| 标题 | 大数据时代的“私人档案”大概念探究 |
| 范文 | 摘 要：本文立足大数据的时代背景，在大档案概念基础上探讨大数据时代“私人档案”新的概念内涵、与个人信息及人事档案的关系、私人大档案信息资源建设的必要性和所有权性质问题。 关键词：大数据时代;私人档案;大概念 1 概念基础 以“大数据时代”并“私人档案”为关键词，在知网中搜索，可搜索到的文章数量为零，是否可以认为“私人档案”在大数据时代的研究是没有进展的，究其原因，是大数据时代不需要私人档案了吗，还是私人档案的概念不能适用于大数据时代了。 传统环境下对私人档案概念没有明确的定义，在国家《档案法》中没有明确提出“私人档案”一词，只提到了“个人所有的档案”，在国家《档案法实施办法》中将其释义为：私营组织以及公民个人在私人事务活动（包括非职务研究和创作）中所形成的和通过合法继承、赠送或者在《档案法》公布实施前向社会收集和有偿征购等方式所获得的档案。因此，从《档案法》的角度看，传统环境下的“私人档案”或者说“个人所有的档案”是指档案实体所有权属性归属个人所有的档案，类同于私人财产的所有权，私人档案的内容是否涉及个人，不影响个人对私人档案的所有权属性[1]。 除《档案法》涉及的内容外，学术界对传统纸质环境下私人档案的定义存在争议，没有明确统一的界定，普遍的认为，私人档案，即指作为社会主体的个人在社会活动中形成的有价值的各种载体的记录。这个释义与《档案法实施办法》中的释义有很大的区别，学术界的此释义包含四个关键因素：作为社会主体的个人、在社会活动中形成的、有价值的、各种载体的记录。对记录方式并无特殊约定，记录方式可以是主动的记录，如个人填写的高考报名志愿，也可以是被动的记录，如银行内部形成的个人的存款记录。 强调个人参与社会活动中，所形成的有价值的各种载体的记录，因为设定了个人参与的条件，记录内容就一定涉及个人的信息;包含了各种载体的记录，除传统的纸质载体外，大数据时代的各类电子化载体中包含的关于社会主体个人参与的有档案价值的信息，同样应归属于大数据时代私人档案的形式内容，因此传统环境下的私人档案概念本质上含有适用于大数据时代的内含。 大数据时代，档案不再仅仅是历史的记录，而更多是涉及社会生活的记录，每一个个体都是社会生活的参与者，在民生保障、智慧型城市建设、社会治安、公共利益维护等公共服务行为的各个方面，每一个社会活动都离不开个人的直接参与，在整个社会的档案构建中也不可避免的包含着大量的个人信息，个人信息成了大数据时代档案信息的主要组成内容。传统环境下的私人档案概念不能完全适用于大数据环境，在大数据环境下建设新的“私人档案”概念具有适应新时代的新变化新需求的必要性。 2 “私人档案”大概念的内涵 自1995年孙嘉卓的《试论“大档案”》一文中提出“大档案”概念以来，对“大档案”概念的研究就成为一个热点，并逐渐演变出了许多表述，如“大档案观”、“大档案意识”、“大档案思维”等。[2]本文在大数据背景下将新的“私人档案”概念扩展为的“私人档案”大概念，亦是在大数据时代对“大档案”概念的一种思维应用，有一定的概念基础，有一定理论研究可供借鉴。大数据时代，在区别传统私人档案概念、个人信息概念、人事档案概念的基础上，定义“私人档案”大概念，是大数据时代数据信息价值有效开发利用的需要，更是档案界为适应时代需求，推进档案开发利用，探索理论革新的需要。 借鉴“大档案”的思维方式，将大数据时代新的“私人档案”概念命名为“私人档案”大概念，或者把它称为私人大档案、大私人档案，其并非在传统私人档案概念上的简单延伸、泛化，而是为了适应大数据这个新的社会环境而对原有概念的革新、延伸、扩展，是在一定的理论基础上，为适应大数据社会新环境所进行的创新。为统一本文表述，本文中将大数据时代大概念下的私人档案统一称为私人大档案。 由于大数据时代，信息与载体的可分离特性，私人大档案应是一种内容逻辑上以个人为主体的全宗，并非传统环境下即纸质时代的以个人为主体的档案信息的集中归档整理存放，将大数据时代的私人大档案看作是一种虚拟逻辑思维上的以个人为主体的档案信息的集中整理与开发。结合概念基础和大数据的时代需求，将私人大档案的概念内涵描述为：作为社会主体的公民个人在参与社会活动中直接形成的包含有价值的个人信息内容的各种载体的记录。如出生后入户籍时在公安户籍系统中登记的姓名、户籍地址信息;户籍部门分配的身份证件号码、采集的肖像信息;生病時在医院产生的病历记录、健康状况信息;入学后产生的各类学籍记录信息;个人财产的存款记录、交易记录信息;购置的房产记录信息;婚姻状况登记记录信息;工作经历记录信息;社会保险记录信息;家庭关系记录信息;个人备案的各种通信方式记录及通讯内容记录信息;行踪轨迹记录信息等等。 3 私人大档案与个人信息、人事档案的关系 3.1 私人大档案与个人信息的关系 档案与信息是两个不同的概念，不仅仅是在大数据时代，就是在传统的非信息化的环境中，档案和信息始终都是两个不同的概念。《中华人民共和国档案法》中将档案定义为是：“档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”私人大档案概念首先是符合档案概念最基本定义的，如社会活动中直接形成的、有价值的记录，其次是公民个人参与的，涉及个人信息的，经过归档鉴定的信息内容。信息，指音讯、消息、通讯系统传输和处理的对象，泛指人类社会传播的一切内容。人通过获得、识别自然界和社会的不同信息来区别不同事物，得以认识和改造世界。1948年，数学家香农在题为“通讯的数学理论”的论文中指出：“信息是用来消除随机不定性的东西”。信息是创建一切宇宙万物的最基本单位。而个人信息，在2018年5月1日正式实施的《个人信息安全规范》中作了明确说明，个人信息（personal information），是以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息。[4] 私人大档案与个人信息相比具有原始性、唯一性、价值性特性，在私人大档案的内容建设中消除重复性，如个人的姓名、出生信息、学历信息等个人信息会在不同的载体中出现记录，如出生证明上、入学登记表上、入职登记表上等等，但在约定私人大档案的内容时，只依据最早出现原则或者最权威性原则，这些内容只约定一次，不再重复约定。当私人大档案的内容以不同的形式出现在不同的载体时，就如同档案的复印件在证明与原件一致的情况下，与原件具有同等效力一样。传统环境下，文件在归档整理时是只保留一件原始记录作为原始凭证。在数据数量巨大的大数据时代，唯一性和去重复性是解决数据冗杂，降低信息迷航风险的有效途径。在大数据时代将唯一性归档原则抽象运用于电子化的信息数据中，从大量重复的信息中提炼出唯一性的档案。如出生日期作为私人大档案的内容，是唯一的，出生日期会出现在个人的许多不同类型的记录中，如入学登记表、入职登记表、社会保险登记表等等之中，这些表大多由个人填写，出于各种原因，也会出现如虚报年龄入学，虚报年龄退休等情况，会出现个人填写的出生日期不唯一的情况，在遇到这些情况时，入学登记表、入职登记表、社会保险登记表等这些表格作为原始记录性仍旧归于档案范畴，但在追究档案内容真实性时，归于私人大档案的内容中的出生日期是唯一性的被认定为正确的。因此，私人大档案是经过归档鉴定的正确的具有价值的个人信息。 3.2 私人大档案与人事档案的关系 人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。而私人大档案没有固定的、特殊的作用目的，更加强调个人在完整生命周期内，所形成的所有有价值的个人信息的总和，强调全面性、系统性。人事档案是私人大档案中特定内容的抽取、片段，如浙江省出台了《浙江省未成年人犯罪记录封存实施办法》，细化完善了刑诉法规定的未成年人犯罪记录封存制度，制度明确规定，对于犯罪记录被封存的未成年人，公安机关应当出具无犯罪记录书面证明，教育、民政等相关部门也不得将有关法律文书归入学生档案、劳动人事档案，虽不归入人事档案，但犯罪是真实发生的，犯罪记录是真是存在的，记录犯罪的相关法律文书是未成年人犯罪的原始记录性凭证，属于档案范畴，应归入私人大档案的内容。私人大档案与人事档案同属于涉及个人的档案信息内容范畴，属于包含与被包含的关系。 因此，在冗杂的数据海洋中准确定位并捕捉到涉及个人的信息，将个人信息中有价值的正确无误的信息内容定义为大数据环境下私人大档案的内容。这个私人大档案的内容，包含人事档案中的个人信息，又区别与人事档案的固有模式。三者的关系为：三者不等同，各有所部分包含，但不完全包含;个人信息的内容包含着私人大档案的内容;私人大档案的内容包含人事档案中的个人信息内容。 4 私人大档案的内容 明确私人大档案与个人信息、人事档案的区别是界定私人大档案内容的关键。私人大档案是大数据时代档案信息资源的最重要组成部分。大数据时代的档案信息中，涉及个人的信息无处不在，数量巨大，其内容形式繁多，可将其分为静态和动态两种形式。如房产登记、车辆挂牌、结婚离婚、户口迁移、失业申报、教育求学、填写的人事表格等个人信息，[3]即归纳为身份信息、学历经历信息、婚姻生活信息及各种账号信息，统归为静态信息;如各种音视频监控下自动捕捉，且源源不断、不断更新增加的信息归纳为动态信息。将这些繁多的涉及个人的信息中具有档案价值的部分明确为私人大档案的内容。 私人大档案的内容界定，及私人大档案资源体系的建设，不是零基础的全新事物，而是从现有的已经大量存在的且还在不断被收集的个人信息中，鉴别出具有档案价值的部分，加以明确与重视，找出信息来源的依据，判断其真实性、凭证性。 私人大档案的内容包含：1）身份信息：如姓名、性别、身份证号码、通讯号码、邮箱、以及肖像都归属于身份信息之内，这些身份信息的内容不是随意而来的，是个人参与社会活动在特殊节点形成，并经过归档鉴别，以私人大档案的形式确定的，如姓名，不是一个人随意在一张纸上写了个名字，这个名字就能成为他的姓名的，他被认可的姓名只能是出生后入户籍时在户籍部门登记的姓名或后期通过户籍部门更改登记的姓名;2）个人经历信息：如学籍档案、工作经历的信息記录;3）健康信息：如病例记录、健康体检表;4）民政状况信息：如婚姻登记信息、家庭成员关系记录信息;5）财产信息：如房产信息、车辆所有权信息、存款记录信息、交易记录信息;6）通讯信息：如手机号码、邮箱、微信等各种备案的通信方式：如手机通讯号码，以办卡时运营商填写的内容和绑定的身份证号为判断依据，将号码归入私人大档案的内容，通讯号码分为正在使用的和曾经使用的，以运营商数据更新为准，曾经使用的也许停止使用后处于空号状态，也许又被他人注册使用，都以运营商数据报备为依据;通讯内容;7）行踪轨迹记录信息：如乘坐公共交通的记录、某地被拍摄到的监控录像、某酒店的入住登记;8）其他重要的个人信息：如社会保险记录信息、商业保险记录信息等等。 5 私人大档案的所有权性质 传统的私人档案指所有权归属个人所有的档案，由于传统的私人档案内容与载体相对固定，私人档案的所有权是明确的，具体的。 而大数据时代的私人大档案的所有权性质只能为抽象的所有权，大数据时代的私人大档案的内容与载体非完全固定，完全相同的档案信息内容可能记录依托于许多不同的载体，载体的所有权不完全归属于信息可识别性指向的个人所有，如政府以出于公共利益或为了维护公共安全和秩序通过安装监控设备所收集到的个人影像信息，收集个人影像信息所使用的载体物质所有权归政府所有，但如果这些收集到的个人信息中包含着私人大档案明确规定的内容的话，如在政府的监控设备形成的影像中的个人肖像档案信息，为私人大档案明确规定的属于私人大档案的内容，这些内容将理解为抽象的私人所有。 私人对他人收集到的关于自己的个人信息有知情权、查询权、更正权、删除权等权利，如在突发性公共卫生事件管控中，采取的扫描二维码登记个人信息的方式进行出入管控，这种个人信息的登记行为属于政府出于公共利益采取的个人信息登记行为，这个行为中采取个人主动登记的方式，充分实现了个人的知情权。 个人对私人大档案的内容有除法律规定的用途外的决定权，有权决定公开与不公开，即实现个人信息的自我决定权，这个决定权是在法律约束下的决定权，涉及公共利益目的的利用应约束于法律规定之内，当遇到个人不愿公开，但出于公共利益目的法律要求公开时，个人需服从法律要求，予以公开。因此，私人大档案的所有权是一种脱离载体，基于内容的所有权，可理解为是一种抽象的所有权，同时是基于法律约束的不完全所有权。 6 私人大档案信息资源建设的必要性 我国档案相关立法与规范中，对私人的档案内容的相关涉及相对缺乏，行政管理部门对私人档案的监控对比集体档案、公共档案较为缺乏，随着社会档案观、社会记忆观的不断革新，特别是大数据环境下，涉及个人的档案在档案资源体系中占有的比例越来越重，私人大档案涉及的档案信息资源不管是从数量还是重要程度来看，都已经成为档案信息资源不可忽视的重要组成部分的时代背景下，对私人大档案的重要程度需要加强。 私人大档案资源体系的需求是在大数据环境中产生的，体系的构建也只能在大数据环境中完成，因为它需要强大的信息获取、捕捉、收集能力，需要强大的信息处理能力，需要强大的信息存储能力，除去大数据时代这样的信息环境，是以往纸质的、传统的、哪怕不够如此发达的初级信息化环境所不能完成的，它基于時代的需求，在规划设计上又需要高于时代的长远眼光。 对于国家而言，大数据时代的私人大档案是符合国家“以人为本”高度关注民生这一政府服务社会主要目标的，是主动有效积极建立覆盖全体人民群众的档案资源体系的方式探索，顺应档案工作服务理念由“国家档案观”向“社会档案观”的转变。对于社会而言，明确私人大档案的概念、内容，使社会在对个人信息的开发利用时，明确分寸，明确责任，有理有据有法可依。对于个人而言，明确私人大档案的概念、内容，将个人信息资源档案化保存，使个人更加明确自己的权力，更有意识、有依据的保护个人的信息安全，同时也提高不侵犯他人的个人信息安全的意识。 参考文献 [1]徐欣云.档案界之“大”概念—档案“泛化”现象之解析[J].档案管理，2013（6）：19-21. [2]王茂跃.大档案概念的若干观点简评[J].北京档案，2015（1）：22-25. [3]孟辉.大数据时代档案开放利用中的个人信息保护[J].山东工商学院学报，2018（5）：79-87. [4]孙爱萍，沈蕾，等.国家层面私人档案信息资源体系的构建[J].档案学研究，2016（6）. 作者简介 耿硕（1989-），女，汉，河南郑州，助理馆员，硕士研究生，郑州工程技术学院，研究方向：档案管理。 |
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