| 标题 | 提高电子时代企事业单位的档案管理水平 |
| 范文 | 张井艳 摘要：现如今，社会已逐步进入电子时代，科技信息技术有了巨大的变化和发展，与此同时给企事业单位档案管理带来了巨大的挑战和发展机遇。本文通过分析电子时代下电子档案管理方式较传统档案管理方式的优劣因素，旨在探究出提高企事业单位档案管理水平有效的方法。 关键词：电子时代 档案管理 对策 随着网络技术的蓬勃兴起以及社会的信息化，信息技术普遍应用到了社会的各个环节，档案管理工作也迎来了电子时代改革。档案管理不再是传统的纸质记载，而是转变成了由电脑系统做处理，以网络等为载体的数据形式，即档案信息数字化。档案信息数字化的出现，不仅仅提高了档案管理工作的效率，还是档案信息资源共享更加的便利，较传统档案管理方式有较大发展与进步。本文主要探究如何提高电子时代下企事业单位档案管理工作水平。 一、电子档案较传统档案的优点 1.保证了档案资料的原始性、完整性、准确性 传统档案管理方式是将档案以纸质的形态进行保管，但是档案往往在保管的过程中由于保管方式不当、保管场所不适宜、保管人员疏忽等原因出现不同程度的损坏，如纸张破损、字迹模糊等，档案便失去了原有的记录完整准确个人信息的作用。而电子档案是通过计算机录入、扫描仪扫描、照相机拍摄传输等方式生成的，如此得到的图片和数据是最原始的资料，并且保存到计算机中使得档案存放更安全，不用担心化学物质或虫子等对纸张的腐蚀损坏，实现了原始档案的永久保存。 2.提高了档案管理工作的效率 传统的档案管理方式是人工抄录整理管理，不仅需要大量的人员，而且极其浪费时间，除此之外还存在人工出错几率较大的问题，档案管理的效率极低。然而电子档案能极大提高档案管理工作的效率，首先，电子档案方便做更改，只需微小改动即可，避免了纸质档案出现错误或需要增减是时做整篇修改，灵活性极强；其次，计算机进行计算整理是依据程序进行，错误率远远低于人工，速度又远远高于人工，既避免遗漏缺失又避免大量堆积；此外，电子档案具有检索功能，方便查阅，并且实现远程查询和异地查询。 3.保障了档案的保密性 传统的档案管理方式是将档案以卷宗的形式整理，由此极易造成档案发生一系列泄露，档案的保密性大大降低。而电子档案的形式为单页单份时，在查阅时既有针对性又具有保密性。此外，查阅人在查阅时需要具有合格的身份，避免无关人员查阅档案导致档案信息泄露。 二、电子档案较传统档案的缺点 1.电子档案可修改性过高 电子档案较传统档案有方便修改的优点，但同时这个优点又导致电子档案过多易于修改而出现档案做修改后不易察觉。并且电子档案多在网络上流传，一旦被不法分子非法窃取并做更改，将出现档案不能得到有效保护，失去准确性。 2.电子档案不能完全保证安全性 电子档案是以数据形式记录在电子设备中，对存储介质有极高的依赖性，一旦存储介质出现故障或损坏会导致档案的丢失和变化，这使电子档案的安全性受到威胁。另一方面，如上所述电子档案有可能受到网络黑客或病毒的侵袭，造成不可逆的影响。 三、提升档案管理水平的对策 1.纸质档案与电子档案一同保管 电子时代下电子档案的使用已经呈现不可改变的趋势，但是由于电子档案也存在缺陷，因此将两种档案同步保管多重保证了档案的真实性和准确性。 2.做好电子档案的安全保障措施 因为电子档案依赖于存储设备，因此需要定期对设备进行查杀病毒、设备维护等。在计算机中安装杀毒软件，防止病毒入侵；定期维护设备，防止设备突发瘫痪等情况出现。 3.建立健全电子档案管理的规章制度 相关管理部门需要建立专门的电子档案管理规章制度，并且企事业单位需要严格遵守制度，将制度切实落实到实际管理工作之中，避免恶性的档案损害，造成档案的失真和遗漏。此外，有关部门定期检查档案，企事业单位定期自我检查，并且对档案进行总结和整理。 四、结论 综上所述，电子时代下档案管理工作既迎来了发展的巨大契机，又面临的巨大挑战，档案管理经历了传统方式转型为电子方式，电子档案在互联网发展的推动下是目前极佳的档案管理方式，具有便利性、高效率性、保密性等等许多优点。但是目前电子档案仍然具有缺点，因此为提升档案管理水平需要单位和个人的努力，管理人员需要具备专业的管理知识，相应的法律法规需要进一步落实和健全，并且要保障电子档案不受互联网的影响，使电子时代下档案管理水平一步步提升。 参考文献： [1]刘蓓、刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势一档案管理的信息化[J].价值工程，2012（04） [2]周嫒.谈新时期档案管理的信息化建设方略[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2Ol1（11） [3]吕萌、于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用，2012（05） [4]张玉晓.浅析人事档案管理中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2011（08） [5]王萱玲.浅谈人事档案管理现状及对策[J].中小企业管理与科技（下旬刊）.2010（10） |
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