| 标题 | 做好职校档案管理工作的几点措施 |
| 范文 | 宫颜花 摘要：档案管理工作，对于提高学校管理规范性、科学性、合理性，有着非常重要的作用。过去中职院校对档案管理工作关注程度不够，缺乏明确的规章制度，导致一部分档案缺失或归档错误情况，给学校与档案工作开展造成了一定困难。随着中职院校运营的正规性不断提高，对档案管理工作的重视程度也不断增加，同时通过学习其他院校档案管理案例，对现有档案管理工作弊端和短板进行改正，已经取得了较好的效果。本文结合实际工作经验，对中职院校档案工作的具体内容和问题解决措施进行探讨。 关键词：职业院校;档案管理;问题;解决措施 中图分类号：G271 文献标识码：A 学校档案是指学校从事党政管理、科研教学等各项活动所形成的，具有一定价值的文字图表影像资料，所留存的历史遗留信息，主要由文书档案、科技档案、音像档案、教学档案、会计档案，以及其他由非纸质载体形式所保管的档案，是了解学校运营状态、各项工作具体情况的重要参考。通过建立完善的档案管理工作，能够帮助从业人员更好的了解学校现状，并对学校在某一时期的工作内容有详细全面的了解，通过对档案文件管理工作进行规范，能够有效提高档案的归类正确性和使用效率。 1档案管理工作的价值意义 档案管理工作是学校从事相关工作的重要组成部分，也是学校最基础的日常运营管理工作内容，反映了学校的真实情况和历史面貌，为下一阶段的教学方向定位和具体的教学、学校经济建设管理提供基本的参考。我国对高等院校档案管理工作的重视由来已久，但是在过去受到社会经济发展程度的限制，中职院校对于档案管理工作的重视程度不够，在很多细节处没有按照其他高等院校的管理规格来进行对待，同时在档案管理过程中缺乏明确的规范制度，缺乏专业人才来进行档案管理，档案管理多是应付检查，而缺乏真正反映学校实际工作情况的意义。档案种类分布较为混乱，普遍存在缺项漏检的情况。 近些年随着我国中职院校的发展，其在社会普遍看法和自身运营状态上都取得了长足的进步，所以中职院校的内部管理工作逐渐科学化、规范化、合理化，档案工作作为学校管理工作内容中的重要基础也得到了前所未有的重视，并根据高等院校和其他事业单位日常管理中总结的经验，对中职院校的档案管理制度建设提供了有效的参考，依据参考意见设立了符合中职院校自身发展特点和学院定位、有针对性的档案管理工作制度，并聘请具有专业工作经验或教育背景的人员参与到中职院校的档案管理工作中，由学校领导牵头负责档案管理工作，让档案管理工作能够纳入到学校日常运营管理工作之中，使得中职院校的档案管理工作逐渐步入规范化阶段。 2中职院校档案管理存在的问题 虽然近几年中职院校对于档案管理工作的重视程度提升并取得了一定的进步，但是由于一些特殊情况和工作人员的观念问题，在实际的中职院校档案管理工作中仍然存在一些问题，影响着整个工作的推进和最终反映出的工作效率。 首先，档案人员在进行日常工作过程中总是处于被动地位，其能够选择的档案信息收集渠道和囊括的范围都有限，导致其收集整理的档案资料，很可能会出现不够完整，无法正确反映学校管理运营状态的情况。存在一部分数据的档案信息收集人员无法接触，所以无法对其实施收集管理，导致建档工作存在缺陷。 其次，中职院校进行档案管理工作的人员仍然是由并非档案管理专业毕业的人员所担任，其虽然具备一定的档案管理工作经验，但是由于缺乏理论指导，所以在实际工作过程中，对于各类材料的分类和性质特点的判断不够明确，对于材料是否正确归档缺乏足够的鉴别能力。例如，很多学校每年都会定期举行多次德育教育工作，这对于塑造学校整体学术氛围，提高工作人员的自我价值判断都有重要的意义，但是由于管理人员对于学校整体文化建设工作分布情况的不明确，导致其认为此类活动的信息内容不具备重要意义，所以在收集资料时敷衍了事，选择很少的照片和文字概述来完成相应的档案收集工作，导致其记录的内容完全不能够展现整个德育教育工作对于学校日常工作中的作用。而由于相关部门定期会对各个学校关于德育工作开展内容档案进行检查，此时为了应付检查，参与档案管理工作的人员又拼凑其他内容，进行临时的档案内容扩充，这样做导致最终展示出的档案内容完全不具备参考价值和真实意义，并且还会给参与档案管理人员的潜意识中提高了其侥幸心理的占比，此后在面临类似情况时，都会依照此法来进行工作，在日常工作开展时会进一步降低工作人员的责任心，让其认为一切档案管理工作都可以通过临时的拼凑来完成任务，在日常工作过程中很难按照相应制度指导完成工作内容并检查工作质量，这对于整个中职院校档案管理工作长期的开展都会造成非常严重的负面影响。 还有一类较为具体的档案管理工作问题，就是相关档案管理从业人员将申请入党人员的材料归档不够完整，只把已经确定为教工学生建档和积极分子的建档，而忽略了广大师生的入党申请书，这其中又以学生的入党申请书被忽略程度最为严重。档案管理工作涉及到的科室门类较多，需要各部门人员进行通力协作，而目前各部门之间的信息沟通效率较低，跨部门合作的成本较高，导致各个部门之间的人员缺乏有效的沟通协调，在日常管理过程中难以形成有效的档案管理网络，相关人员在日常工作过程中只管辖自己鉴定分类保管接收相关信息的工作，而很少会有一个全局性的档案管理工作概念，这导致档案归类分类会按照不同部门的侧重点和工作内容区别产生较大的差异，跨部门调取档案信息时，还需要额外对这些档案内容进行再次筛选和分类，大大降低了档案文件利用的效率。 最后是学校关于档案管理工作方面的重要价值，虽然目前已经有所认识，但是受限于现实的资金情况，对于档案管理工作所投入的资金总量较少，这在一定程度上对于实现档案管理现代化造成了一定的困扰，尤其是在相关设备和人员培训上，会出現某种程度的缺失，影响到院校档案管理现代化规范化的建设目标。而且由于这一问题过于隐性，所以在学校的日常管理过程中很容易被管理层所忽视，而广大师生对于档案管理工作的接触机会较少，也无法意识到这一问题，真正从事于档案管理工作的人员，由于在日常管理过程中要面对大量的信息归档分类的工作，所以也无暇顾及是否要进行持续性的档案管理工作技能的培训，对上层领导缺乏相应的建议，所以这一问题就会被一直延续下来。 3提高学校档案管理工作的意见 3.1建立管理机构 首先学校管理层一定要重视档案管理工作，并将其列为日常管控内容，定期对学校的档案管理工作成果进行检查，推动相应的工作人员和部门，在日常的档案管理过程中就注意收集相关信息并及时归类，使其能够随时形成一个方便调取的档案系统。同时学校领导应该将档案管理工作列为重要的议事日程，并加强档案法等材料的宣传教育活动，增强相关从业人员对于档案管理工作重要性的认识，让其能够认识和重视档案管理工作，并自觉的维护档案管理工作。 3.2完善管理机制 为了能够实现高效率的档案管理，工作内容推进就需要建立专职的管理机构，并针对档案信息收集不同类别不同部门工作特点，形成一个建制完善的专门管理机构，这个机构对接各相关部门的档案管理人员，让其能够在一个工作面上将自己所拥有的档案信息进行公开，使其他部门能够快捷方便的获取自己所需的档案信息。同时要设立不同部门之间档案管理工作的对话机制和沟通渠道，让不同部门之间能够将自己的档案信息筛选特点和需求内容，与其他部门的工作人员进行对接和交流，这样一来，其他部门人员在管理这部分档案信息时就能够依照，有需要部门对于档案内容的需求，对其进行有针对性的收集和管理，方便临时跨部门调取档案时的工作。设立相应的管理制度，尤其是奖惩制度，这样可以从底层推动相关从业人员对于档案管理工作重要价值的认识，并且也能够鼓励其在日常管理过程中认真工作并在工作细节处发现问题，并依照现实情况对这些问题进行管理和解决。编制专门的档案管理工作机制，并完善相应的制度建设，将材料文件的归档范围和管理期限明确写入相应的规范中，指导相关人员顺利完成日常信息的录入和整理。 3.3增强工作素质 定期对参与档案管理工作人员进行培训，持续提高其档案管理工作技能掌握能力，拓宽其工作面，使其能够专长于自己的工作岗位，并强化相关人员的政治思想教育和职业道德教育，要求所有参与档案管理工作的人员必须精通此行，并在日常管理过程中，以高度的责任心来完成每一项档案管理工作内容。不但要对参与档案管理工作的人员进行定期的培训，为了验证培训效果，还应对其进行技能考核，考核不过的工作人员要面临一定的处罚，通过这种方式，来推动相关工作人员在日常工作时的状态。 3.4强化档案管理 对所有重要的事项和需要设立档案信息的文件，都一视同仁，按照同样的标准进行信息内容的收集整理分类。并按照不同部门的材料使用特点和具体内容情况对其进行管理，使其分类能够更加科学，便于使用。 4结束语 档案管理工作是中职学院日常管理过程中的一个重要事项，对于提高学校管理效率，帮助学校进入规范化管理状态，都有非常重要的推動作用。之前的中职院校管理过程中，由于缺乏相关认识，所以档案管理工作存在缺失和责任划分不明的情况。随着中职院校的运行不断规范化，就需要完善中职院校的档案管理工作，以推动学校的正规化发展。 |
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