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标题	基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略
范文	王大伟等 摘要：本文通过分析干部人事档案交接工作中存在的问题，在文件连续体理论框架下提出了包括严格交接要求、明确交接内容、规范交接程序等方面的策略，具有较强的针对性及可操作性。 关键词：文件连续体 理论 干部人事档案 交接 策略 近年来，山东省政府对企事业单位管理体制和管理权限进行了调整，仅2010年以来就有近百家企事业单位管理权限下放至各设区市，由此带来的干部人事档案交接工作日益增多。如何在文件连续体理论指导下做好干部人事档案交接工作，是每一位有责任感、使命感的档案人员首先考虑的问题，这也是《档案法》、《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。干部人事档案记载了个体从学习、工作到死亡的经历，承载着个人在不同生命阶段的记录，任何一份档案材料的丢失，都可能带来一生的遗憾。目前干部人事档案交接存在着管理制度不完善、移交责任不明确、交接手续不齐全等问题，成为档案规范化管理的瓶颈问题。 一、文件连续体理论概述 文件连续体理论是20世纪80年代继文件生命周期理论之后提出的新文件运动基础理论，它是研究从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式的理论。文件连续体强调的连续性与整体性，可以有效地应用于干部人事档案交接工作的各个阶段，弥补交接工作中的不足。 文件连续体理论通过构建一个“四轴四维”的多维坐标系来描述文件的运动过程。将文件连续体理论与干部人事档案整理交接工作相结合，其相关模型如图1、图2所示。 二、基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略 （一）文件保存轴与明确交接内容 在文件连续体理论中，文件保存轴作为主轴线，发挥着存储社会活动中的记录信息的工具性作用。在基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略中，文件保存轴储存了需要交接的干部人事档案及其相关材料历经的四个发展过程：呈批材料、审核材料、入档材料、档案。最终形成的档案包括干部人事档案卷宗及相关文书档案，其中相关文书档案又包含干部调整材料和相关管理资料两大部分。 干部档案卷宗。干部人事档案按卷保管，一般是一人一卷；档案材料多，一卷装不下的可分卷管理。卷内材料分为十类，第一类履历材料，第二类自传材料，第三类鉴定、考核、考察材料，第四类学历和评聘专业技术职务材料，第五类政审材料，第六类党团材料，第七类奖励材料，第八类处分材料，第九类工资任免材料，第十类参考材料。每份档案材料都有类号、页码，与目录记载一致。 干部调整材料。干部调整产生一系列文书档案，如调整干部实施方案，在民主推荐会议的上讲话，研究调整方案、民主推荐、干部考察阶段的会议记录及会议纪要，民主推荐、组织考察情况汇报，任职公示公告，备案报告及任免职通知等，要妥善保存、移交。 相关管理资料。为保障工作的连续性，及后续工作博采众长，档案管理规章制度，包括档案的归档范围，档案人员的岗位责任制，档案的接收、修改、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度以及相关记录，也要妥善移交。 （二）凭证轴与严格交接标准 在文件连续体理论中，文件凭证轴体现文件的连续性。合理完善的文件管理系统将文件视为一种行动的记录加以控制。在基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略中，凭证轴由个人业绩履历（含德能勤绩廉）、部门考核、组织掌握、社会查询四个部分构成。它反映的是个人思想工作情况，经过部门考核，再由组织确认，最终向社会查询延伸的过程。交接传承下来的干部人事档案整理是否符合标准要求，是关系到今后社会查询是否能够顺利进行的关键。因此，必须对干部人事档案材料性质、分类编目及载体装具有统一标准的要求。 材料齐全真实。档案材料由法定作者形成，真实记载该干部德、能、勤、绩、廉等方面情况，能完整反应干部基本思想面貌、学习工作经历。因此档案材料，一要齐全成套，特别是结论性的材料，要有主要证据或关键过程材料；单份材料不缺页、无损坏。二要真实有效，文字清楚，所指对象明确，材料内容客观实际，没有涂改造假，没有模棱两可的语言，没有与实际情况不符的信息。 分类编目规范。档案材料共分十类，其中第四类、第九类材料需要进行二级分类。第四类材料再分为：学历学位材料；职业资格和评聘职称材料；反映科研水平的材料；培训材料等。第九类材料再分为：工资材料；任免材料；出国（境）材料；参加会议的代表登记表等其他材料。 载体装具标准。自2012年10月起，干部人事档案材料和目录等有关材料采用国际标准A4纸型，材料左边应留有2.5厘米的装订边。按照左下对齐的方式打3孔装订，中孔距上、下孔8.3厘米，下孔距底边54厘米，孔中心距左边沿1.2厘米，孔直径为0.5厘米。干部人事档案卷盒规格按A4纸型相应调整，分为31×22.5×2.5厘米，31×22.5×3.5厘米，31×22.5×4.5厘米三种。 （三）业务活动轴与规范交接程序 在文件连续体理论中，业务活动轴是指产生文件的各项活动，事务代表具体业务中细微的某个环节；活动指具体的业务任务；职能则为指导业务行为和业务活动进行的根本要素，也是该组织机构所承担的社会职责；目标是职能的社会视角产物。在基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略中，业务活动轴体现了干部人事档案交接各环节，个人清理留存的档案材料，部门统一上交，组织派专人整理，最后按机构职能要求及相关制度规定予以交接。 建章立制。干部人事档案的收集整理交接要求、内容、程序，需在业务活动的每个环节，以制度的方式落实到岗位职责、部门职能、组织架构和机构设置上。 质量验收。聘请专家，按省委组织部档案管理要求，对档案整理情况进行质量验收，发现问题，提出整改意见，限期整改。预检通过后，组织正式交接。 手续交接。在监交人员的监督下，移交方和接收方严格按照交接手续进行档案交接。要检查案卷内容，做到交接全面不缺一个案卷，目录完整不缺一份文件。交接完毕后，移交清单一式三份，移交人、接收人、监交人三方签名，盖章。移交人、接收人及档案单位各一份。交接完成，新手上任，管理秩序走上正常。 （四）主体身份轴与统一思想认识 在文件连续体理论中，主体身份轴揭示了文件的来源，体现了文件与文件形成者、与形成者相联系的单位与单位相联系的组织以及与整个社会的联系。在基于文件连续体理论的干部人事档案交接策略中，主体身份轴在不同维度对应不同层次的形成者或与形成者相关的机构。在文件形成维，个人拟写履历、年度考核个人工作成绩等总结材料；在文件捕获维，部门审核干部德能勤绩廉表现，并形成书面意见；在文件组织维，组织审核哪些材料真实系统，可入档保存；在文件聚合维，干部人事档案按机构职能要求整理移交。这一系列的业务活动，需要各方达成共识，尤其是在交接环节中，档案交接任何一方不负责任，必定给档案管理留下隐患。档案交接中，交出方要心态平和、积极主动，接收方要认真学习、虚心求教。 三、总结 文件连续体理论将文件运动过程视为一个有机整体，强调标准化流程，鼓励各方协作。在干部人事档案交接时提倡个人、部门、组织及机构间合作，文件连续体理论为干部人事档案交接提供了整体性的思考，有利于推动干部人事档案管理又好又快发展。 参考文献： [1] 吴莹.文件理论模型研究[D].天津师范大学，2009. [2] 李兆明.如何搞好档案交接工作[J].山西档案，2010（2）. [3] 钱滨芬.浅谈基层单位的档案交接收工作[J].浙江档案，2009（11）.
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