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标题	简析办公室行政管理精细化思路
范文	曹琳洁 摘要：实现办公室行政管理精细化，实际上就是一种全新的企业管理模式，它的目的在于全面提升办公室行政管理工作水平，实现办公室行政管理的精细化，才能够有效提高办公室行政管理的质量。精细化的管理原则是强调将工作具体化，本文通过分析当前办公室行政管理精细化思路，指出办公室行政精细化的实现对策，为今后的办公室行政管理工作提供参考。 关键词：办公室 行政管理 精细化 管理制度 中图分类号：F272.9 文献标识码：A 对于如何实现办公室行政管理的精细化，是所有企业管理人员非常重视的问题之一，它代表企业管理工作的新方向和新趋势，科学合理的对企业进行规范化的管理，并且具体实施在工作中，有利于企业节省成本，提高管理成效。那么行政管理的传统基本组织架构是什么样的呢，如何在传统的组织架构上进行精细化再分呢，让我们通过图1来进行具体的解析。 通过对上图的大概可分析，可见传统的行政组织架构是粗劣的，进而从以下几个方面来进行办公室的精细化管理的思路分析。 1 办公室行政精细化管理中存在哪些问题 1.1管理者的管理意识不强 确保精细化管理得以实现的基本条件是企业的管理者应该具备一定的精细化管理意识，只有管理者具备了这样的意识，才能使精细化管理能够深入的贯彻和执行下去，具体制定一些相关规章制度，对存在问题进行合理的调整和改正。但是通过调查发现，我国很多办公室管理人员严重缺乏精细化管理意识，致使管理工作产生很多问题，管理水平也受到了较大程度的影响。 1.2制度体系不健全 建立一个合理的制度体系，对于一个企业而言，是实现管理办公室工作的最基本要求，也是办公室工作的基本职责所在。只有提高管理制度的合理性，才能促进办公室工作的顺利开展。那么现实中都有哪些问题需要改进呢？首先是管理制度不够精细，没有针对不同的办公室制定相对应的办公制度。导致不同的办公室管理工作内容极其相似，从而影响了工作效果。其次是很多企业没有将办公室工作进行明确分工，所以很难落实相关责任。也很难激发办公室人员的积极性。再次是奖惩制度的不完善，尽管制定了奖惩制度，也没有得到贯彻落实。那么为了促进企业工作更加条理有序，责任更加清晰，实行办公室行政管理精细化是非常必要的。 2 如何强化办公室人员工作的意识 办公室工作是一项复杂的，并且具有统筹全局功能的重要工作，它对于一个企业来说具有把控全局的作用，作为企业的办公室工作员工，心中要有一定的统筹韬略，理解问题应该兼顾各个部门的实际情况，站在一定的高度去理解问题，在解决问题时需要兼顾各个部门的实际情况，运用平衡性的处事原则，同时还要了解各个部门的具体情况，战略目标等等。这样结合自身的综合能力，综合起来才能更好地服务于企业，才能实现办公室行政管理精细化的目标。 第一，作为办公室行政工作人员，首先要强化自身的服务意识，本着一切为他人着想的工作原则，搞好办公室的服务工作是工作的重点，以自己的服务水平来衡量自身的工作业绩，以领导和其他员工的满意度作为考核自己工作的标准。在工作中要培养自身虚心学习的精神，善于听取别人在工作中的意见和建议，然后在日后的工作中加以改进，以务实和上进的精神状态不断拓宽自身的服务领域，在积极进取的态度指引下去不断地提高自身的工作和服务水平，为企业员工和其他部门提供更好的服务。那么自身在这样的工作中也能不断地积累经验，不断提高自身的业务能力，为日后的发展积累宝贵的经验，同时也为办公室行政精细化管理打下良好的基础。 第二，作为企业办公室行政管理人员，首先要确立自己的全局意识，办公室工作工作重心就是为其他员工和部门提供优质的服务，那么在提供服务的同时，要兼顾企业的整体战略思想和统筹整体的企业方向，做到了解企业大体的情况，结合实际情况去思考如何适度的服务。那么这就要求办公室人员在日常的工作和生活中不断地学习，不但要学习本部门的相关岗位职责，还要学习其他部门在企业中的功能和作用，想要更好地服务于其他部门，首先要做到了解这个部门，在了解的基础上才能有针对性的服务，才能使服务变得更加有意义。 第三，企业办公室行政管理人员在特定的情况下需要善于发表自己的观点，提出自己的合理化意见。把办公室视为一个企业的参谋部一点也不夸张，作为企业的办公室人员，也不能一味地只听命于工作安排，一切都按命令去工作，这样会逐渐失去办公室本身的意义。那么就需要办公室人员在日常的工作中，考虑问题需要理解领导的思路，贴近领导的思想，从理解的角度去抓住领导关注的关键问题，进行合理化的建议。那么在与领导沟通过程中，需要事先做好相关功课，加深自己对于问题的了解和专业性，从专业的角度为领导提供合理化建议，并且提炼出工作中的问题，在问题的解决上也能给予一些合理的解决方法。那么在提建议的时候需要注意的是要用适当的表达方式，不能生搬硬套将自己的观点强加于领导之上，切记我们不是决策者，我们只是为决策者提供自己的意见而已。 第四，办公室行政管理人员的工作一般都比较复杂和繁琐，通常的工作状是所有事情都过问，所有事情都参与，被称为“无事不管”的部门。那么这就要求办公室人員要有一颗灵活多变的头脑，具有勤于奉献的精神，往往这样的工作都是从上班忙到下班，然后继续加班，往往年假都得不到休息，是一份辛苦的职业，那么对于那些在这个行业打拼多年的员工来说，他们一般都有很强的无私奉献精神，不怕吃苦受累，在忙碌的工作中享受服务他人的乐趣，将个人的得失放在很低的位置，看重自身责任感的培养，并有极强的企业荣誉感。这些人值得我们学习和敬佩，他们乐于奉献的精神值得我们去发扬。 3 办公室行政管理精细化思路简析 第一，想要实现办公室的精细化管理，首先要对管理制度进行精细化处理。在传统的办公室管理模式中，通常的管理制度都不够细化，不够完善，或者都是根据以往的工作经验去进行粗略的管理，管理者也容易根据自己的主观臆断进行任务的分配和指挥。那么介于这样的情况下，作为管理者想要实现办公室精细化管理，迫切的需要建立一套精细化的管理制度，作为办公室工作员工的工作规范和行为准则，是实现办公室精细化管理的有效保障。这就需要对以往的模糊的工作管理方式进行改变，针对办公室的工作内容，进行再次的细分和量化，以精细化的标准去做调整。那么什么是细化的管理模式呢？通俗地讲就是对一项工作任务的执行标准进行再次的细化和分工，依据实际情况将工作分成若干个部分，对于每个部分的完成情况领导可以跟进式的监督和考核，由于对工作进行了精细化管理，可以很直观地发现在工作进行过程中出现的问题，遇到问题及时解决和修正，这样也就变相提高了工作的质量和效率。 第二，對于办公室的员工来说，一个好的办公室管理制度的执行，需要有这项制度的执行者的积极配合才可以完成，那么鉴于精细化工作的要求，需要员工培养自身的精细化工作意识和精细化工作思想，有了好的意识和思想，才能保证精细化管理制度的有效推行，并可以看见明显的管理效果，由于以往的传统工作状态的形成，让很多办公室员工的思想和行为受到了消极的影响，所以必须对这一部分的员工重新进行精细化的培训，让他们摆脱旧习惯的束缚，重新建立起优良的工作作风，养成精细化工作的习惯，为以后的精细化管理打下良好的基础。由于工作任务被精细化地分解了，这就要求员工在工作时要依据办事流程进行任务的处理，在处理过程中依据完成情况进行个人的业绩考核，对提高员工的自身素质起着关键的作用。 第三，对于办公室精细化管理，还需要强化办公室人员的个人素质，培养他们建立服务于人的意识。由于办公室的工作零碎和复杂，且工作量相对比较大，所涉及的部门和领域也相对较宽泛，那么在实行办公室精细化管理之后，就将看似繁琐的办公室工作分成数个部分，且每个部分的工作都有明确的工作目标和方向，这就要求办公室工作人员有独立处理每个部分工作的能力，具有一定的专业素养，才能保证每个部分的工作顺利进行，然后再将各个部分的工作进行有效的衔接。那么如何提高办公室工作人员的个人素养呢？首先是需要吸纳一些办公室专业管理的人才进入办公室团队，从根本上提高员工的层次和水平。那么对于一些在职的员工，业务能力还有待提高的部分员工来说，需要加强日常的专业技术培训，通过不断的培训和学习来提高自身的职业素养，真正地做到服务于人，那么想要做好适宜的服务工作，首先要明确自身的工作定位，并且要培养自身良好的工作态度，从而实现了办公室员工的个人价值，同时也提高了工作效率。 4 结束语 办公室的工作内容繁多，且责任重大，如果把握不好或者处理不当，可能会出现一些工作上的交接失误和其他的负面影响，直接影响企业的经济发展和进步。基于办公室管理工作的重要性，迫使其必须走规范化、科学化以及精细化的道路，建立科学的企业内部相关管理规定，使办公室管理的精细化意识能够有效深入到办公室人员的思想里，从而提高企业的管理效率，降低企业的管理成本，达到一定的管理成效。所以，办公室行政管理精细化思路，可以有效地推动企业内部的运作和发展。 参考文献： [1] 于雪梅.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2011（20）：346.[2017- 09- 18]. [2]王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业，2013（5）：69.[2017- 09- 18].DOI：10.13751/j.cnki.kjyqy.2013.05.294
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