| 标题 | 提高档案管理科学化水平的路径选择 |
| 范文 | 李德健 摘要：当今的经济发展速度和科学进步的速度是惊人的，在此背景下档案管理工作要求也会相应提高，提高档案管理科学化水平对管理制度的完善和规范具有重要意义。我国的传统档案管理存在诸多问题，比如制度不够健全、管理人员素质较低、管理的手段远远落后与其他国家等。本文对传统档案管理中问题进行分析并提出提高档案管理科学化水平的路径，为档案管理的长远发展提供参考意见。 关键词：档案管理 科学化 策略 档案产生于人们的生活与工作中，以文字、图片等为载体体现出来[1]。在信息发达的互联网时代，档案信息记载着过去的活动，对未来活动的导向作用和参考作用是很明显的。当今国家之间的文化竞争越来越激烈，提高文化软实力的前提是不断提高档案管理的科学化水平，使它的文化价值能够充分发挥作用。档案的科学化管理还有利于帮助党和政府及时了解社会的情况。针对档案管理中存在的问题，设定合理的发展目标，运用科学的管理手段是促进管理工作跟上时代潮流的重要措施。 一、档案管理的基本现状 我国的领导对档案管理的重视程度逐步提升，甚至很多部门把档案管理工作放到工作日程中，设置相关的管理人员开展管理工作。对于外部借阅限制性比较大，内部人员的限制相对宽松，因而会出现不法分子利用管理的漏洞，查阅组织的重要信息，盗窃和伪造相应地信息。管理的过程中需要花费很多的管理费用，从安全方面考虑，远远低于运用计算机技术保管的安全性。组织中对管理的培训较少，不愿意投入更多的钱在人员素质提高的培训上。同时管理人员也不注重继续教育，忽视管理方式的创新，为了防止出错，他们比较喜欢传统的管理方式，按部就班地进行每一天的工作，对于工作效率的提高没有严格的要求。我国的档案管理科学化水平远远落后于英国、美国、德国等发达国家。 二、档案管理中存在的主要问题 档案管理中存在的问题之一是档案管理工作人员对档案自身的重要性认识不足，档案管理被当成过去式的东西，企业对于档案工作不重视，员工对档案管理工作存在偏见，因此该工作很难顺利开展。我国现今的管理手段相对比较落后，提高档案管理科学化需要综合运用各方面的手段。很多单位主要采用的档案管理是人工管理纸质档的档案，查阅很辛苦也很麻烦，对于电子档的管理却不重视。我国的档案工作无法有序开展也因为工作人员未做好交接工作，一旦出现错漏则把责任归咎与他人身上，组织内部为了逃避责任的担当，人心惶惶。组织内部的领导也会以工作繁忙的理由推卸某些琐碎的任务，在关键时候缺少一个统筹全局的角色。在时间观念上，公共组织的工作人员只在行政班时间处理此类工作，因此耽误了老百姓的很多时间、金钱、物力。把能推迟的工作一再推迟的现象是比较常见的，这就影响了公共组织的形象和权威。时间即是金钱，工作效率和工作质量的提高对组织是很重要的，然而我国的档案管理工作效率较低，档案条目的设置、内容的归类、存档等比较混乱，在组织内部的工作中较少运用计算机科学技术和相应的软件管理档案，工作进程缓慢，档案管理工作的科学化水平偏低。 档案管理是一个需要配套管理系统和人才的工作，然而我国的档案管理方面的专业人才少之又少。很多单位中的档案管理人员缺乏相应的管理技能和专业的知识培训，同时对本单位的了解较少，无法充分考虑单位的实际情况采用相应的管理方式，导致档案资源的利用率大打折扣。档案管理有相应的职业道德，管理人员的道德素质要求较高，对于档案的借阅期限和借阅人员有严格限制，而在这个环节，很多企业的管理人员无法做到严于律己，放宽对自身的要求，甚至有些员工不惜损害企业的利益获得蝇头小利。我国针对档案管理制定的法律规范不完善，档案泄密的惩罚机制比较模糊，导致部分人员铤而走险不惜牺牲他人利益盗取他人的重要信息。我国的档案资料管理的保密工作不够详细，管理机制缺乏层次性和全局性。 三、提高档案管理科学化水平的策略与途径 （一）转变管理思想，升华管理理念 思想是行动的引导者，因此管理理念的更新是提高档案管理科学化水平的重要部分。只有加强档案管理人员对档案的重要性认知，把档案管理当成组织内部的重要资源管理才能有效提高档案管理的科学化。档案管理技术更加丰富、专业需求更高，档案管理人员的能力素质和知识素质以及道德素质的提高非常重要。在互联网信息发达的世纪，档案管理人员应学会运用计算机程序对档案进行准确的记录、分类保存和及时统计分析。档案的保密性与组织的利益息息相关，现在有很多软件和程序对档案的安全、保密工作可以起到很大的作用。因此档案管理人员需要注重自身的学习，不断掌握各种专业技术，壮大高素质的专业人才队伍，适应档案管理技术的飞速发展。政府和组织内部可以举办一些活动提升员工的思想道德素质，增加集体意识和合作意识。 （二）对档案管理各方面的制度进行完善 档案管理的制度需要相应的法律法规以及规章制度进行规范，做到有理有法可依，依法办事。一个组织的档案管理制度建设需要对档案管理进行充分把握，重视档案管理水平科学化的提高。着重强调档案管理的重要性，明确各档案管理人员的分工和职责，重点落实档案管理工作。建立符合组织自身档案管理体制和考核机制，不断督促档案管理规范开展，提高档案管理人员工作的积极性。上级部门领导要加强监督工作力度，采取定时和不定时两种方式结合全方位监督。对内部出现的重大问题及时整改，对作假档案、假记录和假报告的人员严厉惩罚。只有这样才能做到人人自觉遵循档案管理制度，维护制度的告诫和提示作用。档案的保存地方应不定时审查是否安全，确定档案在存储过程中是否出现错漏，对于信息不完整的档案需要及时补充完整并放置回到原处妥当保存。档案管理人员的工作报告需要严格审核，仔细查阅工作人员是否依法开展各项工作，是否遵循程序性原则。 （三）改变传统的管理方式，运用科学的管理手段 档案管理需要软件设备和硬件设备相结合才能更好更快地提升档案管理科学化水平。组织重视档案管理工作的表现不只是挂在嘴边，更要体现在行动上。档案管理需要很多计算机软件和硬件的支撑，组织应适当投入相应的设备，利用计算机技术和网络技术，对档案管理进行改革，不再局限于纸质档中。这样不仅可以节约档案的存储空间，还可以节约管理期间维护的日常支出。同时计算机软件对档案管理效率更高，查阅更方便，安全性更高。对查阅的权限也能根据组织的原始设置进行安排。建立计算机档案数据库，设置数据库的访问权限，对于数据提取的进行精确设置。在档案查询和使用时均可利用网络技术，使档案信息传输更方便快捷，大大提高档案管理工作的效率[2]。档案是一种珍贵的资源，在管理方式上应该加强资源共享，同时很多软件都支持对档案进行分析，这有助于组织及时了解组织内部和外部的情况，进行分析对比，做出相应的调整。 （四）加快构建档案管理信息化的配套设施 英国国家档案馆通过建设国家档案的目录信息网，形成鲜明的资料优势、技术优势和服务优势，使得全球用户可以随时随地利用互联网进行档案信息搜索[3]。我国也应加快建设完善的档案数据库，提高信息检索能力，配备更先进的信息服务技术，提高档案管理的科学技术，加快电子档案和相应的网站建设，开发更先进和实用的软件，建立技术先进和完善的档案信息综合管理系统、检索系统和服务系统，提升管理的科学水平，有效提高档案管理的工作效率。注重安全管理与网络建设配套开展，积极维护信息安全。档案信息的分类和存档都应做到科学、合理，方便查询。 我国的档案管理工作如今仍存在着一些问题，提升档案管理科学化水平要以社会和科技的发展水平为前提，科学的改革遵循循序渐进的规律，运用比较先进的管理体制和手段进行改革。同时还需要国家重视培养实用型的、创新性的人才。档案管理工作人员的综合素质需要不断提高，要提倡学习型的工作模式，提高管理质量和工作效率，为组织面向的服务对象提供优质服务是构建和谐社会的需要。提高档案管理科学化水平对管理制度的规范和完善具有重大意义，这也是时代发展的必然要求。只有提高档案管理工作科学化与信息化才能让档案管理工作更好地为国家的社会发展做出贡献。 参考文献： [1] 董景华.档案管理科学化水平提升的路径选择[J].经营管理者，2013（29）：266. [2] 丛婕.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].黑龙江史志，2014（5）：78. [3]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社 会科学，2011（1）：174-176. |
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