| 标题 | 浅析VLOOKUP函数在学生档案管理中的应用 |
| 范文 | 高俊 朱吉雨 摘 要：本文结合笔者工作实际，从学生档案信息的调取、学生成绩数据的合并、制作学生成绩报告单三个方面，探讨了VLOOKUP函数在学生档案管理中的灵活应用。解决了不同数据表间的数据合并与调取问题，在提高工作效率的同时确保数据的准确性，谨此为相应工作人员提供参考。 关键词：VLOOKUP；档案管理；数据合并 学生档案管理工作是学校教育管理工作的重要组成部分，也是学生管理工作的核心内容。我校在籍学生逐年增多，学生管理人员的工作越来越繁杂，各种信息表的收集、整理、报送等任务往往是时间紧、任务重、难度大，占据了工作人员的大量精力。本文结合学生档案管理工作中的常见问题，利用办公室普遍应用软件EXCEL中的VLOOKUP函数功能，设计探讨了几种有效的辅助手段，希冀对相应人员提高工作效率有所帮助。 1 VLOOKUP函数语法特点 VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，其功能是在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回该数值所在行中指定列处的对应值，形象地说，VLOOKUP函数的功能就是告诉你“找谁”、“到哪里找”、“找谁要什么”、“怎么找”。如图1所示，VLOOKUP函数的语法主要包括四个参数，其中“lookup_value”即是“找谁”的查找值；“table_array”即是“到哪里找”的表格数组区域；“col_index_num”即是“找谁要什么”的指定列在数组区域的排序值；“rang_lookup”即是“怎么找”的查找方式，是一个逻辑值，0或False表示精确查找，1或True表示模糊查找。 2 VLOOKUP函数应用实例 2.1 学生档案信息的调取 管理学生档案时，如果是需要单一或少数学生的信息，可以采取復制与粘贴的方法。如果要从全院所有学生数据表中查找一个班或者一个系部的几十或几百余人信息，便可利用VLOOKUP函数来处理，不仅节省工作量，而且确保数据的准确性。 现有2017级新生报名信息总表，是新生报名期间录入的原始数据，其中包括的字段共有报名序号、姓名、性别、身份证号、政治面貌、民族、户籍性质、家庭地址和联系电话等20多项详细信息。此表虽信息全面，但却是根据报名先后次序建立的，没有规律，所以在具体工作中必须要做进一步的处理。现有2017级电子商务大专2班60位同学名单的信息表，需要填全报名信息总表的相关数据，此时，就可以利用VLOOKUP函数。在“17电子商务大专2班”工作表中B2单元格输入“=VLOOKUP（A2，报名信息总表！ B：Z，2，0）”，在C2单元格输入“=VLOOKUP（A2，报名信息总表！B：Z，3，0）”，以此类推，注意col_index_num参数的数值，分别调用“报名信息总表”中“性别”、“身份证号”、“民族”等对应字段中的数据，完成后，框选B2：H2区域，移动鼠标至区域右下角，待光标变成黑色十字状时，快速双击，则整个表格自动填充需要的数据，完成结果如图2所示。 2.2 学生成绩数据的合并 在学籍管理中，科目成绩是评定学生学业优劣的重要指标，也是学生能否按期取得毕业证书的重要依据。利用VLOOKUP函数的强大功能，制作简易方便的学生成绩汇总表，可以轻松提高工作效率。 将现有16级机械设计专业2016学年的成绩总表，与系部上交的2017学年第一学期成绩合并到一起。具体步骤如下：16机械设计成绩总表中新增2017学年第一学期的科目名称顺序与班级上交的成绩表科目顺序一致，在N2单元格中输入“=VLOOKUP（B2，'[16机械设计与制造班.xlsx]16机械设计'！B6：J39，3，0）”即可得到机械设计基础科目的成绩，依次类推，分别可得到互换性与技术测量、现代企业管理、心理健康教育、电工电子技术和应用文写作的成绩。 2.3 制作学生成绩报告单 因工作原因，除需要将班级成绩汇总之外，还需要将每个学生每学期的成绩告知家长。输入学号后，调取学生姓名，在之前完成的16级机械设计专业成绩总表中获得该学生本学期的各科成绩。 3 结语 VLOOKUP函数以其灵活多变的数据查询和调取功能在现实生活中广泛应用，在高校各项管理工作中实现了学生信息数据的整合共享，方便了工作人员对数据的整理与规范。 参考文献： [1]朱准.EXCEL常用函数在学籍档案管理中的运用[J]中国西部科技，2014，（05）. [2]方美华.浅析VLOOKUP函数在学生信息管理中的应用[J]中国教育信息化，2007（3s）：72-73. [3]徐保华，尹利勇，郭建.VLOOKUP函数在制作电子表格中的应用[J].中国管理信息，化，2015，18（23）：152-153. |
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