| 标题 | 抽水蓄能电站工程项目档案管理实践 |
| 范文 | 黄纯 王育瑾 刘慧敏 摘 要：清远抽水蓄能电站（以下简称“清蓄电站”）在通过档案验收的同时就取得了广东省重大项目建设档案“金册奖”。本文通过对电站工程档案管控过程的分析和研究，探索出适合抽水蓄能电站建设项目档案管理的新思路、新方法。 关键词：抽水蓄能电站;项目档案管理;“金册奖”;档案管理实践;管理方法 项目档案管理工作对抽水蓄能电站项目建设来说属一个至关重要的环节，然因抽水蓄能电站项目本身的特殊性，项目档案工作在具体开展过程中会出现不同程度的问题或难点。清蓄电站在项目档案管理实践中通过前端控制、中间管控、整改完善等环节的有效推进，最终顺利实现了档案管理目标，证明了强有力过程管控、人员队伍强化建设、沟通渠道畅通、过程专业指导、约谈机制建立、完工结算把控等多种管理手段是行之有效、可复制推广的。 1 建设项目档案管理现状 1.1 工程项目复杂、工期长所带来的档案工作难点 抽水蓄能电站项目工程建设工期较长，参建单位较多，这些特点致使项目档案形成周期长、来源广、专业性和整体性强、数量多、载体形式多样，较大增加了档案工作的管理难度。以广东清远抽水蓄能电站建设为例，清蓄电站建设总工期10年（前期4年，建设期6年），参建单位100多家，其中主标单位就有16家，各参建单位所承建的项目工期长短不一、规模大小不一、开展实况不一、档案管理人员及业务水平不一，影响着档案文件归档的及时性和高效性，制约着项目档案工作整体进度。 1.2 现行国标及行业标准适用性欠缺 在清蓄电站工程档案专项验收工作开展前，抽水蓄能建设项目档案分类尚未颁布国家及行业标准（2018年6月7日颁布的《抽水蓄能发电企业档案分类导则（GB/T 36294—2018）》，于清蓄电站工程档案专项验收之后正式实施），再加上抽水蓄能电站工程自身的独特性质，现有的电力国标和行标制度无法完全适用于抽水蓄能建设实际情况，工作标准亦不够明确，在具体工作的开展过程中多依靠“投石问路”，实际操作存在不少困难。且验收评定标准日趋严格，这也对档案工作提出了新的挑战。 1.3 档案意识不够且缺乏专业档案人员 档案意识的养成也非一朝一夕，需久久为功，尤其是参建单位各方。在实际情况中，部分项目团队对档案重视不够、档案意识欠缺，档案人员业务水平和技能参差不齐，多为业务技术人员兼职档案员，或是文员兼职档案员，部分从事档案工作的人员还未经过系统的专业知识培训，导致参建单位档案人员对建设单位档案管理要求不清晰、把握不到位，在檔案工作开展过程中出现进度迟缓、归档质量不高、多次返工等情况，影响着建设单位整体档案管理目标的推进。此外，建设单位档案专职人员队伍不稳定，在项目建设全生命周期过程中人员多次变动，在很大程度上也不利于档案工作的持续推进。 2 建设项目档案管理实践 2.1 目标设定及保障机制 项目档案工作目标设定——金册奖。为保证项目档案能更好地服务于电站的建设管理，清蓄公司于2012年确立了圆满完成档案专项验收，获得广东省重大建设项目档案工作的最高荣誉奖“金册奖”的电站档案管理目标，该目标在实践过程中从未动摇。 目标实现保障机制。目标的实现须聚人力物力财力所能发挥的最大合力来予以保障，且在各个环节都需加以重视。为更好推进档案“金册奖”目标的实现，清蓄公司在过程中充分研究了档案工作需求，由公司一把手直接管理档案工作，建立健全档案管理工作体系，设立了以清蓄公司为核心的、涵盖各主要参建单位在内的档案工作领导小组及档案工作小组，配齐满足档案工作需要的人员和设施设备，完善档案信息化建设，实行过程管控、人力资源优化配置、沟通渠道畅通、时间节点分析、约谈机制建立、完工结算控制等多种管理手段，从硬件和软件上来保障了项目档案工作的顺利开展，全力保障档案目标的推进。 2.2 项目档案过程管控 一是严格落实前端控制。以清蓄电站项目档案实践为例，在实践中，清蓄公司严格落实档案全生命周期管理，自项目筹建伊始就高度重视档案工作各项部署，将档案工作责任明确到人，档案重点工作计划纳入部门或公司年度重点工作，档案文件归档要求纳入合同条款，更在合同项目动工之初就严格落实档案交底（不仅是上级公司向业主项目部档案交底，还包括业主项目档案部门联合技术部门对参建单位所进行的档案工作交底），档案人员切实参与项目合同结算审批流程，在结算环节对竣工文件归档整编进行严格把关，认真落实好档案文件归档的源头控制和全过程控制。 二是有力实施中间管控。在日常项目管理及目标紧迫阶段，必须认真开展年度计划编制和落实，清蓄电站在项目档案管理实践中，通过采用档案月度例会制度、落实中间检查、发布情况通报、签订“档案工作责任书”、 增加业务部门把关流程、主要参建单位合署办公等多种手段确实有力地保证了档案工作顺利开展。 三是畅通沟通渠道。沟通渠道畅通与否制约着各项工作的顺利开展，尤其为档案工作攻坚期，制约效力更甚。为聚力推进档案验收目标，在攻坚期，清蓄电站通过周例会专题汇报、工程例会、档案专题会议、重点约谈等方式，积极寻求业务部门、当地政府及各参建单位的大力支持，始终保持沟通渠道畅通高效，为档案目标的推进保驾护航。 四是专业力量支持。在建设项目档案管理中，来自外部的专业支撑，能从更高标准、更高质量的层面给项目档案以具体工作的指导和意见，在很大程度上帮助了项目档案质量的提升，同时也还保证了档案工作的正确方向，真正达到事半功倍的目的。清蓄电站在整个项目管理过程中，累计邀请上级公司及档案专家莅临现场检查指导工作30余次，得益于这些外部的专业指导和支持，电站整体项目档案工作的质量得到了全面提升。在外力的支撑和引领同时还须不断学习借鉴先进，持续提升档案人员的业务能力和专业素养，不断强化人员队伍建设，使得档案工作内外两向同时施力，极大地推动项目档案工作高质高效开展。 3 建设项目档案管理实践成效 移民档案验收顺利完成。得益于当地政府及公司领导的高度重视，清蓄公司于清蓄电站首台机组投产发电后的次年即2016年的6月顺利完成征地移民档案验收，清蓄电站建设征地移民安置竣工验收也于当年9月份顺利通过。 项目档案专项验收顺利通过。在“金册奖”的目标引领下，清蓄电站于电站全面投产后第二年即2018年10月即以“优秀”成绩通过了广东省档案局组织的项目档案专项验收，并于2019年2月获广东省档案局颁发的“2018年度广东省重大建设项目档案金册奖”荣誉。在项目档案工作管理成果的基础上，清蓄公司还于2019年圆满完成了广东省企业档案工作规范化测评，获评企业档案工作二级甲等规范单位，巩固了现有的档案工作成果。 4 结语 抽水蓄能电站工程复杂，涉及专业广、工程变更多、建设工期长，如果没有一套系统、科学、有效的全过程管控办法，将很难形成完善的工程项目档案。清蓄电站首先设立“档案完整”、“金册奖”的工作目标，而后围绕“目标”设置组织机构，配置专业人员和设施设备，制定相应的工作流程、规章制度以及档案专（兼）职人员的岗位职责。通过分类咨询、分级培训、定期检查，将档案的收集整理完成情况与参建单位的工程付款挂钩，与相关人员的工作绩效挂钩，从而实现项目档案的全过程管控。 实践证明，清蓄电站工程档案项目管控办法是行之有效的，可供行业借鉴。 |
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