| 标题 | 农业科研档案规范化管理状况调研报告 |
| 范文 | 马鑫 摘要：针对农业科研档案管理中的分类、规范化管理、人员、设施设备、编研等基本情况，调查研究农业科研档案的管理状况。通过调研发现，农业科研档案管理普遍存在收集归档困难、管理不规范、专业人员少、利用率低等现象。 关键词：科研档案;农业;综述;人员;设施;管理 中图分类号：C93????文献标识码：A????文章编号：1674-1161（2019）06-0066-03 2017—2018年，深入辽宁、山东、河南等省的部分农业科研单位，针对农业科研档案管理中的人员、设施设备、数字化、编研等基本情况，以及分类、规范化管理等制度，调查研究农业科研档案的管理状况。通过调研发现，农业科研档案管理普遍存在管理不规范、专业人员少、收集归档困难、利用率低等现象。 1 农业科研档案管理制度与规范情况 1.1 收集和年查时间 1.1.1 收集时间 各单位档案收集整理时间是随机的，根据具体情况而定。多数单位根据农业特点，在每年的二三月份统一收集科研档案。还有的单位分散收集整理科研档案，随来随收随整理。 1.1.2 年检时间 一般情况下，单位按照各自的工作情况安排检查时间，还有的单位没有年检。 1.2 收集周期 多数单位的科研档案收集周期为1?a，也有的单位是2?a，还有的单位是不定期收集。一般情况下，有的单位根据上级检查情况定档案收集周期，有的单位根据课题时间定收集周期。通过调查发现，大多数单位没有统一固定的收集周期或者收集周期不是很严格。有相当一部分单位靠科研人员自觉送交材料。 1.3 卷宗格式 目前，农业科研档案的卷宗格式没有完全统一，有些省级农业单位参照中国农业科学院的格式，一些地方农业科研单位参照省里其它单位或者其它专业的档案格式。 1.4 制度规范 目前，各单位档案管理参照的国家、地方档案法律法规，有《中华人民共和国档案法》，国家标准《档案著录规则》，国家专业标准《农业科研课题档案分类标准》，农业部《农业科技档案工作标准——分类、著录与标引汇编》《科学技术研究档案管理暂行规定》《档案法实施办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等。在科研档案规范与制度完善方面，做得较好的是林业部门和农业大专院校，他们管理有章，工作有序，规范到位。 相比之下，由于没有统一严格的规定和检查，农业各单位制定的档案管理制度和规范与国家（或地方）的规定不甚一致。很多单位档案的分类和装订根据本单位情况而定，具有个人或单位色彩，目的是方便管理人员管理。例如，在卷宗分类上，有的单位按照拼音首字母分类，有的单位按照课题主持人分类，有的单位按照国家专业标准分类。 1.5 档案分类 目前，农业科研档案分类不统一。大多数农业科研单位根据农业科学中的土壤肥料、植物保护、畜牧兽医、水产养殖、作物育种栽培等领域，以及本单位研究机构的设置情况，分类整理、立卷、登记、归档科研档案。也有的单位按年度、作者（第一作者）、机构（或部门）、学科进行分类。 一些地方单位根据单位情况设定几个科目大类，导致一些小科目混杂在一起。一些国家科研部门，例如中国农业科学院有健全、规范的农业科研档案制度和分类标准。在省级农业科学院中，少部分单位制定了符合本单位和农业学科特点的分类标准。其余大部分地方单位没有明确的分类标准，一般按照单位和管理者意愿进行分类。 2 农业科研档案管理情况 总的来说，省级农业科研单位管理相对比较规范，管理制度比较健全;地方农业单位的档案管理稍差。 2.1 内部管理宽松 目前多数单位内部管理宽松，没有明确的检查周期，一些制度形同虚设。有的单位科研档案管理严格，规范有序，制定了比较完善的科研档案管理制度，包括科研档案工作制度、科研文件管理规范（农业科研文件材料的归档范围、分类方案、整理归档要求、鉴定标准等）、档案部门工作规范（档案工作人员岗位职责?档案库房管理制度、借阅制度、移交规则、交接手续、档案利用制度、内部资料管理制度）、操作规范等文件。有些单位只有粗略的管理制度和规范，没有详细的规范内容，工作指导性稍差。 2.2 上級管理不严 在调查过程中发现，一些省份由省档案局牵头建立了严格的年审制度，一些隶属单位自上而下每年接受年检，管理规范严格。一些省份没有年检制度，各单位各自为政。加上农业周期比较长，受时令限制，科研档案管理缺失。少数省级农业部门基本实现了农业科研档案专业管理，组建由单位主管领导直接牵头、由档案管理部门负责、各下属单位实施的科研档案管理网络。从总体来说，多数单位的档案管理为空白。 3 农业科研档案管理人员情况 3.1 兼职人员多 在人员管理上，多数单位未专门设立档案管理岗位和人员，由办公室人员兼职档案员，文书、财会、基建、科研等混在一起管理。多数单位由一个人兼职负责档案管理。由多人负责档案管理的单位，管理人员之间少有按专业分工的，多数是按照文书、科研等大方面分工协作。由于工作精力有限，科研过程中产生的大量的科研数据、图片、影像等资料随意堆放，不能及时建立检索系统和开展编研工作，造成档案管理无序与混乱。 3.2 专业人员少 农业科研档案管理需要具有农业、档案等综合知识的管理人才。在调查的科研档案管理者中，只有1名是图书情报专业，极少数是农业相关专业，绝大多数是与档案、农业不相关的专业，专业人才紧缺。 3.3 队伍不稳定 “重科研、轻档案”是农业科研单位的普遍现象，造成档案管理人员的待遇普遍不高，进修学习机会少。在此情况下，农业技术人员不愿从事档案工作，档案队伍不稳定，管理水平落后。 4 農业科研档案设备设施情况 无论是设施设备还是规范管理，农业科研单位档案管理均落后于其它专业。在所调研的农业科研单位中，各单位设备设施情况相差悬殊，有的单位购置了先进的现代化设备，有的单位缺少计算机、复印机、照相、扫描仪、记录机、服务器等必要的电子设备。除少数单位更换了密集架外，绝大多数单位仍在使用古老的卷柜。 多数农业科研单位的档案室为闲置房屋，缺乏必要的空调、除湿和信息管理设备，不符合防盗、防火、防潮、防磁、防虫要求，常因通风、蔽光、降温、除湿等达不到要求而造成归档材料退色或霉变。还有些单位没有专门的档案室，资料散乱堆放于文件柜中，导致部分重要的档案材料难以分辨。 在数字化管理软件方面，除少数几个单位有档案管理软件外，多数单位没有实现电子化管理。一部分单位处于由传统向现代化数字化管理的转变中，一部分单位暂未有数字化管理的计划。在档案装订整理工具方面，多数单位没有比较现代化的工具，仅限于手工。 在调研的农业科研单位中，采用软件集成管理农业科研档案的不多。只有极少数单位有单机片管理软件，但远不能适应科技迅猛发展要求。检索工具单一、不统一，档案查阅工作局限于手工制作的专题卡片或目录，检索速度慢，准确率不高。 5 农业科研档案收集情况 有些单位建立了科研档案年度归档制度，从管理机制上保证材料的完整性和连续性，多数单位是年度集中收集档案。部分科技人员对农业科研档案材料的收集、归档重要性认识不足，对归档要求、范围不是很清楚，部分科研资料滞留在自己手上。同时，由于农业科研档案具有田间作业资料形成量大，缺损资料不可弥补性，季节性、农时性强等特点，收集难度很大。收集的档案以纸质档案为主，极个别单位能够提供电子版材料。 6 农业科研档案借阅情况 借阅程序复杂。根据各单位反映情况，农业科研档案借阅与文书档案一样，借阅程序繁锁，需要层层申批，借阅手续复杂，使科研人员体会不到科研档案带来的方便。 借阅人员少。农业科研档案与文书档案、会计档案、基建档案等相比，借阅人员少之又少。查阅者多是查阅科研管理文件如任务计划书、立题时间等，基本没有人查询课题技术报告等相关技术内容。 7 农业科研档案编研利用情况 农业科研档案资源未能得到充分开发利用，甚至没有被利用是当前农业科研档案管理中的普遍现象。农业科研档案作为情报资料，重在“归档保存”，为内部科技人员提供信息。这限制了档案资料的交流和使用，所谓的“保存”有封闭性，导致档案内容不能广泛交流。 目前，各单位的编研工作多数停留在一、二次文献编研上，很少有单位将原始文件材料进行转化和深化，缺少高层次的档案服务形式。查阅者少，且只限于从事该学科方向研究的特定专业人员。且农业科研档案不齐全，不能满足查阅人员的需求。 8 农业科研档案连续和完整情况 部分单位的科研档案不连续、不完整，缺少某一年或某一部分的研究内容或相关材料。档案管理岗位人员精力有限，无法将大量的科研数据、图片、影像等资料及时归档、建立检索系统、开展编研，造成档案资料的缺失、不连续。有些单位科研档案较少，分类有随意性，收集规范和标准也很宽松，导致档案收集整理不及时、不齐全、不系统，致使科研档案不连续、不完整。田间科研试验、农业生产过程中形成的各种文字、图片、录像等材料来源比较分散，也会形成“断档”“缺内容”的农业科研档案。 收稿日期：2019-07-06 作者简介：马 鑫（1980—），女，助理研究员，从事档案管理方面的工作。 参考文献 [1]?陈文英，陈开魁，林庆珍，等.农业科研档案数字化业务外包的可行性探究[J].安徽农业科学，2017，45（31）：247-249. [2]?赵华.农业科研院所科研档案管理存在的问题和建议[J].甘肃科技，2018，34（17）：4-5. [3]?吴晓燕.农业科研档案管理工作存在的问题与建议[J].农业科技与信息，2018（20）：127-128 [4]?文帅.试论农业科技档案的科学化管理[J].档案时空，2017（6）：10-12. Research?Report?on?Standardized?Management?of Agricultural?Research?Archives MA?Xin （Department?of?Party?Policy?and?the?Masses?Liaoning?Academy?of?Agricultural?Sciences，?Shenyang?110161，?China） Abstract：?In?view?of?the?basic?situation?such?as?classification，?standardized?management，?personnel，?facilities?and?equipment，?compilation?and?research?of?agricultural?research?archives，?the?management?of?agricultural?research?archives?was?investigated?and?studied.?Through?investigation，?it?was?found?that?the?management?of?agricultural?scientific?research?archives?was?generally?difficult?to?collect?and?archive，?non-standard?management，?fewer?professionals?and?low?utilization?rate. Key?words：?research?archives;?agriculture;?review;?personel;?facility;?management |
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