| 标题 | 浅谈信息系统对于实现企业内部控制秩序的作用 |
| 范文 | 林艳红 王 伶 摘要：企业内部控制对于整个企业的内部管理有序化是必需的，而达到企业内部控制有序化的目的，有赖于对信息的重视和在企业内部建立完备的信息系统。 关键词：企业内部控制信息系统构成 一、信息对于企业秩序的实现具有重要意义 信息不仅是自然科学领域的重要概念，也是社会科学领域以及现代社会生活广泛使用的概念。可以说在当今社会，几乎没有哪一个概念比信息对整个社会发生着更为广泛和深刻的影响，特别是信息与秩序具有重要的内在关系。 信息论的主要创立者申农认为，信息是用来消除(随机)不定性的东西。这种解释虽然十分简单，甚至不够规范，但却道出了信息的基本内涵。这就是说，信息可以用来消除“不定性”。“不定性”就是人们对事物缺乏认识和了解的表现，当人们通过某种途径获得了对事物的认识和了解时，这种不定性就会减少或消除。从通信的角度看，信息就是通信的内容，通信的目的就是使通信者了解事物存在的状态或方式，从而减少或消除通信者的某种不定性，即当通信者的这种不定性减少或消除时，我们就说他获得了关于那个事物的信息。在我们研究问题的过程中，进行观察、调查(包括访谈、对话)、查阅分析资料、做实验等，都是在试图获取与所研究的问题相关的信息。 从申农的信息定义看，信息意味着：不定度、未知度、疑义度、混杂度的下降。社会与企业的管理也是一样，各种事故、污染、腐败、浪费等干扰社会和组织正常运转的混乱问题的存在。都与没有获取、采纳相应信息有关。例如，事故的发生通常是有隐患在先的，而事故隐患通常也是能被相关人员注意到的，如果不能从相关人那里获得事故隐患信息，事故就有可能发生，而一旦获得了这一信息，避免事故的可能就大大提高。这就是，信息是可以用来消除混乱的，并与秩序建立了天然的联系。 在许多企业中，大量的信息是散置的——要么是闲置不用，要么是正确性低的信息掩蔽正确性高的信息，最终引导组织运作的，就不一定是最优信息，这当然不利于企业控制的有序化和资源的充分利用。实际上，人的有目的的行为总是受到相应的信息的主导，因此信息是一种主导性资源。同时。人的行为作为主观见诸于客观的行为，也就是人力资源作用于物力资源的表现，它们如何相互作用实际是由相应的信息资源决定的，也就是信息资源充当了人力与物力资源的媒介，因此从这一意义看。信息又是一种媒介资源。所以，信息是一种主导性的媒介资源。 《控制论》的创立者维纳认为：“任何组织所以能保持自身的内稳定性，是由于它具有取得、使用、保持和传递信息的方法”。这说明，一个企业能否有序地运作，取决于信息被组织的程度：要使一个企业能够有序地运作，就要在企业中建立一套完备的信息系统。 二、企业信息系统的构成 企业完备的信息系统表现为结构上的完整性、相互联接的紧密性和信息传输的无阻碍性等。现分析如下： 1、人员。组织中的每一个成员，都是组织通信系统的组成部分。如果组织的岗位是按需设置的话，则组织的通信系统离开任何一个人的参与都使完备性下降。在组织的通信系统中，组织中的每个成员都是一个个感受器和信息发生器，要使组织感受到来自各个方面、包括外部环境的趋利避害的信息，以使组织获得自适应的机能，就必须使组织的每个成员的感受器作用得到充分发挥。组织成员的这种对各方面情况的感知作用，是组织的领导成员无法代替的，尽管他们在通信系统中担任的角色、重要性并不等同。这一点与人体各部位都起着不可或缺的作用相似。总之，重视发挥每个人的作用，是体现组织通信系统完备性和促进组织的整个事业得以健康发展的基础。 2、机构。人是组织的细胞，组织不是单个人的集合，而是特定的人的集合。人的集合就是为了完成组织目的要求的功能的一部分，而这一功能一般不能由单个人完成。人的这种集合就形成了组织的机构。不同的机构共同相互配合完成组织的特定功能和实现组织目标。这些机构都是靠信息驱动和相互协调的。完备通信系统应包括按需设置的所有机构。 3、规则。信息处理必须遵照一定的规则，一是为组织长远利益负责的原则。任何只为任何个人的做法、任何短期行为都与这一原则相悖。二是依法处理原则。即无论是个人还是机关，都应依照组织的法规、制度处理信息。三是及时性原则。信息处理部门或个人对信息处理不及时，也将造成相应损害。如由于情势紧迫。对于法规、制度未做规定的个别事件，可参照以往相关规则相机处理，以免贻误时机。 4、动力。动力当然也是信息得以传输的必不可少的前提。技术意义上的通信系统的动力是电能，组织管理意义上的通信系统则是人力。没有人的参与，组织的通信系统就不能运作。因此需要看到，信息的传递与处理都是具体的劳动，甚至是更重要的、具有更高的质的劳动。信息的传递与处理是需要能量的。因此。员工要完成对信息的传递、处理工作，他就要获得充分的动力，也就是要使员工具有足够的信息传递和处理的积极性。这就是信息传输动力。信息传输动力是组织的通信系统正常发挥作用的重要基础。 5、手段。信息的传输当然需要借助具体的手段，如现代化的通信设备、打印设备、软盘、纸张等，它们构成了通信的信道或信息载体。 信息的内容种类繁多，信息是到处存在、时时存在的，它对个人、企业、社会的发展的意义也是毋庸置疑的。在企业中。为达到对企业的有效控制和实现企业运转的高效有序，我们就要借助企业中完备的信息机构体系，对大量存在的信息进行采集、甄别和有效利用。把信息作为一种重要资源看待，是达到企业内部控制目的的开始。 参考文献： [1]N，维纳，《控制论》，科学出版社，1985 [2]霍绍周，《系统论》，科学献出版社，1988 [3]赵树智，《系统科学概论》，吉林大学出版社，1989 |
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