| 标题 | 高校二级学院档案管理问题对策探究 |
| 范文 | 徐桠 摘要：每一个学校在教育教学过程中都会产生大量档案，高校二级学院也不例外，学校的档案管理在学校管理过程起着非常重要的作用，该文首先阐述了档案在高校二级学院中的关键性意义，之后针对高校二级学院档案管理工作中存在的一些问题提出了相应的完善策略。 关键词：二级学院 档案管理 问题与对策 所谓的档案，就是人们为了保存不同活动中形成的最真实、最原始的社会记录而衍生出来的。高校二级学院的档案最真实的呈现出了学院本身发展过程中的点点滴滴，里面详细记录了学院的发展历程，档案中除了基本的文字记录之外，还有一些相关图片、表格等辅助工具，较为真实的保存了原始资料。档案中详细记录了整个学院的发展，包含了所有教师的劳动成果，是学院的一笔财富。 一、档案工作的重要性 在所有的档案管理工作中，二级学院的档案管理工作发挥着重要作用。高校二级学院为学校提供最真实、最原始的档案资源，所以，二级学院的档案为学校档案工作奠定了扎实的基础，促进了学校以及二级学院的长远健康发展。 （一）对教学评估及项目申报工作的重要性 二级学院的发展过程中会产生较多的文件资源，这些文件从不同的角度呈现出学校的教学管理水平，学院中的所有工作都经过了统一的部署，二级学院的档案中包含了学院发展中的教学、管理等工作详情，从侧面表现出了学院的发展历程以及学院所收获的成果。学校众多工作中评估工作占据着十分重要的位置，而在二级学员中进行评估工作和申报项目时最有利的依据便是档案，细致全面的档案资料能够为高校开展各种教育评估和项目申请打下稳固的基础。 （二）对教学改革的重要性 伴随着我国教育事业的不断发展，我国的教学改革迫在眉睫，高校二级学院当然也不例外，需要进行深入改革。我们需要知道的是，学院的改革进程与学院的档案管理有着密不可分的关系。比方说增加课程或修改对教学计划进行整改、教学管理方式的转变等方面都是档案使用和建设的过程。在不断改革创新的过程中要依靠档案提供的信息和依据进行整改和完善，有效促进改革顺利进行。 （三）对师资队伍建设的重要性 一个学校的师资力量如何直接关系着学校的未来发展，对于二级学院来讲，学院的人事档案信息承载着建设师资队伍的重任，换句话说，就是通过仔细分析档案，我们呢可以从中发现师资队伍的发展现状，并有针对性地提出完善措施，争取提升每一个教师的专业素养。 （四）对领导决策的重要性 身为学院领导，在做出重大决策之前都要先了解学院的发展近况、学院教师的情况以及以往的教学管理模式等，这些信息都可以在历来的学院档案中找到，这样才能确保决策的准确性、科学性。所以档案能够为学院领导人在建设专业、改革教学模式以及推进学院发展过程中提供有力的参考。 二、高校二级学院档案管理现状 （一）档案的采集以及分类整理工作有待完善 要想获取真实有效地档案信息，就要进行全面仔细的档案信息采集，高校二级学院的档案种类繁多，档案管理人员稍有不慎就容易造成分类错误，还有一些档案管理工作人员不会分类，甚至不了解档案的保存类型，不知道是需要长期保存还是需要上交保存，还有的档案甚至不完整，比如：档案记录中只记载了请示却丢失了批复，档案的不完整让档案本身的作用无法发挥；还有在整理档案时极不规范，经常出现档案时间顺序混乱、装订不标准，造成档案容易分散、丢失。档案管理工作如果不能正规化、标准化则直接使档案利用和开发受到影响。 （二）档案管理观念较弱，缺乏健全的机构 现在仍然有不少高校的领导只关注学校的教育工作，并没有真正关心过学校的档案管理工作，完全没有发现学校档案的重要性，在这些人眼中，档案管理就是简单的采集信息并分类整理保存，没有什么实际意义，甚至有的学校根本就没有档案管理部门，没有设置二级学院专属的档案管理部门，更别提专门的管理人员。即使部分学员具备档案工作人员，可是由于管理者没有强烈责任心、缺少管理意识，也影响着档案在收集、管理、储存、保护和利用方面的成效。 （三）使用档案的概率过低 我们都知道，有用的事物只有在被使用的过程中才能体现其自身价值，档案管理也是如此，只有在使用的过程中才能体现出档案的价值，但是实际上，高校的档案使用率比较低。这是由于教师及学校领导没有发现档案的真正作用，加之档案管理方式较为落后，造成了部分教师根本就不使用档案资料教学的现象发生。如果不能将高校的档案合理运用到教育、科研和管理中，不能满足师生员工和社会的需求，那么根本得不到全面发展空间。所以不断强化档案工作的服务效率，提升档案利用率是十分必要的。 （四）档案管理工作者的素质有待提升，缺乏科学的管理 目前高校二级学院的档案管理工作中还存在工作人员素质较低的问题，而且管理人员不够稳定，还有一些档案管理人员是兼职。这样就会导致许多档案管理问题，比如没有按时归档、浪费时间等。档案管理者由于不具备良好的业务水平，且没有接受正规的培训，又不是专职管理人，不能利用充足的时间进行档案的管理，这些都是导致二级学院档案工作质量低下的原因，阻碍着学院档案管理工作的开展。 （五）管理模式不够新颖，缺乏信息化的管理机制 当今社会是信息化迅猛发展的社会，高校档案管理工作也随之得到了全面创新和发展，应充分采用信息化的管理方式。可是当前多数高校依然采用着传统的档案管理方式，无法满足现代社会的发展和需求。学校的档案管理工作如果没有不能合理融入现代化信息技术，档案管理工作的质量和服务水平将得不到有力的保障。即使部分学员具有档案信息数据库，可是缺少高科技的管理水平，只是采用数据进行统计，根本谈不上说开发和利用信息资源。 三、完善高校二级学院档案工作的策略 （一）二级学院设置专门的档案管理机构 通常，二级学院档案资料被划分为重要和一般两种，对于比较重要的档案通常是按照学校相关规定交由学校档案馆进行保管存档，其他剩余档案则由二级学院自行保存，这就需要二级学院成立专门的档案管理室，并配置相应的资料储存箱，潜派专业人士对档案进行整理、保管、使用以及接收工作的管理，更好地促进二级学院档案室和档案学院档案馆规范机制的建设。 （二）强化档案管理意识，提高档案工作的关注度 档案管理工作相当重要，因此二级学院负责人员要强化自身对档案管理工作的认识度和关注度，并参照学院档案管理的现状规划相对的管理机制，确保发生突发事件能及时有效处理。此外，还要以身作则影响和带动全学院师生正确认识档案管理工作的重要意义。档案的收集和管理并不是依靠于某一个人，需要学院全体人员的共同努力。如果档案的整理、归档和积累成为每个学生和教师日常的一种习惯，难么档案材料才会更加规范、全面和完整。二级学院档案管理人员要不断加强自身的管理水平，用心完成档案的规整、保管、接收和利用，针对工作中发生的问题要及时向学院负责人反馈。 （三）增强档案管理人员的培训力度 社会的发展推动了高校档案管理工作正规化、科技化和数字化的发展速度，因此二级学院现有档案管理人员要在掌握档案管理的同时，对科技化信息技术熟练掌握。而多数的二级学院档案管理工作都是由办公室秘书负责，她们由于日常工作量大，根本没有时间进行档案管理知识的学习和训练。所以，应强化对档案管理人员在信息技术及管理水平方面的培训力度，只有通过正规培训才能确保档案管理人员对档案管理知识充分了解和运用，同时还能将现代化信息技术良好的运用到工作中。 （四）提升档案资料的利用率 不管是教师还是学生，他们在进行教育和管理时的主要场地便是学院内部，在教学和管理过程中会大量使用学院内部的档案资料进行阅读、复制等这都提高了档案的利用率，另外，不能只关注档案的利用率，还要重视档案管理服务质量的提升，积极编写体现学院工作督导特质的材料，更好地展现学员档案信息资料的独特性。 （五）积极运用现代化网络技术，实现档案管理的数字化和网络化 随着社会的不断发展和进步，在人们日常生活中不可缺少的两种现代化技术是计算机技术和多媒体网络技术，而两者也在合理融合地发展着，档案工作也不例外，离不开对高科技技术的利用。档案工作未来的发展趋势就是想着档案信息化和数字化方向发展。 当前，档案工作人员大都采用现代化管理方式，广泛运用计算机和网络通信技术来实现档案信息的集中管理，采用不同的形式将档案信息的处理和储存展现，表达，彻底颠覆了传统的档案信息只局限于纸质文字表达的形式，将编写形式以各种各样的形式展现在广发读者面前，有效降低了成本的投入，提升了档案管理工作的效率。 二级学院可以利用校园网络系统，强化对档案网络化管理。通过建设档案数据库，对学院内的档案信息进行储存、保管和传递，有效改变了档案“由死变活”的形式，让使用档案的人员感受到档案的灵活性，让档案通过网络技术更好地服务于用户。 伴随着我国高等教育事业的不断发展和改革，二级学院档案管理工作也随之面临着全新的挑战和要求。二级学院档案管理工作不是一项简单、粗略的工作，它需要工作人员更加细致、耐心地进行管理。因此，要对二级学院档案科学性管理和建设，保证档案的全面和利用，更好为二级学院在教学、科研等工作的提供帮助，为社会提供帮助。 参考文献： [1] 罗月红.高职院校二级学院档案管理工作研究[J].科技信息，2009（1）. [2] 郭靖.浅谈高校二级学院档案的建立与管理[J].中小企业管理与科技，2011（12）. |
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