| 标题 | 浅谈网络信息化环境下高校档案管理工作的创新? |
| 范文 | 张根水 摘 要：随着移动互联、5G等为代表网络信息化时代的来临，各种信息技术涌入档案管理领域，传统的档案管理方式已经无法满足新时代的档案管理需求，如何在网络信息化环境下实现高校档案管理工作的创新，已经成为校内管理部门面临的首要问题。本文对新环境下高校档案管理中存在的问题进行了讨论，并提出了相应的创新策略。 关键词：网络环境;高校;档案管理;创新 网络时代的到来对档案管理工作提出了更高的要求，不仅需要高校相关工作人员在工作实践中实现创新，同样需要相应的信息技术创新，以此来探索出一条新的发展路径，全面提升档案管理工作的效率。网络环境下高校管理部门的档案管理事务不断增多，亟待构建出新的管理体系实现档案管理的信息化管理，并在此过程中加强改革创新，提升高校档案管理水平。 1 高校档案管理中存在的问题 1）兼职档案人员专业水平有待提升。校内档案人员尤其是部门兼职档案人员对于业务的操作不够熟练，档案管理制度的落实还有待进一步加强。有些高校编制人员调整较为频繁，部门兼职档案人员变动也较为频繁，再加上没有相应的培训，校内档案管理人员对于业务的操作流程不够熟悉，很难胜任当下的档案管理工作。而在对学生学籍、教师档案等情况中没有按照手续办事，且存在一定的档案密封性较差以及档案造假的情况，这对档案的真实性和隐私性造成了较大的影响[1]。 2）部门档案意识有待提升。有些高校档案管理人员没有严格遵守高校档案管理办法和学校档案管理有关规定，档案管理缺乏具体的实施细则，就算有相关规则，也多流于形式，档案管理人员只是充当档案的保管员。此外，一些人员对于档案管理意识不足也是一大问题，对于相关档案材料没有及时收集和归档，导致其中部分档案出现丢失或者损坏，较为显著的就是学历材料的不齐全完整，对学籍档案的利用造成较大影响。在档案的形成过程中，也存在如书写材质、格式不规范，填写内容过于随意以及审核标准不准确等问题，存在一定的客观随意性，直接影响档案的形成质量。 3）档案集中综合管理有待加强。首先是一些高校管理档案的硬件设备不够完善，设施的配置不到位，到不到相關规定标准，管理手段和管理设备都还停留在一个较为落后的水平，不利于档案现代化管理的实现。而随着网络时代的到来，事务量不断增大，一些高校在选择档案管理设备时还具有较大的随意性，多数采用因地制宜的存储原则[2]，还在采用原始的手工操作，不仅现代化水平较低，还使得在档案查询或者管理当中十分繁琐，极大的增加了工作量。 4）信息化水平总体偏低。首先是档案数字化水平偏低，馆藏档案的数字化水平仍有待加强，相关人员设备投入仍有待加强，不利于档案的快速检索和利用。其次是校内数字化档案信息资源的整合有待加强，随着高校智慧校园建设的推进，各类应用系统逐渐增多，但由于缺乏协同建设，系统间存在信息孤岛，不利于数字化档案信息资源的整合和利用。最后是档案信息化安全体系有待加强。随着数字化档案信息的日益增多，对档案信息资源的存储与安全管理要求日益严格，档案开放利用与保密安全矛盾日益突出。 2 网络信息化环境下高校档案管理工作的创新策略 1）加强高校档案制度规范建设。要进一步健全和完善高校档案管理各项规章制度，尤其是根据网络信息化条件下档案形成特点的变化不断调整相关制度和规范，如电子文件管理制度、档案分类制度、声像档案管理、档案安全保密制度等，确保档案工作开展有据可依，与时俱进。要进一步加强档案宣传，不断提升档案意识。档案工作要积极主动，有所作为，必须做到有声有色，提高工作能见度，尤其要加强档案宣传，提升师生的档案意识和意识，便于工作的开展。要进一步加强档案信息化软硬件建设，加大计算机、网络、专业软件、数字化设备等现代化设施设备的投入力度，为网络化条件下档案工作开展奠定坚实基础。 2）严格落实部门立卷负责制。档案形成部门立卷负责制是一项档案基本制度，对高校来说显得尤为重要。因为高校档案门类多、数量大，涉及高校工作的方方面面，收集整理的任务相当繁重，仅仅依靠档案部门的工作人员远远不够。因此须在高校全面推行部门立卷负责制，严格由形成部门负责所形成档案材料的收集、整理和归档移交工作，档案馆专职档案员做好监督和指导，这样一方面能够畅通档案收集整理的渠道，确保档案齐全完整;更为重要是能够把档案人员从繁重的基础工作中解脱出来，更多的精力应用于监督指导、档案编研、管理利用等工作，尤其是积极开展工作创新，运用网络信息化手段开张档案数字化和数字化档案信息资源管理工作，不断提升档案信息化水平。 3）加强校内数字化档案信息资源的整合。在信息化、网络化的新形势下，高校档案形成的类型和形式日益多样化、数字化，更多呈现无组织、非结构化的状态。高校档案部门和档案工作者应积极转变工作观念，创新方式方法，不断延伸和拓展档案收集整理的门类和内容，在传统纸质档案的基础上，加大数字化档案信息资源的收集整合力度，不断提升档案信息资源的丰富性和时效性。如进一步加强OA系统档案资源的融合，实现档案系统与OA系统的无缝对接，做当应收尽收、应归尽归，实现时时在线归档;又如在智慧校园的背景下，加强与学校数据中心等重要信息平台的对接，实现人事、学生、学籍等信息实时更新归档，不断丰富数字化档案信息资源内容。 4）加强提升档案人员信息化水平。首先要加强专业人才队伍建设。近年来，高校档案专职人才队伍建设日益加强，各级各类高校积极引进档案专业人才，为档案专业化水平奠定了坚实的基础。但高校档案部门在人才引进时，更多强调档案专业的重要性，而忽视了对网络、信息化人才的关注，存在重专业轻技术的情况，不利于档案部门信息化水平的提升。因此高校应进一步加强信息专业人员的引进和培养力度，进一步优化人才队伍结构。其次，档案部门应加强培训指导，积极选派人员参加上级组织的各级各类培训，同时多渠道组织开展档案培训，尤其是加强与网络部门的沟通协助，得到网络信息化部门的支持，定期开展面向专兼职档案员的信息化相关培训，不断提升专兼职档案人员的信息化水平。此外，还可积极开展与校外专业档案信息化公司的合作，运用社会力量开展档案数字化相关培训工作。 5）提升档案工作信息化水平。网络时代最注重的就是信息技术现代化，随着当今社会的快速发展，利用计算机和信息网络进行档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必经之路。首先高校要继续加强档案数字化，提升馆藏档案数字化水平，实现纸质档案和数字档案的并存，提升档案利用效率。其次就是对管理档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的综合档案信息资源数据库，实现对传统载体之外档案信息资源的统一管理和开放利用。最后是要加强数字化档案信息资源的编研力度，运用网络编辑、统计等软件进行应用设计，提高档案编研的成效[3]。 3 总结 总而言之，网络信息化时代的到来给高校档案管理工作带来了极大的机遇，同时也带来了较大的挑战，需要高校进一步转变和创新思维，抓住机遇，乘势而上，积极作为，从制度、管理、人员、技术和手段等方面加强改革和创新，不断适应和推动高校档案工作迈上新台阶。 参考文献 [1]仇艳华.网络环境下图书馆档案管理工作创新途径研究[J].办公室业务，2018（18）：121. [2]陈晓锋.网络环境下高校学生管理工作创新[J].智库时代，2020（04）：110-111. [3]赵凯.网络环境下图书馆档案管理工作创新途径分析[J].办公室业务，2018（15）：178-179. |
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