| 标题 | 某医院检验试剂管理内部控制执行力探讨 |
| 范文 | 李淑梅 林宝生 摘要：目的：提升医院检验试剂的管理水平和管理效益。方法：采用描述分析等方法对医院检验试剂管理现状、内部控制执行力存在的问题以及寻找优化内部控制的办法等方面进行探讨。结果：分析发现该院检验试剂管理流程不规范、信息管理程度不高、内部控制环境有待改善、控制执行力欠佳、内部审计缺位等，建议从改善内部控制环境、加强信息化管理建设和内部监督建设方面强化医院检验试剂的内部控制。 关键词：医院；检验试剂；管理；内部控制 检验试剂作为医院医疗耗材的重要组成部分，其在医院使用的品种之杂、数量之多、耗用金额之大且管理之难，应当成为继药品管理之后医院内部控制的关键业务，并引起医院高度重视。本文拟对医院检验试剂管理现状，内部控制执行力存在的问题加以剖析与探讨，寻找优化内部控制的方法，以达到提高医院检验试剂的管理水平和管理效益。 一、检验试剂管理现状及内控存在的问题 近几年来，随着医院规模的不断扩大和检验手段的不断提升，检验试剂需求量伴随着医院检验项目的大幅度增加而不断攀升，就该医院而言，其年采购支出已经从2012年的1997.48万元增加至2016年的4898.67万元，且呈逐年快速上升趋势。但医院检验试剂的管理却停留在半传统的管理模式上，内部控制存在诸多风险和问题。 （一）管理意识不强，内部控制环境有待改善 在物资管理方面，上至国家下至医院都非常重视药品流通管理，特别在药品采购上下足了功夫，不断探索与改革，从最初期不成熟的药品“集中招标”到如今更为科学的“联合限价、阳光采购”，目的都是为了提高药品流通管理的效益，解决百姓看病贵的问题，纠正药品不良的购销行为，也取得较好的社会效益。但对医疗耗材特别是检验试剂流通管控方面却没有引起医院管理层的足够重视，以至于管理留于形式，出现这样那样的问题。 （二）管理流程不规范，内部控制执行力欠佳 经调查，包括该院在内的多数医院，检验试剂的管理流程基本相同，其检验试剂的验收、保管均由所使用的部门负责；检验试剂的采购，表面上是由药剂部门或后勤部门负责进行，但实质上也是使用部门负责；只有票据的出入库手续在负责采购的部门办理。这样的流程不规范，也是错误的。 1.供应商将试剂送达检验部门时检验人员一般只是按照品种、数量签收，对于票据信息如产品名称、规格、生产厂家、批号、效期等是否准确，产品包装、标识是否符合国家规定并没有严格把关，检验试剂代理商众多且资质参差不齐，运输过程的安全性难以监控，加上票据报送不及时更无从监督。这样的流程很难保证检验试剂的质量，进而影响临床检验的结果。 2.目前医院检验试剂执行的采购价格，虽然经过医院物资采购审批委员会的审批，但基本上是使用科室与供应商协商好的价格，所以说检验试剂的采购实则也是使用试剂的检验部门负责。这样不仅无法管控试剂成本，不相容的岗位也不能彻底分离，容易出现漏洞，滋生腐败现象。 （三）内部审计缺位，难以发挥内部监督的作用 在医疗耗材管理方面，内部审计的职责之一是对管理流程设计与执行情况的分析与评估，寻找管理各个环节中存在的风险并加以防范。但目前大多数医院的内部审计不容乐观，特别是三级以上医院虽然设置内部审计部门，但在人员配置上严重不足，缺乏高素质的专业人员，因而工作質量也无法满足内部控制对内审的要求。据了解，该医院的内审部门从未涉足过检验试剂管理的审计工作，更谈不上职能的发挥。内部审计功能的缺位，导致医院检验试剂内部监督机制功能的失效。 （四）信息化管理程度低，给检验试剂管控带来不便 早在几年前，该医院就已经采用信息化系统来核算检验试剂的入库、出库业务，信息化管理一定程度提高了医院检验试剂管理的工作效率，但信息化管理程度并不高。主要表现在： 1.采购预算安排停留在手工作业。 据了解，医院检验试剂的预算、采购计划的安排由检验部门手工编制，但手工编制的计划随意性大，可能导致试剂采购计划与医院其他计划如业务计划脱节，造成库存的积压或短缺，从而影响医院的正常运营。 2.信息系统仅用于票据的入库和出库业务，难以防范检验试剂管理中的各种风险。 （1）检验试剂供应商资质的审核与评价，是确保检验试剂真实、有效性的依据。但医院检验试剂供应商资质材料依然以纸质形式保存，审核时单靠人力来完成，工作效率低，也容易出现差错；同样，当试剂使用的不良事件发生时，也无法及时准确地查询到试剂的来源，不能为举证提供资料，存在安全管理和溯源管理的风险[1]。 （2）检验试剂存放在使用部门且处于无账状态，试剂的有效期也难以监控，容易造成过期变质，存在质量管理风险。 （3）由于试剂的验收、保管由使用部门负责，采购部门在收到票据时即办理入库和出库手续，检验试剂核算系统中的检验试剂处于零库存状态，与实际情况不符，将导致会计核算的数据如试剂的消耗支出、库存金额等不真实，这样既违背了“权责发生制”的会计核算原则，也存在着较大的财务核算风险。 （4）内部信息传递效率与效果有待提高。目前，该医院的HIS系统局限于临床一线，医院的财务系统、人力资源系统、固定资产及耗材系统等都是各自独立的子系统，内部信息对接效率不高，也影响了医院检验试剂管理中内部控制的实施[2]。 二、加强医院检验试剂管理内部控制的建议 （一）强化管理层意识 良好的内部控制环境是医院检验试剂内部控制得以顺利实施的基础，医院管理层要有全局观点，重视检验试剂精细化管理和内部控制，把检验试剂管理的内部控制工作作为医院管理的重中之重，为检验试剂管理实施内部控制创造良好的环境和基础。 （二）创新采购模式 在目前政府没有统一招标的情况下，医院检验试剂的采购可以自主进行公开招标。检验试剂公开招标，应当根据检验设备以及试剂的特性分别采取不同的方法。对于专机专用的试剂，所需要的品种、规格、价格等应当与检验设备配套招标，避免日后检验试剂的采购受限于供应商。而对于普通的检验试剂则可以借鉴现行药品采购的模式，实行公开招标。通过公开招标，进一步降低采购价格，节约医院经营成本，防止检验试剂采购的腐败现象，这也是医院内部控制的必然要求。 （三）加强信息化管理建设 在信息化管理建设中，要严格按照检验试剂管理制度如采购控制制度、请领审批控制制度、采购验收制度以及供应商评估与准入控制制度等的要求强化管理流程，并根据目前检验试剂管理系统中存在的突出问题加以改进： 1.完善预算管理平台。在采购预算、计划的安排上，首先通过试剂信息系统获取检验试剂消耗的历史数据并与收费系统获取的历史数据相核对，形成了下个周期的计划初稿，其次根据医院经营计划并结合临床的实际需求调整该计划初稿，最后由信息系统自动形成下周期的采购计划，这样即可以避免盲目采购，又便于财务监督。 2.完善预警管理平台。将供应商的资质嵌入预警平台由平台智能管理，通过该平台，可以很快地调閲到任意供应商的资质情况；供应商资质的效期与检验试剂的效期一样，可以通过该平台的预警功能进行管理，以达到规避试剂管理流程中的安全风险和质量风险。 3.建立检验试剂二级库房。面对日益增多的检验试剂，为确保检验试剂规范化管理，医院可以考虑在检验部门设立二级库房，并引入条形码进行库存管理。即当检验部门使用试剂时，通过扫描该试剂的条形码，系统自动减少二级库房的库存数量和库存金额，并结出剩余试剂的库存数量和金额。同时，财务等管理部门可以通过系统统计功能，获取检验部门试剂实际耗用情况以及试剂在二级库房的库存情况，彻底改变医院检验试剂在使用部门的无账状态，有效规避管理流程中的质量风险和财务核算风险。如果系统能够与医院各部门子系统进行无缝对接，又可以为医院检验试剂的管理和内部控制提供资料。 4.建立条形码管理平台。由于条形码管理采用一物一码，即有利于检验试剂库存的核算和管理，当试剂使用的不良事件发生时，也能够及时准确地查询到试剂的来源，为举证提供资料，有效规避管理流程中的溯源管理风险。 5.完善统计功能。通过强化检验试剂管理系统的统计功能，使管理信息在医院内部及时、准确的传递，对于贯彻落实医院发展战略、执行全面预算、检验试剂精细化管理，识别内外部风险等都具有重要的作用[2]。 （四）加强内审建设，发挥内部审计在医院检验试剂等管理中的作用 1.加强内部审计队伍建设 内部审计人员素质的高低，直接关系到内部审计工作质量的好坏，因此，医院要注重内审人员的业务培训，提高内部审计人员发现问题、解决问题的能力，保证内部审计工作顺利开展。根据《内部审计工作的规定》，审计人员除具备一定的专业知识，还应该具有审查的专业技能和熟练的实践经验，要有较强的分析判断能力和良好的洞察能力[3]。不仅要精通財务及审计，还要通晓经济管理、法律、工程及计算机等方面的知识，以适应医院的不断发展。 2.改进审计方法，提高工作效率和监督质量 通过管理流程的优化和再造，将内部控制的要求嵌入医院检验试剂管理信息系统中，实现内部控制的程序化和常态化，使医院管理模式由日常管理模式向例外模式转变，提高工作效率和监督质量[4]。总之，医院内部审计部门要加强对医院检验试剂购销活动全过程的监督、评价、控制和服务，充分发挥内部审计的作用，更好地为医院的发展服务。 参考文献： [1]候娟，唐嘉伟.医院医用耗材信息化管理中的财务内部控制[J].财务与会计，2015（8）：36-38. [2]毕若孟，王洪涛，李倩，于蔚.公立医院内部控制的创新研究[J].中国医院，2017（2）：79-80. [3]郭玟.医院物资采购内部控制审计要点和措施[J].中国卫生产业，2017（11）：142. [4]雷莉.发挥内部审计在医院内部控制体系建设中的作用[J].卫生经济研究，2015（9）：62-63. |
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