| 标题 | 档案数字化建设与企业档案管理的相关探讨 |
| 范文 | 杨青 摘 要：随着信息技术的发展，我国已经正式进入了信息化时代，信息技术的发展与普及改变了人们生活学习的方式，同时也促进了很多行业的转型与改革。时代与技术的发展推动着文化事业的发展，档案管理作为企业管理工作中的一个重要部分，更加提出了管理的创新需求。在信息化时代中，档案的信息具有重要的价值，因此，管理人员应该充分应用信息技术，创新档案管理技术，实现信息化以及智能化档案管理，进而促进档案管理技术的现代化发展。本文将从当前形势下企业档案管理中存在的问题、企业档案数字化建设的意义以及企业档案数字化建设管理的策略三個方面进行相关论述，以供参考。 关键词：档案管理;数字化建设;企业档案管理;相关探讨 DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.076 随着知识经济时代的发展，信息成为时代发展的主导力量，同时也是人们日常生活中的重要资源。就目前的发展情况来看，信息一方面体现出爆炸式增长的特征，使得人们获取信息的渠道增加，而另一方面人们对于信息的需求也体现出个性化的发展趋势。受到时代变化的影响，当前人们获取信息以及知识的方式也经历了变化的阶段，目前我国网络信息资源数量增长与用户信息利用呈现出较大的矛盾，也给传统档案管理带来了发展的机遇与挑战。国家档案局“十三五”规划提出：“持续推进数字档案馆建设”。到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建设小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。档案数字化已是社会发展的必然要求当前档案工作的重点工作。 1 当前形势下企业档案管理中存在的问题 1）缺乏正确认知。当前，仍有很多企业的领导只注重抓经营业绩，对档案管理工作存在认知的不足，没有正确认识到档案的重要意义，从而影响了档案管理工作的规范化和信息化发展，使其难以达到新时期档案工作的要求，由于领导对档案管理工作不够重视，导致档案管理工作难以开展。2）管理方式落后。当前，很多企业在进行档案管理工作时基本上还在使用传统的管理模式与方法，依赖于人工的记录与管理，即使有所谓的信息化也只是一个档案目录的电子化，缺乏信息技术的使用，从而导致档案管理工作效率的落后。特别是在查询以及信息更新、利用方面都存在滞后的现象，无法提供有效的信息查询以及管理服务。管理方式的落后已经无法适应时代的发展，甚至导致档案管理与其他部分工作出现脱节的情况，影响企业整体管理工作的开展。3）管理水平不高。部分企业没有意识到档案管理工作对于企业管理发展的重要性，因此在进行人员管理与安排时存在不够严谨的情况，导致档案管理部门人员的专业素质不高，管理水平较低下，进而影响档案管理工作的开展。部分企业的档案员有些是快退休人员、有些是其他岗位不适应轮换出来人员，由于没有档案管理工作经验，对于档案分类、收集、整理或清理认知不足，出现档案杂乱、位置错乱，甚至出现泄漏以及丢失的情况，严重影响企业档案管理工作的质量，造成企业的损失。 2 档案数字化建设的优势 1）提升档案管理效率。档案数字化能有效地保护档案原件，扩大了档案的利用空间，使其不再受孤本限制。首先，档案数字化便于检索和借阅，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平。其次，档案数字化可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障，有利于实现档案信息资源的社会共享。再者，档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管。在数字信息时代发展的背景下，档案管理人员可以利用大数据处理技术对大量繁杂的档案信息进行管理，进而不断提升档案管理工作的效率，实现对资料的分析以及管理功能。这样的技术不仅能够促进档案管理效率的提升，同时还能够提高资源保存的质量，防止出现资料丢失的现象。2）促进档案分类合理。档案数字化管理能够促进档案分类的科学化与合理化，在传统的企业档案管理工作中，由于工作人员缺乏相关的知识能力，在档案整理与分类的过程中并没有一个有效的规范准则进行指导与制约，导致档案分类不合理，后期档案查阅工作变得困难，可行性较低。但是档案数字化后，通过计算机软件就可实现对档案资料分类的设置，工作人员通过极简单的操作就能够实现企业档案的批量转移与调整，保障企业档案管理分类的科学性。在这样的管理模式下，企业中不同种类的信息会变得更加清晰，当管理人员需要对信息进行查阅的时候就只需要关键词的输入就能够实现精确地查找，进而促进企业生产效率的提升，优化企业的工作效率与质量[1]。3）更新工作人员知识。要想实现企业档案数字化管理，不仅需要企业增加对信息建设方面工作的投入，同时还对档案管理人员提出了较高的能力要求。在信息时代的发展背景下，企业档案管理人员不仅要及时更新自己的档案管理知识，学习先进的档案管理技术，还要提高自己处理信息技术以及档案信息维护能力。由于档案信息处于随时更新的状态，要想跟上档案更新的速度，工作人员也应随时更新自己的知识能力，促进企业档案管理工作健康发展。 3 档案数字化建设与企业档案管理的策略 1）使用现代化管理方法。在进行企业档案管理改革创新的过程中，企业应该充分利用信息技术，使用现代化管理的方法，并提供人性化管理服务，在管理的过程中体现出信息技术的便利性与开放性特征，不断创新档案管理系统。通过上文的分析得知传统的档案管理模式更加依赖人工的参与，不仅会增加技术人员的工作压力，同时还可能出现信息滞后的现象，给档案的查询与更新带来极大的不便。但是在信息技术的支持下，企业可充分利用信息技术完善档案管理系统，引进先进的设备，实现终端的信息查询功能。通过账号权限管理的方式进行档案管理，让不同权限的用户能够随时查询档案资料与信息，同时还能够有效保护他人的信息，提升服务的质量，进一步增强档案管理的规范化[2]。2）完善档案管理机制。要想提升档案管理的效率与质量，企业还应该不断完善档案管理的机制，明确各部门的职责，保障档案管理工作的有序开展。首先，管理人员应该配合单位重新编写档案管理条款，完善管理机制，对于档案管理工作中的各职能人员进行明确的分工，并优化其人力资源管理的方法。其次，管理人员还应该完善档案管理工作的奖惩制度，优化信息技术的利用，激励员工的工作积极性，不断提高工作管理的效率，处于工作马虎以及态度不认真的员工更加应该给予惩罚，才能够端正其工作态度，提高管理的效率[3]。3）提升档案共享程度。企业在进行信息技术应用时，应充分考虑自身的发展条件，提升档案共享的程度，为不同部门的工作人员提供更好的档案信息查询服务。对此，企业应该加大档案管理的信息化建设资金投入，为档案资源的共享技术发展提供硬件支持。除此之外，管理人员在企业档案信息共享的过程中还应该把握信息共性的尺度，在共享的过程中遵守相关网络规范，在提高资源的利用率的同时做好信息的安全。4）培养档案管理人才。由于档案资源管理与开发过程中需要融入先进的科学技术，比如信息技术、大数据处理技术、信息缩微电子技术等，才能够实现档案电子化的管理，增强档案资源的作用和价值。因此，除了要加强创新理论的开发，加强档案信息研发以及数据结构发展之外，还需加强对档案现代管理人才的培训。现有的管理人员如果不进行知识学习以及专业培训的话很难对庞大的馆藏信息进行管理，对于信息技术在档案资源管理中的应用与操作过程也不甚理解，无法实现对档案资源的有效管理。因此，企业应该重视档案人员的专业能力培训工作，通过开设专题培训以及组织知识讲座等形式提高档案人员的知识水平与道德品质，加强档案资源的管理与开发。最后，企业还应提高对人员招聘的要求，与各高校达成合作关系，引进专业的档案人才，不断促进档案资源的开发与利用，提升企业的市场竞争力，创造更高的社会价值[4]。 4 结束语 综上所述，传统的档案管理方法容易出现管理共享效率低、数据信息不够准确的现象。因此，企业档案管理人员应该充分利用信息技术，不断完善档案管理的机制，优化档案管理的系统与技术，为人们提供更加便捷的档案管理服务。 参考文献 [1]刘云川.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].办公室业务，2018，300（19）：113. [2]白巧丽.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].办公室业务，2020，000（007）：119-120. [3]王宁.企业档案数字化建设工作探讨[J].建材与装饰，2018，000（010）：212. [4]王竞荣，曹景玉.浅谈企业档案管理的数字化建设研究[J].科技经济导刊，2018，26（03）：179. |
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