| 标题 | 浅谈烟草企业采购项目档案的规范管理 |
| 范文 | 陈丹华 摘 ?要：烟草企业的采购档案是采购项目从立项、决策到实施、付款、验收的过程记录，是烟草企业采购活动中形成的原始文件。采购档案资料的完整性和规范性是反映采购过程是否符合采购程序规定的一个重要体现，也是近年来烟草行业各大专项检查的重点和切入点。实践中烟草企业采购档案的归档不完整、保管分散，未能很好按"一个项目一个卷宗"的要求进行整理归档。本文尝试从规范角度对烟草企业采购项目档案管理提出建议。 关键词：烟草企业;采购;档案;管理 0 ?前言 国家烟草专卖局于2012年底发布了《烟草企业采购管理规定》，该规定明确了烟草企业的采购工作包含以合同方式取得的工程、物资和服务的行为，也明确了五种采购方式的适用条件和程序性要求，并对采购项目档案管理进行了规定和要求。该规定发布实施以来，很大程度上实现了烟草企业的采购工作有章可循，有据可依，也大大提高了烟草企业的采购管理规范水平。然而实践过程中采购项目的档案管理却仍然存在归档主体不明确、过程资料不完整等问题，本文给出了几点建议。 1 ?烟草企业采购项目档案的重要性 烟草企业的采购档案是反映采购项目从立项、决策、采购实施直至付款、验收的全过程记录，是烟草企业采购活动中形成的原始文件。采购档案资料的完整性和规范性是反映采购过程是否符合采购程序规定的一个重要体现，也是近年来烟草行业各大专项检查的重点和切入点。从2008年烟草行业开展"三项检查"（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案一直是各类检查关注的重点内容和必查内容，采购过程资料具有可追溯性，能体现采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，体现是否阳光操作。 2 ?烟草企业采购项目档案管理存在的不足 从近年烟草行业开展的全面审计、三重一大、八项规定等检查情况看，烟草企业采购工作的程序性大大提高了，员工的规范意识也得到显著增强，但实践中采购项目档案的管理还存在归档主体不明确、过程资料不完整、分散保管、收集不及时等问题。 （一）归档责任主体不明确 目前烟草企业的采购项目档案资料的收集责任主体较多，有采购经办部门、采购管理部门、招标代理机构等，各责任主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目的过程资料管理质量存在极大差异。 （二）过程资料不完整、分散保管 近年来烟草行业推行公开招标采购，大多数的烟草企业通过委托招标代理机构开展招标采购工作。代理机构只参与了采购项目的中间环节，对项目的立项、决策及合同签订后的履约及验收、付款等过程并无介入;采购经办部门虽然参与了项目的全过程，但存在采购规范意识、档案意识薄弱或项目过程中变更经办人等现象。以上种种原因易造成采购项目过程资料不完整、分散保管，从而导致档案管理脱节。 （三）收集不及时 档案资料不注重同步收集，一个环节完成后未能及时收集整理，遇到采购项目周期较长或项目经办人变更的情况，导致采购过程资料未按流程顺序整理、散乱或丢失，难以收集。 3 ?加强烟草企业采购项目档案规范管理的几点建议 （一）充分认识采购项目档案规范管理的重要性 目前烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与采购当事人档案意识不高、重视程度不够有关。尤其是在招标采购项目中，部分采购人认为采购工作已委托代理机构，采购过程资料只需交由代理机构收集和整理，自身忽略了相关资料的跟踪和收集。而代理机构受介入项目时间的限制，只保存了采购项目招标过程的相关资料，项目的立项审批、合同的履行和验收结算等资料无法收集。有效解决这一问题，应明确档案收集整理的责任主体，加强对采购项目资料归档业务的监督和指导。 （二）建立采购项目一项一档归档制度 对采购项目档案进行规范化管理，就要建立一项一档制度，明确五种不同采购方式的归档内容和要求。采购项目一项一档资料应包括从采购立项审批、采购计划批复、采购实施过程文件、合同审批、合同、付款记录、验收等相关资料 ，所有过程资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按业务流程时间顺序进行整理，项目验收后及时进行卷宗目录制作并装订归档。 （三）加强对采购经办人的档案管理培训 明确归档责任主体和归档要求后，要加强对采购经办人的业务培训，更好地将一项一档的要求执行到位。采购经办人作为采购项目档案归档整理的责任人，要树立牢固的责任意识，明确工作范围和职责，掌握采购工作相关的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。 （四）档案信息化 2011年烟草行业"两项工作"河北综合试点现场会以来，全国烟草企业陆续启动采购信息系统的项目建设。该项目的建设固化了采购流程，严格了采购程序，做到上一环节未执行不能进入下一环节，同时采购项目过程资料的档案电子化提供了技术支撑。烟草企业要借助信息系统，更好地规范采购项目的档案管理。 总之，采购项目档案管理是采购过程的一项基础性工作，烟草企业要提高这项工作的重要性认识，积极探索，采取有效措施，不断加强采购档案的规范化、标准化管理。 参考文献： [1]姜波.基于采购定位模型的采购策略及其实施分析[J].物流技术，2009（10）. [2]张亚春.基于JIT理论的供应链采购模式探析[J].中国商贸，2009（15）. [3]徐白林.战略采购与供应管理的基本运作模式[J].中国物流与采购，2009（18）. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。