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基于移动办公的合同管理系统设计研究

范文

赵南

[摘要]合同管理是企业经营管理基础工作中的重要内容，通过信息化技术，优化合同审批流程，规范合同签订和履行，能够有效防范企业经营风险。本文基于移动办公，对合同管理系统设计进行研究，旨在完善企业现有合同审批流程、合同主题数据、合同文本规范化管理，提升合同审批和管理效率。

[关键词]移动办公;合同管理;流程優化;系统集成;电子印章

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.036

[中图分类号]TP311.52[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）22-00-02

0? ? ?引言

本文所研究的企业属于制造类企业，在各地设立了多个分公司和子公司，企业对公司本部、分公司、子公司有不同的合同管理要求。随着业务拓展，企业对内扩大生产，对外加强合作，在多地新建厂区，随之产生大量的合同。如果企业对合同管理方面仍采用线下人工管理或单纯的电脑端合同管理系统模式，将导致合同处理效率低下、资源浪费，严重的可能会导致法律纠纷。因此，如何建立基于移动办公的合同管理系统，实现合同管理的信息化、一体化、规范化，满足公司本部、各分子公司的合同管理需求，成为各项工作乃至整个企业能否平稳发展的关键。

1? ? ?移动办公合同管理系统的内涵和意义

合同管理系统以合同信息为管理主线，围绕合同管理流程优化进行系统功能设计，将其应用到企业实际合同管理业务中，从而实现合同管理的标准化、集中化、精细化，减少合同的法律纠纷。移动办公，是利用手机的移动信息化软件，建立手机与电脑端同步办公的企业应用系统，使用户摆脱时间和空间束缚，随时随地进行办公，提高企业的办公效率。基于移动办公的合同管理系统具备合同模板管理、合同审批管理、合同变更、合同履行、合同归档、合同报表等功能，帮助企业优化合同管理流程，借助移动互联网技术实现合同异地审批，满足企业本部及分子公司的办公需求。

2? ? ?移动办公合同管理系统的软件架构和集成模块

2.1? ?软件架构

根据合同管理系统的特点，软件的构架主要分为以下几层。①表现层。主要负责合同文本及合同流程展示，电脑端采用网页的形式进行展示，移动端采用APP的形式展示。②应用层。主要负责合同业务流程控制，其中包括合同模板管理、合同审批、电子印章、电子归档、合同报表查询等功能。③应用支撑层。主要负责合同数据存储，为应用层和表现层提供数据支持，其中包括合同基本信息、合同里程碑信息、审批流程数据等。

2.2? ?集成模块

合同管理系统集成设计则主要包括两大模块。

2.2.1? ?与企业数据中心集成

企业已建立数据中心，含有人员主题数据、合同主题数据、供应商/客户主题数据、物料主题数据、财务主题数据、项目主题数据等，与本系统有关的是人员主题数据、合同主题数据、供应商/客户主题数据，与数据中心集成能够确保数据源的准确性、稳定性、唯一性。集成内容包括以下几点：①与人员主题数据集成，获取企业实时组织机构人员数据，为合同系统提供人员基础数据，数据流向是数据中心→合同系统;②与供应商/客户数据集成，获取实时的供应商/客户数据，为合同起草时提供供应商/客户数据源，数据流向是数据中心→合同系统;③与合同主题数据集成，形成规范的合同主题数据库，用于统计分析、企业决策，数据流向是合同系统→数据中心。

2.2.2? ?与企业财金系统集成

将合同审批通过后的数据推送到财金系统中，用户在财金系统中对合同进行收/付款操作，收/付款后财金系统将合同系统的收/付款进度推送回合同系统，在合同系统中能够生成合同收款进度明细，用于合同履行及报表综合查询，数据流向是合同系统→财金系统→合同系统。

3? ? ?移动办公合同管理系统的主要功能模块

为了实现合同管理业务的标准化和规范化，系统功能模块主要包含以下6个方面。

3.1? ?合同模板管理

规范合同以及保证合同内容和管理系统相匹配是合同模板管理的主要目标，合同模板主要由合同承办人员根据实际情况来创建，使合同起草更加规范并且减少烦琐的输入工作。由于企业每年的业务量巨大，因此涉及的合同文本数量也非常多，要提高合同文本规范化的管理效率，则需要改变传统的合同文本创建或录入模式，有效的合同模板管理可以避免合同漏洞，使之更加符合法律条件的要求。在合同模板管理中，审计法务部主要负责检查合同模板的各项条款是否合法、条款是否齐全、是否存在不平等条约等，而承办部门则负责维护和选择合同模板。

3.2? ?合同审批管理

合同审批管理流程设计主要由工作流引擎实现，包括流程图、页面表单以及流程控制等设计，流程主要环节包括以下步骤。①发起审批流程：用户选择合适的合同模板、供应商/客户信息、符合条件的合同类型、各节点审批人，根据具体情况选择合适的电子印章，填写必要的合同基础数据字段，发起审批流程。②通过及驳回：审批流程发起后，审批消息会发送到流程下一个节点执行人的页面，执行人点击查看审批消息后可以对合同进行批注。③自动催办：在1个工作日内，如果某审批节点的执行人还没有完成审批，系统会自动给该执行人的邮箱发送催办邮件。④合同电子印章：合同审批执行到电子印章环节时，用印人员对合同进行电子印章用印，合同生效。

根据企业对公司本部、分子公司划分以及合同收/付款类型，合同审批流程分为公司本部收/付款审批流程、分公司收/付款审批流程、子公司收/付款审批流程。图1是付款合同审批流程图，其他流程与此类似，故不再赘述。

3.3? ?合同变更

如果客观环境发生了变化，则合同双方之间的一些利益关系也会发生变化，导致合同变更。合同承办人在系統中发起合同变更流程，根据实际情况填写合同变更的内容以及理由，如果涉及合同解除，也需要填写解除理由。合同变更流程审核通过后合同自动变更，并保留变更记录。

3.4? ?合同履行

合同生效后，系统会根据合同基础数据、合同审批数据、财金系统推送的合同收/付款数据生成合同履行台账。合同履行是否有效，关系整个合同管理的结果，因此，真实有效的合同履行台账数据至关重要。合同履行台账包含了合同履行过程中重要的时间节点任务，比如合同收/付款节点、合同归档节点，没有按照时间节点要求完成任务的则需要对合同承办人发出预警提示。

3.5? ?合同归档

合同归档，指合同履行完毕之后，合同承办人在系统中选择合同归档，带有电子印章的合同电子文本自动归档，同时承办人将纸质合同文本和合同审批单交由档案管理部门进行统一管理。

3.6? ?合同报表

合同审批生效后，系统会根据合同基础数据、合同审批数据、财金系统推送的合同收/付款数据生成合同报表，用户可以根据承办人、承办部门、承办公司、供应商/客户、收/付款类型、合同生效日期和合同金额等字段进行综合查询和统计分析。

4? ? ?移动办公合同管理系统的运行维护设计

主机设备、操作系统、网络安全以及其他运行维护等都属于合同管理系统运维服务的范畴，运维服务的主要目的是确保合同管理系统稳定和安全运行，节约管理成本，增强系统操作性。同时根据维护情况对系统进行调整和优化，使合同管理更加规范化和具有保障。合同管理系统的运维管理可以监控电脑端和移动端系统的运行状态、配置情况、各项指标情况以及故障诊断、提供各类数据报告和工作报告等，使管理人员可以更好地了解系统运行情况，并且及时对系统进行维修和升级。运维服务效率提升可以促进合同管理效率提升，促使企业各项资源更加协调。

5? ? ?结语

基于移动办公的合同管理系统利用移动互联网技术，能够实现合同电子审批对企业本部及子分公司的全覆盖，确保合同业务数据真实有效，提高合同审批效率，促进企业异地高效办公。

主要参考文献

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[2]林恒毅.大型企业信息系统运维服务体系建设研究[J].信息化研究，2015（2）.

[3]宋洁，左良超.浅析合同管理信息化建设——基于西北院企业经营合同管理和辅助决策系统[J].中国管理信息化，2018（3）.

[4]张梦晨.企业合同管理系统架构设计与实现[D].北京：北京工业大学，2016.

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