| 标题 | 档案馆库房管理常见问题与改进措施 |
| 范文 | 王娟 摘 要：档案的主要特点是不可再生性和保密性，档案管理过程中，不只是要安全保密，而且需要按照档案的类型和性质做好分类，从根本上促进档案管理工作的有序开展。档案库房是档案管理工作的前提保证，对档案管理的效果有着较大的影响，需要做好档案馆库房管理，为档案管理工作的有序开展创设良好的环境氛围。本文分析了档案馆库房管理过程中较常出现的问题，并提出了相应的措施，希望能够更好促进库房管理工作的有序开展。 关键词：档案馆;库房管理;问题;改进措施 1 引言 档案库房是保管和储存档案的重要场地，是档案文件和信息安全的重要保证。加强档案馆库房管理对档案的安全具有重要作用。最近几年，社会经济迅猛发展，档案安全意识也有了明显的提升，需要存放在库房中的档案数量明显增加，对资料的利用频率也明显提升。但是目前很多档案馆只将重心放在档案的利用上，没有对库房的建设和管理予以足够的重视，给档案的安全造成了较大的威胁，所以，需要找到其中存在的隐患，从多个方面入手保证档案的安全。 2 档案库房管理存在的问题分析 2.1 建设滞后 经济条件和地理位置的影响下，一些档案馆在建设过程中，没有严格的按照档案馆建设的标准进行建造，而随着档案馆库房管理安全意识的提升，很多档案馆都开始扩建和改建，主要是为了获得更多的存储空间，提升档案的保管能力，但是从目前的发展来看，档案馆库房依然存在有诸多的问题，具体表现在以下几方面：第一，库房没有使用加热和隔热的设施;第二，在设置库房的过程中，和阅览室和办公室共用一个出口，发生火灾之后，不能及时的组织人员的撤离和档案的抢救;第三，一些档案馆的库房实际上是仓库，堆放大量的杂物，不利于档案的管理和存放安全。 2.2 设施设备不完善 档案库房的硬件设备因为缺少充足的资金，设备不完善，阶段性档案管理的需要得不到满足，在安全管理上还存在有较大的隐患。首先，目前很多档案馆的库房还沿用陈旧的木质档案馆，出现火灾的可能性比较大;其次，档案馆只是配置了简单的灭火器，自动灭火系统和报警系统并未完善配置;再次，库房中也没有设置闭路电视监控系统，这不利于工作人员观察库房内的情况;最后，库房中设施设备不够，包括空调和净化机等未完善配置，需尽快补齐，提升库房保存的条件。 2.3 管理制度不健全 档案库房管理制度的健全完善，并能够真正意义上落实下去，才能让库房工作更加安全、有效。但是绝大多数的档案库房缺少健全的管理制度，落实也不到位。主要表现在以下几方面：第一，设施设备缺少系统制度，设备的使用率比较低;第二，虽然制定了明确的库房检查和清洁制度，但是针对管理这块，没有严格制定，也没有真正施行;第三，因为没有准入制度，所以很多非档案室的工作人员也可以在库房中随意进出，很多档案资料随意外泄，甚至出现档案丢失的问题。 3 档案馆库房管理的改进措施 3.1 合理设计，消除安全隐患 如果档案馆的库房没有严格的按照规定建设，抑或是不规范的使用，都会给库房造成隐患。所以，档案馆需要严格地按照建筑设计的规范设计，及时地做好安全整改工作。第一，如果档案馆的库房是用普通的办公用房改建的，就需要做好墙体的加厚和隔热;第二，档案馆库房如果是几个房间打通形成的，需要多设置几个出口，这样出现突发事件之后，能够及时的疏散人员;第三，需要对库房的防盗和安全定期检查，设备出现问题，需要在第一时间上报，及时的采取措施进行处理;第四，杂物不允许堆放在档案馆的库房，一旦发现，需要加大惩处力度。 3.2 增加资金投入 档案馆的领导需要认识到库房的重要性，尽可能的提升库房的安全防护能力，改善环境，完善配置，这是确保档案安全的前提保证。因此，档案馆需要在库房上增加投入，完善硬件设施的建设。第一，木质的档案柜很容易出现火灾，可以考虑用铁质档案柜进行代替;第二，需要安装现代化设备，对库房进行全方位的监控，提升防火防盗的能力;第三，库房的设施设备需要健全完善，包括空调和温湿度设备要尽可能齐全的配置，为档案的安全存放提供保障。 3.3 完善管理制度 档案馆库房管理也需要有一定的规章制度，在制定管理制度的过程中，针对库房容易出现安全问题的点，需要有针对性的制定措施，并真正意义上落实下去，为档案的安全奠定坚实基础，档案馆库房管理制度包括以下几方面：一是，档案馆库房设施设备安全使用制度要尽可能地完善，确保设备的正常运转，提升工作效率;二是，档案馆的库房需要做好日常的巡查，馆内的设备、水源和电路每天都要检查并做好实时登记，保证将可能出现的安全隐患扼杀在萌芽状态;三是，档案馆需要建立安全责任制度，于工作人员而言，要按照区域、岗位权限等对安全责任进行明确分工。 3.4 制定应急预案 档案馆库房出现虫灾、地震和火灾等突然事件之后，作为库房档案管理的工作人员需要及时地采取手段，第一时间做好人员的撤离，同时要及时地抢救档案。这样在后续出现其他的突发事件之后，才能减少档案库房的危害，保证人员的安全。同时，要考虑灾情和险情的特点，制定科学合理的应急预案，联系当地的实际情况进行调整，加强演练，积极的组织工作人员了解应急预案具体的流程，这样真正出现了突发性事件之后，才能采取有效的处理手段，提升档案馆库房管理的效率。 4 结束语 综上所述，库房管理的好坏，会对档案管理的工作质量产生较为直接的影响，档案除了可以为单位的发展服务之外，还能够对社会和时代的发展起到重要的推动作用。所以，需要对这项工作加以重视，找到其中的问题和安全隐患，采取有效的措施加以改進，为档案馆的库房管理创设良好的环境氛围，将档案应用的作用充分发挥出来。 参考文献 [1]仲维丹.综述高校档案馆的安全管理问题[J].黑龙江科技信息，2012（01）：151. [2]曹勤民.关于国家档案馆代管档案的几个问题[J].山西档案，2014（01）：52-54. |
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