浅谈档案管理数字化

    魏清

    摘要：进入二十一世纪以来，随着社会的进步，科学技术和信息技术的高速发展，“互联网+”的直接推动了中国云计算、大数据、物联网等创新技术的诞生和发展，人类步入一个新时代的纪元--“大数据时代”。而在“大数据时代”下传统的档案管理迫切需要经历涅槃式重构，打破成旧、落后、繁重的管理格局，与大数据时代接轨，重构档案管理生态，实现档案管理数字化已成为大数据时代下的必然选择。本文主要针对档案管理数字化建设进行相应的分析和探讨。

    关键词：档案;数字化;管理

    进入二十一世纪以来，随着社会的进步，“科学技术和信息技术的高速发展，“互联网+”的直接推动了中国云计算、大数据、物联网等创新技术的诞生和发展，中国自此也正在悄然进入一个新的时代革命，使人类步入一个新时代的纪元—大数据时代。然而在大数据时代下传统的档案管理迫切需要经历涅槃式重构，打破成旧、落后、繁重的管理格局，与大数据时代接轨，重构档案管理生态，实现档案管理数字化已成为大数据时代下的必然选择。

    一、档案管理数字化的意义

    （一）实现档案管理稳定最大化

    只要人在社会生活的过程中就会有各种记录，档案的组成也是由组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。可以说人从生到死都离不开档案，从大学毕业到参加工作，从办理退休直至最后死亡，每一项都是和档案息息相关，每一项都是以档案记载为唯一标准的，因此档案管理的重要性就可见一斑了。

    传统的档案还是以纸质版的为主，所有的内容都是记录在纸上的，但是随着时间的推移，纸质档案会出现字体慢慢模糊或消失的窘境。我国的人口基数不断增大，纸质版档案数量也在不断的上升，那么相应配套的人力、物力、财力等措施也要增加，尤其是在企业改制的过程中，一些单位的档案管理人员的某些不规范的操作，致使个别人员的档案丢失亦或是由于管理疏忽导致火灾等安全事故导致档案损毁的等情况，这也大大增加了档案管理的难度。

    （二）为各部门实行网上联合办公提供更加便捷的条件

    档案管理数字化是通过互联网、局域网、政务网、内部网等进行高效检索，提高各档案业务部门的服务水平，实现档案数据的互通、互联等数据共享，为档案面向全社会服务大众及其自身内部管理提供了更为严苛全面的要求。这既符合大数据高科技时代，又符合党中央一次次提出要简化各种行政审批手续，让百姓办事最多跑一趟的要求。

    （三）追上现代社会的多元化、信息化、科技化、国家化的特征

    这就在客观上要求我们的档案管理也要有多元化、信息化、科技化、国家化的特征。现代社会不再是闭门造车的时代，更多的开放性、包容性、创造性，这就要求我们的档案管理也应跟上高铁速度，加快完善将纸质版的档案转换过渡到信息化管理，加快音频、图像、视听资料的建档立卡，加大硬件的资金投入力度，加快专业化档案管理人才的培育。

    二、档案管理数字化存在的问题

    （一）数字化档案储存的安全性问题

    随着互联网行业持续稳健发展，各项新技术在加速经济社会各领域深度融合的同时，也使得网络安全面临更大的挑战。在刚刚过去的2017年，一种名为“想哭”的勒索病毒袭击全球150多个国家和地区，影响领域包括政府部门、医疗服务、公共交通、邮政、通信和汽车制造业。互联网安全问题再一次的进入大众的视野。互联网犹如一把双刃剑，如何能够利用好并且确保这个庞大存储量和海量数字化信息库资源的安全性也是我们迫切要解决的问题。

    （二）数字化档案保存的长久性问题

    面对档案数据的庞大性、复杂性、多样性，政府或企业预算投入的方面也存在问题。虽然说很多的企事业单位已经有专门的档案管理人员，可从目前来看配备的大多都不是档案的专业性人才，另一方面在资金投入方面也还存在着很大的差距，所以从目前来看档案数字化的实现“软”“硬”条件还都尚不成熟。虽已有个别地方会实现档案的数字化，但另一方面还是会有依赖于纸质档案建立的基础之上。另外在如何处理海量数字档案资源长久保存和备份等这些新问题上也是我们亟待解决的问题。

    （三）数字化档案管理的保密性问题

    档案管理安全性问题说大不大，说小不小，大可到民生关乎着社会的和谐稳定，小到关系到百姓生活中息息相关的点点滴滴，所以档案的处理涉及到如何运用法律法规约束来规范档案数字化管理。要依照相关的档案管理办法等文件，制定具体的操作办法和措施，规范和指导各级档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障各级档案信息化建设规范化、标准化和制度化。在人员方面要提高管理人员的保密意识，规范保密工作程序，提高工作人员的相关业务能力。

    三、完善档案管理数字化的措施

    （一）应建立完善档案管理的专用电脑或系统的建设

    电脑或系统应禁止网络联网，并且对专员配备秘钥，登录电脑或系统要进行身份识别，确保一人一账号配备专人管理。这样可以防止网络病毒的入侵，从而保障数字化档案的安全，从源头上保证档案信息的安全性。考虑到网络安全面临的现实影响和威胁，我们应在建立完善的网络安全管理制度的基础上，对网络系统和数据进行备份，避免因外界因素导致数据损坏或丢失。

    （二）对储存档案的电脑进行封闭式管理，严禁使用电脑进行除查询、录入、消除档案等其他一切活动

    档案管理人员应经过严格培训，不定期要开展相关政策法规的培训班，增强管理人员的保密意识，增强管理人员的职业素养、提高管理人员的自身素质，建设一支高标准严要求的档案数字化管理人员队伍。

    （三）将档案管理人员纳入涉密人员范围之内，不定期对档案管理人员进行《保密法》、《刑法》等相关法律培训与学习

    完善对档案管理人员的管理制度，提高档案管理人员入职门槛，引进档案管理方面专业性人才。从而从人员配备上保证档案管理数字化的实现。

    随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表現出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案管理数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案管理数字化的进程。

    参考文献：

    [1]郭婉强，浅谈档案数字化建设的作用和意义[J].工作指导;2017年03期.

    [2]钱杰生，谈档案管理数字化的意义[J].东南大学学报，2016年10期.

    [3]李涛，如何做好大数据时代的档案管理工作[J].黑龙江档案. 2016年06期.