日本国立公文书馆参观见闻

    付鑫

    

    2019年11月，国际档案理事会东亚地区分会第十四次全体大会暨研讨会在日本东京召开。来自中国、日本、韩国、蒙古、美国、英国的200余名与会者参加，北京市档案馆一行全程参加了此次盛会。会议期间，应会议主办方邀请，全体代表参观了日本国立公文书馆（National Archives，Japan，以下简称“国立公文书馆”），即日本国家档案馆。国立公文书馆馆长加藤丈夫（KATOH TAKEN）亲自接待与会代表并系统介绍了国立公文书馆相关情况。参观期间，工作人员精心安排，以细致的工作作风和敬业的工作态度，深深打动了全体与会代表。本文将从国立公文书馆的历史变迁、馆藏特点、精细化管理和数字化建设等几方面入手，与读者分享本次参观中的点滴心得。

    一、国立公文书馆的历史变迁

    明治维新之前，日本的档案管理十分松散，对各类档案文书缺乏系统的保护。部分学者（如前任国立公文书馆馆长稻桥一正先生）认为，18世纪开始，日本在政府部门逐步建立了收藏官方文书的正式机构，但是上述档案文书均已散佚，无从佐证。

    19世纪60年代，为了应对西方资本主义文明的猛烈冲击，明治天皇发起了具有资本主义性质、较为全面的现代化改革运动——“明治维新”运动。在此期间，日本政府积极向西方发达国家学习档案管理的办法：正式颁布了政府各部门设置档案机构的法令，明确规定档案局或档案科是必设机构；外务省、大藏省、法务省和工部省先后建立档案局，许多部门建立档案科；先后成立了“政院记录局”和“内阁记录局”，负责内阁档案的保管、编纂以及内阁文库（收藏文献、资料、图书的机构）的管理；明确了档案保管的具体期限。显然，在明治维新运动的推动下，日本的档案管理水平得到了突飞猛进的提升。但是在最核心的“档案实物管理”问题上，日本采取了各省厅自行管理的模式，一定程度上限制了档案工作的进一步提升。

    日本档案管理工作按照上述模式运行了近百年，相关弊端日益显现。20世纪中期以来，日本社会各界逐步认识到，分散管理的模式极易导致各类文件的丢失，也不便于社会公众有效获取各类信息。1959年11月，日本科学理事会主席向时任日本首相提议：正式设立国立公文书馆，采取有效措施防止公文丢失，进一步加强档案的公开利用。

    虽然日本政府较早意识到了档案规范集中管理的必要性，但发生实质性改变是在12年之后的1971年。1971年7月，国立公文书馆正式成立（位于东京千代田区北之丸公园），直接隶属首相府。国立公文书馆在设立之初合并了内阁文库，进一步奠定了在学术研究和档案管理中的突出地位，也成为国立公文书馆区别于其他档案馆的一大显著特色。

    国立公文书馆成立后，很快就不得不面对办公场所过于狭窄的问题，为此，日本政府于1998年7月，在筑波研究学园城设立了国立公文书馆筑波分馆，分馆面积25000平方米，是东京本馆的6倍多。

    随着国立公文书馆工作的不断深入，日本政府进一步加强公文书馆的法律建设工作，并于1987年出台了《公文书馆法》，明确了档案的价值和重要意义，界定了各级政府在档案建设中的职责。1999年，日本政府又进一步出台了专门面向国立公文书馆的《国立公文书馆法》，共两章十四条，明确规定了国立公文书馆的名称和主要职能。作为直接受首相领导的行政机关，国立公文书馆负责鉴定、选择、保存具备档案价值的各类官方文件，向公众提供各类利用服务，同时负责文件保存方面的行政管理工作。

    20世纪末，日本政府研究决定，借助刚刚兴起的互联网技术，向社会公开国立公文书馆、防卫厅防卫研究所图书馆以及外交部外交史料馆保管的亚洲历史资料。这一历史性的使命，再次落在了国立公文书馆的肩上。2001年11月，经过2年的前期准备，隶属于国立公文书馆的亚洲历史资料中心正式成立。随着亚洲历史资料中心的成立，国立公文书馆的组织架构也基本搭建完成，国立公文书馆东京本馆及筑波分馆、内阁文库、亚洲历史资料中心构成了国立公文书馆的基本架构。

    21世纪早期，为了实现政府治理结构的现代化升级，日本政府大力推动“独立行政法人制”改革。2001年颁布的《独立行政法人通则法》规定，独立行政法人是在有效分离政府管理职能与实施职能基础上独立设立的行政法人，重点开展與国家社会生活关系紧密的相关公共事务。依据《独立行政法人通则法》和后期发布的《国立公文书馆法》（修正案），国立公文书馆迎来了成立后最重要的一次改变——正式成为独立行政法人，全称也相应改为“独立行政法人国立公文书馆”。按照上述规定，政府对国立公文书馆的管控相对减弱，主管部门主要通过“中期目标设置”“业绩考核评价”以及“资金预算审核”等方式，确保国立公文书馆战略目标的有效落地。在此基础上，国立公文书馆基本成为业务办理部门，更加侧重于保管文件和提供利用服务，原有管理职能相应丧失，但是可以更加自主地决定自身的具体业务工作、机构设置和人员管理等事项。

    二、国立公文书馆的馆藏和日常管理

    日本国立公文书馆的馆藏主要包括两方面内容，一是内阁（太政官）、各省厅移交的各类公文书，即文书档案；二是内阁文库馆藏，即历史形成的重要古书、古文献及文化遗产。

    公文书主要包括御署名原本、太政类典、公文录、公文类聚、公文杂纂和内阁公文六类。其中，御署名原本（1886年-1979年期间）因天皇签署并加盖御玺而得名，是国立公文书馆最重要的历史档案。太政类典（1867年-1881年期间）和公文录（1868年-1885年期间）均与太政官有关，太政官是日本实行内阁制度前掌握行政权、立法权和司法权的最高权力部门。太政类典是太政官在文书记录中摘录的典型条例和礼仪制度，公文录是太政官收录的文书档案，两者均以省厅（相当于中国的部委）进行分类，并按年代排序。公文类聚、公文杂纂和内阁公文可以归纳为日本实行内阁制度后的各类文书档案。公文类聚最初是太政类典下的一个分项，1882年后正式命名为公文类聚，共收录了23个部门主要法律规章的原始记录。公文杂纂则收录了未收入公文类聚的其他文书。内阁公文于1954年正式替代公文类聚，收集了1955年以来形成的各类原始文件及文书档案。

    内阁文库馆藏大约49万册，其中日文书籍约28万册，中文书籍约18万册，还包括一些西洋书籍。2001年在国立公文书馆实行独立行政法人化改革时，上述书籍仍然在国立公文书馆继续保存，这也是国立公文书馆的一大特色。当笔者步入国立公文书馆的展览大厅时，首先看到的就是孔子、孟子、老子、李白等中国古代先贤的画像，在陈列柜中也看到了大量珍贵的中国古籍线装书，包括《战国策》《韩非子》《汉书》《后汉书》《三国志》《孔子家语》等。据介绍，国立公文书馆收藏有大量的宋元明清版本的中国古籍书，尤以宋版《东坡集》最为宝贵。

    国立公文书馆对珍贵档案的日常管理较为规范，采取了一系列卓有成效的管理措施，确保了各类档案的安然无恙，下面简单列举一些主要做法：

    （一）入馆纸质档案需经地下一层熏蒸室的熏蒸消毒，目前基本采用环氧乙烷熏蒸法，历时10天左右，从而有效杜绝霉菌、蠹虫的出现。

    （二）为防止各类电脑病毒的侵害，对所有入馆的电子档案均进行严格的病毒查杀。为确保电子档案的安全，一方面借助专用系统进行存储，一方面对所有电子档案进行物理备份，并在筑波分馆进行异地存储。

    （三）对库房的温度、湿度，设置了十分严格的监控标准（温度22℃、相对湿度55%），并在加强日常巡查的基础上，借助现代化手段进行全方位管控。

    （四）为防止尘土飞扬、污染档案，对每个库房进行轮流打扫、定期除尘，确保所有库房每月均可清扫一次。

    （五）对破损档案制定了系统的修复计划，同时尽量保持档案的原样。国立公文书馆的档案修复能力在日本全国居于领先地位，据介绍，“东日本大地震”后，国立公文书馆提供了全方位的援助服务，从提供修复技能培训、提供修复设备到现场指导、实际操作，在较短时间内协助受灾严重的岩手、宫城两县完成了基础档案的修复工作。

    三、国立公文书馆的数字化建设与档案利用

    国立公文书馆东京本馆的总面积仅为11550平方米，但是仍给人以杂而不乱、井然有序的感觉，这一方面得益于科学化的管理手段和后期筑波分馆的建设，另一方面也与较高程度的数字化应用水平密切相关。

    国立公文书馆的“档案数字化建设”是与“档案利用”工作紧密联系的。以最初的“缩微照相”为例，1974年全年，随着档案利用的快速发展，国立公文书馆全年对外提供的复制件已经达到14万件以上，频繁地翻阅、复制，对部分珍贵档案造成了不可弥补的伤害，而“缩微照相”技术的应用较好地解决了上述问题，也进一步推动了档案利用工作的推广。1974年，国立公文书馆成立2年后，即已系统开展了较大规模的缩微照相工作。在短短5年时间里，先后完成了从明治维新到第二次世界大战结束期间近80年的内阁文件复制工作。

    进入20世纪80年代，世界科学技术迎来了突飞猛进的40年，国立公文书馆的数字档案建设工作也发生了日新月异的变化：原始的缩微照相早已被层出不穷的图片处理新技术所取代，之前普遍采用的“DjVu”图像处理格式也已被“JPG”“PDF”格式所普遍取代。据统计，国立公文书馆的馆藏资料大约150万卷（册），其中28.9万卷（册）已经完成数字化扫描，馆藏资料的数字化比例基本达到馆藏总量的20%左右。

    当然，档案数字化建设与档案利用的最深入结合，还是要归功于互联网技术的深入与普及。2010年3月，国立公书文馆的“数字档案馆”正式上线，并凭借着丰富的信息资源、强大的搜索功能以及便捷的服务，得到广大用户的普遍好评。

    （一）丰富的数据资源。国立公书文馆的档案开放比例较高，通过互联网可以查找大部分档案的原文或目录，并在线下载打印。国立公文书馆的数字化策略，是根据档案利用频率的高低决定“数字化优先权”，所以虽然数字化率仅有20%（低于国内很多档案馆），但是仍可满足大部分利用者的档案利用需求。同时，为了进一步扩充数字档案馆的信息资源，国立公文书馆先后导入了下列13家机构的档案数据库：国立国会图书馆、国立情报学研究所、大阪府公文书馆、广岛市公文书館、福井县文书馆、静冈县法务文书课、奈良县立图书情报馆、冈山县立资料记录馆、埼玉县立文书馆、三重县综合博物馆、福冈共同公文书馆、京都府立京都学历彩馆、神户大学文书史料室。

    （二）强大的搜索功能。国立公书文馆数字档案馆提供多层次、多角度的数据搜索模式：“关键字检索”仅提供关键字、资料群、检索对象等简单的搜索条件，适合于就某一专题内容的模糊查询；“详细检索”提供了更加精准的查询服务，在“关键字检索”的基础上，增加了“文件形成时间”“文书保存原机关”“法令编号”“行政文书资料内容”和“内阁文库书志事项”等大量辅助性条件，大大提升了查询的准确率。此外，数字档案馆在检索栏目中，还提供了“省厅组织变迁图”及“辞典”等工具。假如用户选择了“辞典”功能，则所输入关键字的同义词也将视同为“关键字”同步进行检索。

    （三）充分的服务意识。参观期间，我们一直被国立公书文馆的“服务意识”所感动，这种“服务意识”同样体现在数字档案馆的建设中。例如，当用户得到查询结果后，可以浏览、打印、下载相关数字图像资料，数字档案馆提供了高、中、低3种清晰度的图片进行下载，此外还可以选择超高清晰图片下载（JPEG2000）。再如，当用户无法得到期待的数据资源时，可以通过数字档案馆线上提交资料利用申请书。此外，对部分档案资料，现已支持英语搜索，用户可以根据题名、作者姓名进行查询，大大方便了海外用户。

    四、参观国立公文书馆的几点启示

    作为日本国家档案馆，国立公文书馆保存记录了近代以来日本社会发展的轨迹，是了解日本社会发展的重要渠道。在40多年的发展过程中，国立公文书馆的机构职能、日常管理和数字化建设逐步优化，形成了一套较为成熟的管理模式，在某些方面值得国内档案馆去思考和借鉴。

    （一）独立行政法人改革。日本政府2001年推行的国立公文书馆独立行政法人改革，实现了档案“规划”职能与“实施”职能的分离，对管理架构和运营模式进行了优化再造，实现了机构精简，一定程度上提升了运行效率和质量。上述改革与2019年国内实行的档案馆机构改革有着很多相似之处，在加强监督考核机制、明确职责划分等方面的成熟做法，均值得国内档案界进一步分析论证。

    （二）共享意识。近50年来，国立公文书馆一直以扩大档案的有效利用为关键目标，持续加强档案利用工作。档案的“开放”与“保密”，是任何档案馆均需面临的核心问题。国立公文书馆在制度保障、标准保障、安全保障等方面的一些做法是值得借鉴和思考的。例如上文提到的亚洲历史资料中心，有效打通了国立公文书馆、防卫厅防卫研究所图书馆以及外交部外交史料馆的机构壁垒；再如先后导入13家机构的档案数据库，全面扩充数字档案馆的档案资源，都是值得国内档案工作者去探讨分析的。

    （三）服务意识。国立公文书馆凭借精细、稳定、无微不至的真诚服务，充分体会了“顾客至上”的服务理念，给我们留下了深刻的印象。以数字档案馆的建设为例，国立公文书馆持续提升信息内容和查询方式，开发了大量切合实际的应用功能，通过“辞典”查询、档案图片精度选择、特殊需求申报等多种方式，满足了广大公众的实际需求。反观国内的部分数字档案馆，仍是差强人意，有待进一步优化提升。

    （四）工匠意识。工匠意识是日式管理的核心内涵，这种精益求精、精雕细琢的管理理念，推动着日本企业在20世纪后半叶快速成长，也同样体现在国立公文书馆的日常管理中。从熏蒸消毒到病毒查杀，从温度、湿度全面监控到定期循环除尘，以及先进的破损档案修复计划，国立公文书馆在精益管理上的部分做法是值得国内档案馆进一步总结提炼的。

    參考文献：

    [1]王茂法.富有特色的日本国档案馆工作[J].浙江档案，1998（5）：24-25.

    [2]占丽华.日本独立行政法人国立公文书馆运行机制研究[J].档案管理，2018（4）：75-77.

    [3]高远巍.日本国立公文书馆改革刍议[J].兰台世界，2014（1）：75-76.

    [4]稻桥一正.日本档案工作的发展与国立公文书馆有关东亚历史档案介绍[J].四川档案，1999（6）：34-37.

    [5]冯怡，蒋冠.日本国立公文书馆网站建设情况介绍与经验借鉴[J].档案学研究，2012（4）：76-80.

    作者单位：北京市档案馆