| 标题 | 基层央行人事档案管理的问题与建议 |
| 范文 | 马鸿翔 王瑞祥 摘要 干部人事档案是党的重要政治资源，也是干部队伍建设的重要基础。加强干部人事档案管理工作，有利于发挥干部人事档案的资政作用，全面提升干部人事档案的权威性和公信力。本文以基层央行人事档案管理为例，从基层央行人事档案管理工作中存在的问题入手，结合工作实际，研究如何推进基层央行人事档案管理工作。 关键词 人力資源;基层央行;档案管理 一、基层央行档案管理工作概况 干部人事档案作为教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，在人民银行人事管理工作中具有重要意义。随着人民银行干部人事制度的改革，尤其是行员制的推行，在人民银行内部形成了激烈的竞争机制，加上新生代就业观念转变和基层央行人才竞争优势趋弱，人民银行干部流动性进一步加大，干部人事档案管理难度进一步加大。同时，各基层单位对于干部人事档案管理工作一直缺乏系统性的认识，人事档案“重藏轻用”、档案流程制度缺乏书面性材料、管理内容缺乏量化指标、管理人员缺乏专业化背景、岗位定期培训制度不完善、人事档案信息利用率不高等问题普遍存在。 二、基层央行干部人事档案管理工作中存在的问题 （一）基层央行人事档案管理人员方面 一是人手不足、人员老化。基层人民银行普遍存在人员紧张问题，人事档案管理工作一般都为兼职管理，在开展档案整理工作时容易被其他工作制约，在人员不足时只能采取随工作需要即时对干部人事档案进行整理和归档，导致工作效率较低、完成质量较差。二是专业化背景欠缺。不同于其他大型企事业单位，基层人民银行在每年招录人员时，侧重于经济金融类，并不直接对档案管理等相关专业作出招录，导致各基层人民银行人事档案管理工作人员缺乏专业化背景，业务入手较慢、工作创新能力不足。三是工作延续性低。总、分行层面上缺乏对人事档案管理工作的系统化和定期培训，随着人员变动、岗位轮转、交流，人事档案管理工作的延续性降低，增加了人事档案管理难度和风险。四是“管档用档”意识不强。受上述因素影响，基层人民银行人事档案管理工作人员对于人事档案管理工作的重要性认识不足，主动管理意识不强、工作热情较低。 （二）人事档案管理过程方面 一是材料收集、入档具有滞后性。每年形成的入档材料在时间上具有集中性，在人手短缺的情况下难以在短时间内入档，在干部人事档案零散材料收集、入档过程中，普遍存在材料入档周期长和滞后性强的现象。二是人事档案利用率较低。做好材料收集和档案审核工作几乎已经是基层档案管理工作的全部内容，“重藏轻用”现象突出，在干部选拔任用、教育培训等环节中，人事档案只是作为资格审查的一个项目，没有发挥真正意义上的资政作用，档案查借阅记录与人员变动、教育培训、选拔任用人次不相匹配。三是查档阅档流程把控不严。在干部人事档案查档阅档过程中，虽然各基层单位都建立了查借阅干部档案的登记审核制度，但仅以干部档案查（借）阅登记簿作为主要审核流程，对于查借阅人事档案的必要性、相关流程、手续的规范化审核和收集管理还不到位。 （三）人事档案信息化建设方面 一是电子档案系统应用不够充分。由于各基层银行普遍缺乏专职人事档案管理人员，且相当一部分兼职人事档案管理的工作人员年龄大、不熟悉计算机操作，导致电子档案录入慢、在审档查档工作中应用程度低。二是缺乏配套和定期的电子档案系统培训。电子档案系统建成后，总、分行层面上较少有电子档案系统方面的培训，伴随着基层人事档案管理岗位人员变动、调整，后续人员使用电子档案系统操作规范化和业务熟练度水平进一步下降。三是电子档案系统功能单一。目前电子档案信息系统只能对人事档案基础内容进行手工录入，仅能满足生成干部任免审批表、干部履历表和干部人事档案目录电子化需求，在人事档案材料数字化信息采集、扫描管理等方面功能缺失，对于档案材料丢失、涂改造假等方面未起到实质性作用。 （四）基层人事档案管理制度建设方面 一是缺乏细化管理、操作制度。各级基层人民银行一直沿用总分行颁发的相关管理文件对人事档案进行管理，缺乏自身细化的管理制度，随着人员变动、岗位调整，基层人事档案管理制度的缺失加剧了管理制度和业务流程模糊化，带来管理风险。二是聘用制员工人事档案管理制度空白。总行层面上对于聘用制员工档案管理一直缺乏明确的规定，原则上限定了干部人事档案管理范围仅限行员，聘用制员工人事档案则只能由当地人才交流中心或地方人事部门管理，导致基层人民银行聘用制员工档案一直存在管理混乱、材料存放、转递、归档困难和规范性差的问题，这种矛盾在聘用制员工参加遴选行员考试审档环节尤为突出。 （五）基础设施方面 一是“三所”分开未能严格落实到位。目前基层央行都已将档案存放场所、阅档场所、办公场所进行分离设置，但在实际工作中，干部人事档案易被带出存放和阅档场所，审档工作也并未一直在规定场所内进行。二是管理设备缺失、老化。由于缺乏相应的明确规定，一些基层央行档案管理部门没有按“六防”要求配备加湿器、除湿机等设备，无法对档案室温度、湿度按要求进行控制。由于缺乏系统和定期性的更换和维护，部分人事档案管理设备存在老化和损坏的情况，比如装订机设备沿用老式人工装订机，可能导致存在装订误差，无法满足中组部材料加工技术要求;档案室内电脑等设备陈旧老化，使用不便，降低了工作效率。 三、规范基层人民银行人事档案管理工作的建议 （一）加强对基层人事档案管理人员综合素质的培养 一是建立人事档案管理岗位上岗培训制度。持续加强对人事档案管理人员政治、政策、业务知识、业务技能方面的培训，进一步规范人事档案管理工作，提升业务操作效率。具体来说，一方面可由上级行组织定期开展辖区人事档案管理人员培训，另一方面选拔政治素质好、责任心强、能熟练操作计算机的干部职工进行人事档案管理，有条件时可以配备具有专业背景和素养的工作人员。二是增强组织部门人事档案管理意识。开展人事档案管理部门人事档案制度集体大学习，定期开展科室内部轮岗或业务学习交流，提升组织人事部门人员的综合素质，减少因人员变动、岗位调整等因素对人事档案管理工作造成的影响，有条件时可以设置人事档案专岗，专人负责，专岗考核。三是加强对人事档案管理人员的纪律监督检查工作。全面强化对人事档案管理人员的监督管理，定期开展谈心谈话，了解思想动态，加强异常行为管控。 （二）建立健全基层人民银行人事档案管理使用制度 一是加强基层人民银行人事档案业务流程规范化管理。制作基层央行人事檔案业务操作说明，明确人事档案各项业务操作流程，形成纸质版文件进行规范，为岗位操作提供第一手学习资料。二是结合本单位实际和基层央行工作特点，建立符合本行的人事档案管理制度，明确人事档案管理工作内容、工作职责，加强档案材料归档规范化管理，提升材料归档的时效性。三是强化人事档案在关键节点的使用。将人事档案审查作为干部考察、教育培训、选拔任用等环节的必备程序，强化人事档案在准确识别干部、鉴定干部、使用干部中的资政作用。四是加强对聘用制员工人事档案的管理。对具有长期人民银行工作意愿的聘用制员工，可试行管理其人事档案，持续加强对聘用制员工档案的审核和内容建设，提升人事档案在聘用制员工职业发展中的作用。 （三）加强人事档案基础性保障工作和信息化建设 一是对人事档案管理、存放环境、条件按照有关规定进行标准化建设和验收，加强库房安全管理和技术防护，规范办公场所、整理场所、阅档场所，保证档案安全。二是加大基础设施、设备投入。根据工作需要，适时对设备、设施进行更新换代，定期开展维护。三是积极应用信息技术，搭建人事档案信息数据库，着力提高干部人事档案服务质量，强化跟进意识和创新思维，进一步提升电子档案系统在人事档案管理工作中的应用程度。四是提升电子档案形成的时效性，加强档案管理操作的数字转化，延伸系统功能，全面盘活档案资源，推动干部人事档案工作转型升级、提质增效。 （作者单位为中国人民银行定西市中心支行） [作者简介：马鸿翔（1995—），男，甘肃临夏人，本科，助理政工师，科员，研究方向：人力资源。] 参考文献 [1] 宋云丽.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].人力资源管理，2017（08）：46-48. [2] 冉玉琼.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].世界最新医学信息文摘，2017（22）：72-74. [3] 张玉双，田云，肖雨.刍议如何提高人事档案信息化管理水平[J].山东工会论坛，2015（01）：79-82. [4] 凌玉华.浅谈信息化对高校人事档案管理人员素质的新要求[J].科学咨询（科技·管理），2012（10）：65-69. [5] 张静茹.论高校教学档案信息化管理[J].办公室业务，2018（21）：71-72. |
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