别对待、统一指挥，开展了档案定期定向指导、调研、回查等活动，并每年组织两次档案业务培训班、一次业务技能竞赛活动，确保档案工作按照公司统一布署顺利开展。

3、优化档案工作制度体系，统一档案工作制度与标准

企业档案形成于企业各项工作和活动之中，涉及范围较广，为保证企业档案工作正常开展和有效管理，档案管理机构必须发挥统一领导职能，建立统一的企业档案工作制度体系，包括：档案工作规章、管理制度与业务规范。

制定企业档案工作规章，企业档案规章制度属企业内部管理范围，具有约束性、权威性、稳定性的特点，所属部门、单位、人员必须共同遵守。档案规章制度主要包括：企业档案工作岗位责任制、企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等。企业档案工作规章对维护企业档案完整、安全，对企业档案工作正常开展，具有十分重要的作用。

制定企业档案管理制度，企业档案管理制度由企业权威部门制定，并以企业的名义或综合部门审核批准、颁布实施，档案管理制度是企业办事规程或行动准则，企业各部门及人员必须共同遵守。企业档案管理制度包括：文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度等。近年来，霍州煤电分别以霍煤电办字（2004）483号文件、霍煤电档字（2005）196号、（2004）484号、霍煤电档字（2006）557号文件对上述制度进行了制定与发布，并根据执行需要，以霍煤电档案发（2014）69号、霍煤电档案函字（2014）25号文件对相关制度进行实时修订。

制定企业档案业务规范，企业档案业务规范是指对企业档案作业处理工作进行规定，由企业档案管理部门制定并统一下发。企业业务规范包括：文件、档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范等。霍州煤电分别以霍煤电办字（2004）483号、霍煤电档字（2005）196号、霍煤电办字（2004）483号、霍煤电办字（2005）16号等文件形式进行了下发，后以党委办发（2009）第3号、霍煤电档字（2009）65号文件对相关规范进行了修订。结合企业实际，制定了《霍州煤电重大项目档案验收实施细则》、《霍州煤电声像档案管理办法》等一系列具有企业特点的档案工作制度与管理考核办法，确保档案工作规范运行。

综上所述，煤炭企业档案管理模式应与企业管理体制相适应，档案管理模式优化应与企业深化改革步调相协调，全面把握企业发展对档案工作提出的新任务、新要求，完善档案工作管理体制及运行机制建设，依法治档，规范管档，推动企业档案工作持续有序发展。

（作者单位：霍州煤电集团公司档案处）

参考文献：

[1] 冯惠玲张辑哲.档案学概论 .北京.中国人民大学出版社，2013

[2] 李和平.《〈企业档案工作规范〉实施指南》. 北京：中国档案出版社，2010

[3] 朱青杰曾欲蕊. 大型集团公司档案管理模式探讨.中国档案，2006（7）

[4] 李建民.创新管理模式整合档案资源 --我国企事业单位档案分散管理模式创新谈.兰台世界，2008（21）

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