电子文件档案管理存在的问题及对策研究

    童学梅

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-117-01

    摘 要 经济发展环境下，计算机技术在各行各业中成为了一种便利工具，电子文件逐渐凭借灵活、便捷等的优势取代了纸质文件的地位，相应的档案管理工作也取得了较大的进展。本文主要就电子文件档案管理的内涵及存在的问题进行了简要分析，并提出了解决这些问题的有效对策。

    关键词 电子文件 档案管理 问题对策

    随着经济和技术的快速发展，电子技术得到了广泛的应用，在档案管理领域内，电子文件档案管理逐渐成为一种主流。电子文件主要是在数字化环境与计算机设备中形成，以数码的形式保存在光盘、磁盘等存储设备中，运用计算机进行信息处理与检索，还能够在网络中进行传送。当前，电子文件档案管理工作仍然存在一些不足之处，需要探索出解决问题、提升电子文件档案管理质量的途径。

    一、电子文件档案管理的内涵

    电子文件档案是相对于传统纸质档案而言的，电子文件档案管理就是由专门技术人员将传统纸质档案转化为电子信息档案进行保管的一项工作。电子文件档案的概念就是在数字环境中生成的，以代码形式保存在存储设备中的、需要在计算机设备上进行查阅的电子文件。较之于传统的纸质文件，电子文件能够更长久地保存下去，它不想传统纸质文件一样会因潮湿、磨损等因素而导致档案资料毁损或者灭失；另外，与纸质文件相比，电子文件档案是经过计算机分类、整理、总结出来的，保存的时候也是分门别类，方便查阅者按照所需文件的类别进行查阅。

    二、电子文件档案管理存在的主要问题

    （一）对电子文件档案管理的重视不够

    现阶段，很多企业的管理者认为文件录入系统之后就具有了很高的安全性，但是，實际上文件在从录入之前到录入完成的整个过程都是十分关键的，应当加强重视。在档案录入系统的全过程中，企业档案管理部门应当严格审核文件资料，保证资料内信息的真实性，在进行录入的过程中，也应当保证录入信息的正确性，在录入完成之后也要加强监管，以防信息被恶意篡改。然而，这些电子文件档案管理流程都未收到管理者足够的重视，甚至为后续的档案利用带来了不小的麻烦。

    （二）电子文件档案管理制度不够完善

    当前，企业尚未建立严明的电子文件档案管理制度，没有对管理责任济宁必要的明确性划分，一旦电子文件档案管理出现纰漏，就会出现找不到责任人或者互相推卸责任的问题。正是由于制度的不完善，档案管理人员在开展工作的过程中常常抱着敷衍的态度，甚至增加了电子文件档案的安全风险。

    （三）档案管理人员素质有待提升

    管理人员是电子文件档案管理的主要力量，然而由于当前企业对这些人员缺乏严格的考核，或者现有的管理人员没有接受过专业的培训教育，使得这些人员在面对电子文件档案管理中出现的问题时不能制定出有效的解决措施，长此以往，电子文件档案管理的质量会受到严重影响。

    三、如何解决电子文件档案管理中遇到的问题

    （一）增强对电子文件档案管理的重视

    企业应当积极转变传统落后的档案管理观念，管理者应当认清电子文件档案管理的安全性于企业发展的重要价值，尤其是项目前期行政审批文件的收集、分类、存档，因为其涉及到企业的重大利益。在重视思想的引导下，对电子文件档案管理的思维进行创新，加大对电子文件档案管理的资金与设备投入，保证档案能够为企业长远发展发挥出最佳实效。

    （二）建立健全电子文件档案管理制度

    制度是电子文件档案管理工作有效开展的保障，因此，企业应当建立健全相应的管理制度，以制度的形式进行责任的明确与划分，真正将管理责任落实到具体的管理人员；同时，通过考核与奖惩制度的实施，激励管理人员以更高的责任意识开展电子文件档案管理工作，对违法制度的人员给予相应的惩罚，对遵守制度且做出突出贡献的人员应当给予适当的物质或者精神奖励，为电子文件档案管理质量的提升提供强有力的制度保障。

    （三）提升档案管理人员的综合素质

    管理人员的素质水平对电子文件档案管理的质量与效率有着直接的影响。为了保证电子文件档案得以安全、长久的保存，企业就应当在招聘环节严格把关，引进专业能力强的优秀人才；对现有的档案管理人员，企业应当定期组织专业知识与技能的培训教育，督促他们不断提升自身的专业素质，掌握电子文件档案管理的先进技术，增强他们的管理责任意识，为电子文件档案管理质量的提升奠定有力的人才基础。

    四、结语

    现代化技术的发展使得电子文件档案管理成为了档案管理工作的主流，其有着与传统纸质档案管理不同的优势。企业要想真正提升电子文件档案管理的质量和效率，就必须增强重视、健全制度、提升人员素质，只有运用这种有针对性、科学性的对策，才能真正以高效的档案管理带动企业健康持续的发展。

    参考文献：

    [1]杨向丽.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2017（16）.

    [2]周海霞.电子档案管理中几个关键问题及解决对策[J].黑龙江科技信息，2016（34）.

    [3]王娟.电子文件档案管理存在的问题及对策解决[J].办公室业务，2017（03）.