智慧法院背景下档案管理模式创新研究

    冷立新 张卫东 李海军

    摘要：诉讼档案是法院审判活动的真实原始记录，也是当前智慧法院建设的重要数据支撑。本文以珲春市人民法院实施的“i-聚能”“诉讼档案单套制”“人工智能+法院”三重创新模式为例，剖析了智慧法院建设背景下诉讼档案管理模式的创新视角及创新机理，为相关机构开展实践探索提供参考与借鉴。

    关键词：智慧法院诉讼档案单套制档案管理

    智慧法院是指人民法院依托大数据、人工智能等先进的信息技术而搭建起来的智慧化法院管理形态，其目的是通过提升立案、审理等环节的智能化水平，以推进审判体系的科学化与高效化，以规范司法公开，[1]确保司法为民、公正司法。智慧法院的建设范式是与数字时代发展理念相契合的，是与诉讼档案的规范化管理相匹配的。随着全国各级法院开展智慧法院建设的步伐不断加快，在新的技术环境和组织结构中，传统的档案管理模式受到极大的挑战。吉林省珲春市人民法院在电子案卷管理模式方面积累了宝贵的实践经验，探索出了一些具有创新性、示范性的先进做法。吉林省珲春市人民法院先后被确定为“吉林绩效型智慧法院”试点单位、“电子卷宗随案同步生成和深度应用”试点单位和“以电子档案为主，纸质档案为辅的案件归档方式”试点单位。在智慧法院的建设语境下，珲春市人民法院坚持数字时代创新发展理念，从机构创新、制度创新和技术创新的视角打造了一系列具备推广价值的诉讼档案管理模式。一、机构创新：“i-聚能”模式

    （一）提出背景

    传统的诉讼档案管理机构模式越来越难以与智慧法院的时代背景相匹配，主要原因有两个。第一，诉讼档案数量规模日渐庞大。近几年，在经济飞速发展和法制建设不断完善的基础上，人民群众的法律意识也在逐渐增强，在处理日常生活中的经济纠纷与社会矛盾时，越来越多的群众选择拿起法律的武器来维护自身的权益，这就导致受理案件的逐渐增多，加之诉讼档案保管期限大多为长期或永久的管理规定，最终使各个法院陷入诉讼档案数量激增的困境。第二，诉讼档案类型多元且复杂。随着涉外案件的不断增加，法院受理的案件类型也日益呈现出复杂化的特征，这也意味着诉讼档案类别多元化趋势的增强。这些都为法院带来了巨大的审执压力，也对诉讼资料的收集、整理、归档、利用及保管等环节提出了更高的要求。面对“档多人少”的困境，[2]智慧法院背景下的档案管理需从机构改革入手，以实现诉讼档案效力的聚能。

    （二）机构创新

    “i-聚能”创新管理模式旨在通过审判辅助工作的集约化管理，提升审判效率，其最终目的是打造无纸化办案新模式，是智慧法院背景下的诉讼档案管理机构创新模式，主要通过“1+2+2+6”创新机制来体现[3]：

    1.一个中心。诉讼档案是诉讼过程的原始记录，具备真实性、可靠性等特点，因此，对诉讼档案的开发利用一直以来都是法院建设的一项重要内容。传统的诉讼档案管理工作是在严格的程序规定下运行的：在结案后，由案卷承办单位整理案卷，并于相应时间段移交给档案部门；档案管理部门在接收审判业务部门移交的诉讼档案后，方可开展案卷质量把控、诉讼材料装订检查、诉讼档案完整性把关等一系列管理活动。但是，传统诉讼档案管理工作周期较长，且主要基于纸质载体的方式与智慧法院建设的理念不太相符，需要变革，“无纸化办案聚能中心”恰恰是变革的切入点。无纸化办案聚能中心除配备订卷员、评查员等，还集中统一配备若干名档案员，这意味着档案工作的提前介入，档案工作人员在案卷形成源头就对诉讼材料的完整性、规范性进行把控。

    2.两个枢纽。这是指“云柜”和“智库”两个枢纽，聚焦于电子卷宗的收转和存储功能。诉讼档案的准确、完整是保证法官审判案件质量的关键所在，云柜利用材料收转系统，实时补充及更新与案件相关的诉讼材料，并通过短信平台及社交媒体平台实时提醒法官，一定程度上确保了法官审判案件的质量。在智慧法院的建设背景下，诸多法院都已经尝试利用电子诉讼档案来提高审判效率，所以诉讼档案的安全性问题不再拘泥于纸质诉讼档案防火、防潮等传统问题，而转向了电子诉讼档案的长期可读、安全保存等新型问题。利用智库，为诉讼档案建立统一的管理标准，并依托于物联网科技手段，创建智能管理平台，对诉讼档案的接收、存储等诸多环节全程记录跟踪，以达到确保诉讼档案全程安全存储的目的。

    3.两个终端。这是指“智慧庭审终端”和“智能文书编写终端”。庭審纪实和裁判文书都是电子诉讼档案的重要组成部分，且庭审笔录是除庭审录音录像外，重塑庭审现场活动的重要诉讼档案。智慧庭审终端利用大数据等先进技术，自动生成庭审笔录，提高了庭审纪实诉讼档案的准确性和完整性；智能文书编写终端运用OCR等技术帮助员额法官提高裁判文书的撰写速度，并为其提供证据标注功能，保证了文书格式的规范性，以便于后续裁判文书诉讼档案的监督和管理。

    4.六个环节。这是指从立案、送达、审理、结案、评查和归档六个环节实现全流程网上无纸化办案。诉讼档案是伴随着法院的审判活动而逐步形成的，涵盖了立案、审理等阶段所形成的所有诉讼材料。从这六个环节入手，合理配置管理人员，将审判全流程中的审判辅助性工作聚能于一处，由专业团队集约化完成，使得电子诉讼档案的制作更加高质、高效，入库更加安全、完整。依托信息化技术手段完善诉讼档案借阅功能，进一步推动了诉讼档案的多维深度应用，优化了法官和诉讼参与人的审判体验过程，合理地发挥了诉讼档案的应用价值。二、制度创新：“诉讼档案单套制”模式

    （一）提出背景

    传统的“双套制”管理模式弊端显露，不利于各级法院践行智慧法院理念，主要原因有四个。其一，诉讼档案数量呈井喷式增长趋势，且档案种类繁多、格式各异，“双套制”的管理技术难以实现诉讼档案的有效管理。其二，电子与纸质诉讼档案同时保存的归档管理模式，耗费了巨大的人力、物力和财力，不仅增加了“移交机关”和“档案部门”的工作难度和管理压力，还造成了资源重复建设和浪费。其三，纸质与电子诉讼档案长期并行，不利于电子诉讼档案在现行期内实时利用与发布，加之元数据体系的缺失，导致电子诉讼文件的档案属性和证据力弱化，使其面临沦为纸质诉讼档案数字化保存副本的风险，难以真正发挥电子诉讼档案的效力。其四，在“双套制”的制度背景下，法院档案部门难以革新管理观念，阻碍了新时代背景下智慧法院无纸化办公模式的实现。面对“双套制”管理制度的多重阻碍，且在电子文件可信技术与配置方法逐渐完善的基础上，在国际“单套制”理论与实践体系日益丰富的背景下，实行“诉讼档案单套制”管理模式的时机已经来临。

    （二）制度创新

    我们可从资源体系、推进路径和技术架构三个方面入手，积极探索智慧法院背景下“诉讼档案单套制”创新模式的实践机制。

    1.资源体系。诉讼档案单套制的实践落地，需要完善、标准的数字档案资源体系做支撑。首先，保证原生电子诉讼档案连续可信。电子诉讼档案的形成基于完整的诉讼案件，是立案到结案诉讼材料的集合，涵盖了案件的全流程，因此电子诉讼档案应该是一个完整的有机整体，不可缺失任一环节中的任一材料，极其注重连续性。另外，诉讼档案的真实可信是维护诉讼参与人合法权益的基础和前提。[4]因此，利用物联网、大数据等技术实现立案、审判、评查、结案等各个环节的完整记录，且采用追踪等技术，保证案件材料流转有痕，是确保原生电子诉讼档案的连续性和安全性的前提。其次，落实历史诉讼档案数字化工作。诉讼档案的数字化建设使得诉讼档案信息的收集、整理、利用等环节连为一个整体，有利于提高诉讼档案信息共享程度。另外，历史档案数字形态的转换，推动了法院档案管理理念、方法、流程和工具的数字化转型，提高了历史诉讼档案应用的便利性、安全性和保密性，促进了档案利用方式的多元化，深度发挥了历史诉讼档案的应用价值。因此，全面推行历史诉讼档案数字化工作是建构诉讼档案单套制资源体系的重要组成部分。

    2.推进路径。诉讼档案单套制推进路径及实施步骤的规划，需要紧密围绕当前的司法实践进程，以符合智慧法院建设的内在规律。首先，按照诉讼执行活动的类型，将电子诉讼档案单套制管理辐射范围内的电子诉讼材料划分为四大类别，即民商事案件诉讼档案、行政案件诉讼档案、刑事案件诉讼档案和执行案件诉讼档案。其次，考虑案件类别的层次性和案件卷宗随案同步生成的落地实况，采用“分阶段-全覆盖”的推进策略，确定诉讼档案单套制的推进路径如下：先行推进民商事案件和行政案件诉讼档案的单套制应用，再行覆盖执行案件诉讼档案，并囊括刑事案件诉讼档案，最终实现所有类别案件诉讼档案的全面深度覆盖。

    3.技术架构。技术应用的合理布局和总体架构，是电子诉讼档案全流程具备真实性、完整性、有效性、安全性和适用性的保障，是诉讼档案单套制创新管理模式良性运转的基础。在诉讼档案单套制技术系统的总体布局上，以需求为导向，将区块链、CA认证、电子签名、大数据等技术嵌入诉讼执行活动的全过程中，为办案提供诉状生成一体机、电子签名机等技术设备，并构架电子诉讼材料全流程管理系统、电子诉讼档案管理系统等，以推进技术创新在诉讼档案单套制实践中的深度应用。[5]三、技术创新：“人工智能+法院”模式

    （一）提出背景

    “人工智能+法院”模式的提出与深入应用是基于一定条件的。第一，神经网络技术的支持。神经网络技术作为人工智能的关键技术之一，是人工智能应用于法院建设的有力支撑。人类活动离不开神经系统的支持，它赋予了人类感知功能，而神经网络技术的发展又与神经系统密不可分，基于神经网络技术的法院审判逻辑是对人类神经逻辑系统的高度模拟，这就使得人工智能环境下的法院审判推理逻辑更加精准与科学。第二，智慧法院建设的现实需求。在智慧法院的建设构架中，人工智能技术被应用于审判、决策等司法活动场景中，是驱动智慧法院建设的原动力之一，有利于促进法院审判体系及审判能力更加智慧化。第三，宏观政策体系的推动。自《新一代人工智能发展规划》推出以来，人工智能已被划入国家发展的总体布局与创新战略之中，随后“人工智能+”模式被广泛应用于各行各业，并在领域专家的研究与布局下，在相应的领域发挥出一定的作用。在司法领域中，人工智能的应用也被列入规章制度的建设范围之内，继而“人工智能+法院”模式也被广泛应用于各级司法机关，且不同的司法机关根据自身司法实践的特殊性建立了形式各异的人工智能审判系统。在神经网络技术支持、智慧法院建设需求与宏观政策体系推动的三重背景下，积极拓展人工智能在司法审判领域的应用场景成为可能。

    （二）技术创新

    人工智能的发展在一定程度上推动了档案研究的深化[6]和档案知识体系的重构[7]，“人工智能+法院”模式基于对诉讼档案数据的挖掘与研究，在“诉讼、裁判的预测及监督”“管理辅助系统的智能化”两方面具有创新实践意义。

    1.诉讼、裁判的预测及监督。预测是指基于人工智能技术对海量诉讼档案数据的案件情节特征进行识别，并对案件记录结果进行提取，通过相应的智能算法模型，建立一定的类案预测机制。法院应用人工智能技术预测机制主要体现在两个方面。一是针对当事人的诉讼预测。基于自助设计理念安装自动诉讼服务一体机，依据诉讼当事人的互动关键点及问答事实，为其提供诉前风险评估、类案查询等参考服务，并通过智能诉状生成系统为其提供智能诉状生成服务。二是针对法官的裁判预测。首先，在诉讼当事人进行诉讼之前，通过线上和线下的评估及调解，预测案件类型；其次，基于人工智能系统终端自动识别案件原因、地域等因素，将不同类型的案件分流至专业化审判团队，主要包括涉外案件、家事案件等；最后，依据历史诉讼档案记录，自动预测新生案件的繁简程度，并将简单案件推送至速裁审判法官，将烦琐的案件推送至综合审判法官。三次分流，三重预测，充分发挥了人工智能技术对历史诉讼档案智能学习的功能，为法官裁判预测提速，优化司法诉讼档案资源与人力资源的合理配置。另外，在法官进行具体案件的裁决过程中，通过智能预测模型，可自动提取法官提交的关键词，帮助法官实时匹配类似案件，并推送相关法条，为法官提供相应的诉讼档案支持，进而达到预测实体裁判的目的。监督是基于预测分析的预警判断机制，往往与人工智能技术下的预测机制相伴而生，是对裁判尺度的把控，以防止同案不同判的现象发生。

    2.管理辅助系统的智能化。以电子化、数据化的诉讼档案数据为支撑，建立统一的诉讼档案数据管理标准，基于人工智能技术的内在逻辑，實现查阅、绩效、审判等管理辅助系统的智能化。在“人工智能+法院”的智慧化模式下，管理辅助系统的智能化体现在法院管理的方方面面，比如查阅智能化与绩效智能化。第一，查阅智能化。在硬件设施方面，建立智慧诉讼服务中心，设立专门的电子诉讼档案查阅区，通过智能化手段，与诉讼当事人的身份证信息对接；在档案管理人员审核检验合格的前提下，诉讼当事人可在规定的时间内查阅所需电子诉讼档案数据，且所查阅的电子诉讼档案数据自动生成借阅水印，以简化查阅环节。另外，诉讼代理人可通过调阅码智能链接电子诉讼档案查阅数据。第二，绩效智能化。科学评估法官绩效是保证法官脱离角色超载、角色冲突、角色紧张困境的有效手段，也是提高法官审判水平的基础保障，在智慧法院的建设场景内，建立智能化绩效管理平台，自动采集法官绩效的相应数据，并在线生成业绩考核档案，以保证全流程绩效数据的完整性、合理性和科学性。

    i-聚能模式解决了传统档案管理模式中案卷形成与积累由业务人员办理的诸多难题。电子案卷超前管理，单独成立一个新的机构，依托智慧法院的便利，加强了对电子案卷的管理，有效保证了案卷质量，减轻了办案人员的压力，极大地提高了管理效率。单套制管理模式加强了对原生电子案卷的管理，通过技术方案的实施，保障了电子案卷的真实性、可靠性，节省了人力、物力，在法院系统具有一定的示范效应。人工智能的应用模式使得诉讼档案的原始形态由信息设备生成，积累了大量可识别、可计算的数据，为基于诉讼档案的大数据分析，提供了资源基础和技术基础。

    注释及参考文献：

    [1]李晓瑜.“智慧法院”背景下的失信惩戒档案公开与隐私保护[J].山西档案，2018（2）：127-129.

    [2]李肖慧，白巍，王利军.人民法院智慧档案室研究与实践[J].北京档案，2015（3）：29-31.

    [3]张晔瑶，李娜.吉林珲春：边疆法院的智慧之举——打响全流程无纸化办公发令枪[EB/OL].[2019-12-12]. http： // ybhcfy. chinacourt. gov. cn/article/detail/2018/10/ id/3540186.shtml.

    [4]王子英.浅谈诉讼档案特点和作用[J].北京档案，1987（4）：25-26.

    [5]冷立新，李海军，张晔瑶，张卫东.电子档案单套制管理的实践探索——基于珲春法院的案例研究[J].兰台世界，2019（4）：35-37.

    [6]倪丽娟.改革开放四十年档案学研究路径拓展及其启示[J].档案学研究，2019（2）：20-24.

    [7]陈辉.智能化社会档案价值实现新路径与档案知识体系重构探析[J].档案学研究，2018（4）：13-17.

    作者单位：1.吉林省珲春市人民法院2.吉林大学管理学院