收集工作中存在的若干问题及对策研究

    崔玉珊

    摘要：档案收集作为整个档案管理流程的首要一环，具有其独特的战略意义及地位。档案收集的完整性直接影响档案室藏资源的结构、数量及质量。本文将从近几年来笔者在工作实践中遇到的档案收集工作中的若干问题入手，初步探讨档案收集难的成因及解决对策。

    关键词：档案收集管理流程档案工作

    档案收集难是历来档案管理工作中存在的主要问题，成为档案工作开展的掣肘之困。作为一名基层国有企业档案工作者，笔者对此深有感触。虽然有不少专家学者先后进行了不同的研究及分析，然而档案收集难的呼声仍不绝于耳。下面笔者将根据自己的工作实践，具体阐述遇到的问题并试述解决对策，以期与大家共同探讨。一、档案收集的概念对于档案收集，《新编档案管理概论》给出的定义是：“档案收集是接收、征集档案材料和有关文献的活动。具体地讲，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。”在这一定义中，档案收集既包括接收，也包括征集；在《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）中，对于收集的定义“档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动”，也包括接收和征集两个方面。从这两个定义，我们可以看出档案收集既包括接收，也包括征集，接收是被动接收其他部门、组织或个人移交的档案，而征集则是档案部门主动去收集档案。二、档案收集工作实践中暴露出来的问题

    结合笔者实际工作中的情况分析，大部分部门或个人能主动移交档案，但是也有很多部门或个人拒不移交档案，将应归档的文件存放于自己手中的情况。档案收集工作中暴露出来的问题多种多样，具体总结如下。

    （一）对档案工作重视程度低，未将其纳入公司整体规划

    对于企业来说，经济效益占有重要的位置，因此难免存在对档案工作的疏忽。有些公司没有设置档案管理岗位，而将节省下来的成本全部用于企业的广告宣传或业务推进；有些公司存在档案管理的盲区，没有相关的档案管理制度，档案资料混乱，负责人责任不明确；有些公司虽然设置了档案管理岗位，也有收集制度及档案管理制度，但是未将其纳入公司整体规划，取得的效果不好，造成制度形同虚设。凡此种种，均导致档案收集工作无法顺利开展。

    （二）员工离职及调岗频繁导致档案收集、管理难

    部分企业每年都存在各种离职及换岗等情况，一方面老员工流失，很多档案容易随之流散到企业之外；另一方面新员工上岗之后，对所在公司及部门的业务不熟悉，档案管理人员需要对其进行再培训，才能确保其按时、高质量地移交档案。这种现状导致档案收集工作的形势更加严峻。

    （三）档案形成部门对档案收集的概念认识不清

    一是档案形成部门不了解档案的收集范围，对收集材料的要求理解不到位，导致分不清哪些文件该归档，该归档文件未及时归档，造成企业重要文件材料丢失，使其失去原有的凭证价值；二是存在某些部门或个人虽然对档案的收集范围有准确的理解和把握，但是在其具体的工作执行过程中未留存文字记录的情况。例如，本单位园林部门的同事虽然经常对本单位的重要设备如泵站、空调机房等进行巡检，但未形成检查记录。

    （四）档案形成部门拒不配合档案收集工作

    部分企业存在档案管理人员虽然主动进行档案征集工作，下发通知，明确归档范圍，但是相关档案形成部门的人员不予以配合，以各种借口为由拒不移交档案的情况。以笔者公司为例，造成这些部门拒不移交档案的客观原因主要是：工作忙，无时间整理档案；档案移交非本部门的主要本职工作。拒不移交档案的心理原因则有以下几点：担心档案部门抢了自己的功劳，担心档案部门泄密，或是觉得把档案放在本部门利用起来更方便等。三、档案收集存在问题的解决策略

    针对上述问题，笔者认为应该从以下几个方面进行改进：

    （一）将档案工作纳入本企业的“十四五”规划纲要

    各企业力争将档案工作纳入本企业“十四五”规划纲要，如不能实现，至少应纳入本企业年度工作计划当中，与业务工作同计划、同落实、同考核，年终评优，纳入绩效考核；建章立制，确定科学合理的归档制度，对于已制定的档案制度严格执行，确保执行效果。

    在具体实施上，一方面档案管理人员要积极向领导汇报档案工作的计划、开展情况以及实际工作中遇到的矛盾和问题、档案利用效果等，并不失时机地向领导宣传档案知识、档案发挥的重大作用；另一方面档案管理人员要主动作为，为档案工作者赢得地位，有为才能有位。档案管理人员要充分利用档案为领导决策做参谋，同时做好服务工作，为各业务部门的工作开展提供便利，推进将档案工作列入本单位规划中。

    此外，档案部门还要做好与业务部门（档案形成部门）的沟通工作，及时提醒对方移交归档，如经沟通及书面邮件提醒后，拒不按时移交档案或者移交档案不全的部门，可以进行企业内部邮件通报或根据考核制度进行绩效扣分，以达到确保档案应归尽归的实际效果。

    （二）完善档案交接手续

    首先是老员工离职之前进行工作交接时，必须将所有档案移交至档案室方可离职。在具体执行上，以笔者所在单位为例，我们在离职申请单上设置了档案手续办理一栏，如档案未移交齐全或者存在借阅档案未归还等情况的，档案管理人员有权不予签字，这样就确保了本单位的档案不流失。在新员工接手之后，我们会对其进行单独的沟通和培训，并将其所在部门的归档范围、归档时间、归档要求等以邮件形式告知，确保档案移交工作不断档。

    （三）确定科学合理的归档制度

    当前企业的变化日新月异，以笔者单位为例，组织机构调整及伴随的业务范围调整时有发生，或者伴随企业扩张和发展壮大而不断产生新部门、新子公司等，因此需要及时调整归档范围，确保归档制度科学合理且具可操作性，具体实施上可分为以下两点：

    一是制定档案收集制度时，要及时与相关业务部门或档案形成部门进行沟通，征求其意见后，再定稿。对于已定稿的档案收集制度，则必须认真贯彻执行。如有任何不明白的地方，业务部门或档案形成部门可向档案管理人员随时咨询，但必须确保按时、保质保量移交档案。

    二是对于档案收集范围很清楚，但在具体业务过程中并未形成书面材料的问题，则需要从源头抓起。以笔者的工作实践举例说明，对于园区大型设备的巡检，需要设备保养部门在日常工作中就制定“仪器设备巡检记录表”等文本；对于基建项目的工地巡查等，制定“工地检查记录表”或“***项目日报”，在进行定期或不定期的巡视中，填写并签字。

    （四）多措并举，与档案形成部门完美配合

    对于客观原因造成的拒不归档，第一，企业档案管理部门积极主动催要，在归档日期前，主动发邮件给相关部门，提醒其按照档案管理制度规定的时间进行移交归档；第二，对于催收之后仍不移交的，在文件移交月过后，对本年度各部门移交情况（比如移交的及时性、完整性、移交数量）进行邮件通报，提出改进和不妥之处，以敦促各部门配合下一年度的移交归档工作；第三，对于觉得档案移交手续复杂的部门，加强对其立卷归档的指导和监督，积极主动提供帮助，必要时，也可承担部分文件的立卷任务；第四，发挥档案管理部门的主观能动作用，采取必要的控制措施，及时了解、掌握单位工作动向，对某些重要活动的文件可跟踪收集。以笔者所在单位为例，对于领导出国考察等重大活动，均采取跟踪收集方式。

    对于主观原因造成的档案收集不上来的问题，则需要有针对性地与该部门的人员进行沟通，消除顾虑，改变其观念，让其认识到存档的重要性。以笔者所在单位为例，首先，对于担心档案管理部门泄密的，我们通過定期培训活动增强档案形成部门兼职档案人员或文档管理人员对档案管理工作的了解，帮助其打消顾虑。其次，通过多种行之有效的宣传方式，广泛宣传档案收集的意义和政策，具体做法是：我们将集团各部门的归档范围印刷成了三折页，并印制了档案科普漫画宣传小手册，所有兼职档案人员人手一份，同时制作H5视频。实践证明，这些方式已初步取得成效。

    综上所述，档案收集作为档案整个管理环节的首要环节，意义重大。在企业日后的发展中，一方面企业高层领导要增强档案意识，把档案收集工作纳入年度规划中，常抓不懈；另一方面档案管理人员也要不断提高自身业务素质，并创造性地开展档案收集工作。档案事业“功在当代，利在千秋”，在发展过程中，企业只有高度重视档案收集工作，才能助力再创新辉煌！

    参考文献：

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    作者单位：中德联合集团有限公司