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地方院校档案馆发展困境与发展选择

范文

卞东

摘要：高校档案品种多数量大，精准服务对象多，档案工作任务重。但是地方院校档案机构人员不足、能力不足、氛围不足的现象，影响了档案工作的成效，突显发展困境。地方院校档案机构需要党和政府的支持，也需要发奋图强，狠抓档案信息化和人员专业化的关键环节，确保在教育现代化进程中不掉队。

关键词：地方院校;档案机构;发展困境;发展选择

中图分类号：G250 文献操识码：A

据教育部2017年统计数据，全国高等学校共计2914所，各类高等教育在学总规模3779万人，其中本科院校1243所，高职（专科）院校1388所，成人高等学校283所。1995年国家启动“211”工程，全国共112所高校入选;1999年启动“985工程”，全国有39所大学入选;2017年启动“双一流”工程，全国137所高校入选。由于几乎所有"985”和“211”工程的高校都列入“双一流”建设工程，所以2017年入选“双一流”工程的137所高校即为当前中国较为认可的重点大学，其他高校（几乎都是地方院校）为“双非”高校。“双一流”高校在人才培养质量、科学研究成果、社会服务能力、文化创新与输出的贡献度上遥遥领先，而一般地方院校的发展则困难得多。

1 地方院校档案馆（室）发展困境

1.1 工作任务繁重

按照《高等学校档案管理办法》规定，高校档案馆（室）对高等学校从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的，对学校和社会具有保存价值的多种不同形式的历史记录进行收集整理保管统计利用编研。根据高校档案工作的现状，笔者对高校每年的档案工作总量进行了大致测算，见表1。

上述档案种类中，科研、基建、资产、会计、人事都是立卷档案，卷帙浩繁并且整理难度较大。学生档案涉及在校生档案的收集整理转递，毕业生档案的整理与收藏，一种档案两份工作。在高校档案管理实践中，一般会计档案由财务部门专人立卷，人事档案由组织和人事部门负责管理，在校生档案有些高校也有专人管理，而文书、科研、基建、资产档案由业务部门专人负责的较少，因此档案馆（室）一般要承担文书、科研、基建、资产、毕业生、音像、实物档案的收集整理及所有档案的保管统计利用工作。此外根据《机关档案管理规定》，档案机构应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

1.2 人员不足与人员不能

综上所述，高校档案部门完成基本的档案工作需要人员：文书档案（兼管档案网站维护、档案工作宣传）、科技档案（科研、基建、资产档案）、在校生档案、毕业生档案（兼管学生档案查询利用）、电子档案（兼管档案信息系统维护及电子文件的接收整理封装）管理人员。档案机构负责人则需要进行档案馆（室）的预算管理、软硬件建设、档案资源编研开发、档案统计及综合管理。有校史馆的需要另配专人管理校史馆。

国家综合档案馆根据《地方各级档案馆人员编制标准》配备专业人员，规定不得少于3人。高校的规模和档案业务量存在差异，高校档案机构人员配备也存在较大差异，但是很多地方院校档案机构比较突出的“一人馆”现象，是需要关注和改善的。笔者所在省份有高校119所，“双一流”高校3所，其余116所高校中档案馆独立建制4所，挂靠学校办公室或人事处等部门的112所，档案机构只有1名专业人员的不少于100所。其他省份情况也多有类似。

人才是第一生产力，地方院校档案机构人员问题会产生这样的结果：一是人员不足难成事。高校档案工作是一项具有基础性和战略性的工作，档案管理人员要有全局意识，对学校工作有较为全面的认识，能够统筹安排档案工作，具备综合管理能力;档案工作又是实践性很强的工作，高校档案种类多，数量大，需要认真踏实地整理和编研;加上信息技术和校史文化传播的工作，显然人员缺乏是难于承担的;二是能力不足难以发展。根据《档案专业人员继续教育规定》，档案专业人员必须参加档案专业培训，以掌握日益增长的新理论、新知识、新技术、新能力。能力不足是当前高校档案工作者普遍存在的问题，档案机构人员构成要有丰富性，能够相互取长补短，共促高校档案事业发展;三是氛围不足难持久。档案机构是文化场所，要始终保持文化传承和创新的源泉和动力。档案机构人员较少，干事创业的氛围不足，容易引发档案人员的职业倦怠，丧失工作热情和文化活力，难以承担档案事业应有的责任和义务。总之，地方院校档案机构人员不足、能力不足、氛围不足是当前最大的发展困境。

2 地方院校档案馆（室）发展选择

困难是客观存在的，面对困难只有两种选择：奋进或者衰亡。地方院校档案人必须认清方向，寻找突破困境的发展之路。

2.1 坚定信念，相信党和政府并坚决作为奋斗的依靠

党和政府通过国家权力实现对档案事业的领导。国家权力通过控制档案制度的产生、变迁和实施，贯彻其自上而下的意志，实现对档案相关的指导、规范和约束，从而保障国家主权及其政治、经济利益不受侵害。m档案人始终坚持“为党管档、为国守史、为民服务”的信念，相信党和国家对档案事业的制度安排并以此作为奋斗的强大依靠。2018年地方机构改革后档案管理机关划归省（市）委办公厅，档案馆划归省（市）委直属事业单位，充分说明了档案工作的基因与性质，增强了档案人为党工作的自豪感。此外，随着文明城市和文明校园建设的热度不断提升，档案馆（室）作为文明建设重要标志也愈发体现其独特价值。《市县级国家综合档案馆测评办法》作为文明城市文化场所建设的硬指标，对档案馆的场所建设、经费保障、人员培训、档案成果、信息化建设等都提出详尽的要求，体现了党和政府对档案馆建设的重视，为高校档案馆（室）的发展树立了信心。

2.2 积极作为，全面融入学校事业发展的关键领域

新时代高校将全面进入内涵发展时期，地方院校档案机构要关注学校的党建、各类标准建设、内部控制、绩效考核、学生服务、文化建设等关键领域。地方院校档案机构独立建制的较少，大多数挂靠在学校办公室或人事处等综合部门，这也为全面融入学校的事业发展创造了条件。笔者的学校在下列领域进行了初步思考和尝试：一是针对学校党建工作考核标准制定了党组织标准化建设档案管理规范，督促基层党组织按照标准化建设建立党建档案，学校的一个学院基层党组织入选首批全国党建工作样板支部培育创建单位;二是梳理学校领导班子考核指标体系，针对领导班子党建和发展两大领域的重点议事事项，强化会议记录档案的整理，并提出改进建议，提高文秘人员的工作质量：三是以学生档案管理为抓手，建立校院两级档案管理机制，以档为纽带，通过新生档案审查、学生档案整理、学生档案审查等流程，强化辅导员学院分管人员一学生管理部门之间的联系;四是加强对基建、资产、财务档案的管理，提醒相关部门人员加强规则意识、档案意识，减少内部风险;五是认真梳理校史档案，研究学校历史发展脉络，承担学校校史馆布展任务，参与学校历史文化建设。

2.3 攻坚克难，紧跟教育信息化大潮不掉队

教育部《中国教育现代化2035》已发布，未来中国教育将致力于教育治理体系和治理能力现代化，开启信息时代教育治理新模式。在教育现代化大潮中，高校档案工作必然体现“新”“全”“快”的时代特征。[2]“双一流”高校档案机构已完成了档案资源的数字化和信息化，档案工作“新”“全”“快”的特征较为突出，档案管理现代化进程相对顺利。地方院校档案馆（室）鉴于财力、人力、能力的不足，档案资源建设也不足，很多高校档案资源尚未完成数字化和信息化过程，档案管理现代化无从谈起。中国教育治理现代化是大势所趋，在教育治理体系现代化建设的伟大工程中，不容许出现短板，否则宏伟蓝图难以实现。高校档案事业是教育事业的重要组成部分，也是教育治理体系的重要组成部分，地方院校档案人要充分认识这种历史使命，咬紧牙关抓好档案信息化工作，尽快跟上教育信息化大潮，以免拖累教育现代化进程。

2.4 勤奋学习，努力提高专业化水平

随着高校事业的蓬勃发展，高校人员的进入门槛不断提高，人员素质相对较高。一般来说，地方院校档案机构只要增加人员投入，必然会为档案事业注入活力。地方院校档案机构人员专业构成不必追求单一，人才的丰富性会为档案工作带来全新的视角。但是档案工作毕竟是专业化工作，规范性和标准化是基本要求，所以档案机构人员必须加强继续教育学习，严格执行《档案人员继续教育规定》，努力掌握各种档案工作标准和规范，熟悉档案信息技术手段，加强文化和写作修养，提高档案专业化水平。在这里值得一提的是，部分学历较低、从事档案工作年限较长的档案人员，也应该打破惯性思维，抱着活到老学到老的精神，虚心向年轻人学习，努力提高专业水平，保持职业生涯的尊严。

3 结束语

地方院校档案馆（室）是国家档案事业的重要组成，是面对千万师生的服务场所，是高校历史的守护者，也是有尊严有贡献不可或缺的文化机构。

参考文献：

[1]霍宇宇.论档案权力、权利及其中介—档案制度[J].档案管理，2018（6）：4-6.

[2]宫毅敏.大檔案视角下的高校档案信息化建设[J].山西档案，2017（5）：77-79.

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