关于加强和改进干部档案管理工作的几点思考

    甄哲

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-097-02

    摘 要 档案管理无小事，关乎企业干部任用和企业发展大计，干部人事档案既是干部个人履历的直接体现，又是组织在选拔任用干部时的重要凭证。因此，加强和改进干部档案管理 工作，就必须要严把档案审核关，强化档案审核内容。本文以中铁上海工程局集团第二工程有限公司干部档案管理为例，试论加强和改进干部档案管理工作的重要性。

    关键词 党员干部 档案管理 遵章守纪 监督检查

    公司在干部档案管理过程中，要牢记使命，把握原则，干部人事档案工作必须坚持党管干部、党管人才；依规依法、全面从严；分级负责、集中管理；真实准确、完整规范；方便利用，安全保密。强化干部人事档案管理，提升干部人事档案工作质量，切实把全面从严治党要求贯彻和体现到干部人事档案工作之中。

    一、建立一支强有力的档案管理队伍 切实提高干部档案内容建设质量

    1.现代公司要做好干部档案管理工作，是企业发展的需要，也是提升干部阶段战斗力的需要，要做好干部人事档案的管理工作，就需要积极打造一支 " 政治过硬、业务过硬、纪律过硬 "的干部人事档案管理人员队伍才是关键，从而保障干部队伍政治过硬。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础和依据。

    2.从事干部人事档案管理的同志必须政治过硬，必须立场坚定、实事求是，必须在政治立场、政治方向、政治原则和整治道路上同党中央保持高度一致。在工作中决不允许存在一丝一毫的懈怠，更不允许出现以权谋私、公私不分的现象，这也是从事好干部人事档案管理工作的首要前提。

    3.业务过硬。业务能力是评判一个人工作的重要标准，更是做好干部人事档案管理工作不可或缺的条件。干部人事档案管理人员必须具有过硬的业务素质，必须熟练掌握干部人事档案各个环节的工作，各项业务必须做到“熟记于心”。

    4.在干部人事档案数字化过程中，必须严格规范从档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换到数据备份和安全管理等各个环节的工作，必须保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，必须保证与纸质档案一致。要做好对下级机关的工作指导作用，要做到有求必应，有问必答，认真做好答疑解惑工作。

    5.提高干部档案 内容建设，就需要一支纪律过硬的档案管理团队。要严格遵守干部人事档案管理的纪律和规定，必须做到不该说的不说，不该做的不做，必须保证干部人事档案的完整，并且能够客观、公正的反映每名同志的基本情况，为各级组织选拔、利用人才提供可靠依据。

    二、强化干部档案管理制度 扎实开展干部档案管理工作

    1.干部人事档案工作要严格专项审核，坚持把严格开展干部人事档案专项审核作为提升干部人事档案工作质量的重要手段。严格開展集中审核。坚决整治档案造假。对专审中发现的干部档案造假问题进行严肃查处，切实维护了干部档案的公信力和严肃性。巩固拓展专审成果。

    2.干部档案管理要严格做好收集归档工作，要严把干部档案材料入口，要明确档案材料收集归档范围，明确档案材料审核接收标准；对干部“三龄二历一身份”不明确的不收、档案资料不完善的不收、档案整理不规范的不收、材料信息存疑的不收，严格做到入库干部档案材料齐全、分类准确、编排有序、装订整齐。

    3.公司主管档案的人事部门要结合选人用人专项检查、干部关键信息查核等开展自查和整改，严格科学管理，运用数字化加工技术对干部档案原始历史资料以图像形式进行固化，最大程度保留档案材料原貌，推动干部档案工作提质增效。制定干部档案数字化工作规范，定期做好新增纸质档案材料的收集、整理和数字化加工，确保纸质档案内容与数字化档案内容完全一致。

    4.要认真落实从严管理干部档案要求，结合实际制定干部档案管理人员规范，材料分类标准、收集鉴别规定、归档整理规定，档案入库审核规范、保管、查借阅、转递、保密制度等，明确干部档案管理各个环节工作要求。印制发放干部档案管理工作流程手册，列出资料清单，提供高效便捷的档案查借阅服务。

    5.干部选拔任用要“凡提必审”、机关事业单位参保人员信息确认、退（离）休干部信息登记、退役军人和其他优抚对象信息采集等提供档案查借阅服务，有效发挥干部档案的资政作用。从而加强企业各级干部人事档案管理，逐步推进人事档案管理工作制度化、规范化、科学化，扎实开展干部档案管理工作。

    三、开展干部档案自查自纠工作 全面提升干部人事档案工作质量

    1.要组织专人对公司干部人事档案进行集中整理，开展档案管理情况自查自纠工作，对发现材料不全的及时补齐，对材料前后矛盾的及时补充证明材料，对材料不真实的予以清退，避免材料在内容、质量、真实性等方面出现问题，确保人事档案材料内容完整、归档及时、使用方便。

    2.按照档案管理要求，公司人事部门要对干部档案“三龄两历一身份”进行重新确定，同步更换档案盒，对装订后的干部档案进行统一编号并打印新目录，确保整个干部职工队伍的年龄、学历、政治面貌、专业技术职称和家庭社会关系等基本情况真实完整。同时，安排镇纪委对每卷人事档案进行“回头看”，确保日常管理不缺位。

    3.根据上级要求，结合企业实际，制定干部人事档案材料收集、整理工作程序及档案卷宗整理、审核等工作标准。进一步完善干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作的一系列制度，并敦促抓落实相关制度，全面提升干部人事档案工作质量。

    4.启动干部全员档案规范化管理工作，对干部档案进行全员备案。干部档案由基础档案、年度更新档案及其他组成，具体细化为履历材料、学历材料、入党材料、学历（培训）材料、奖惩材料、任免文件等归档内容。其中《干部履历表》由干部本人如实填写，统一签字上报镇党建办审查，党建办对照党员数据库、相关文件等逐一进行审核，同时对所有材料全面收集归类，确保每名干部档案信息真实、可靠、完整。

    5.建立健全干部档案日常管理制度，档案查（借）阅登记、管理员职责、保密安全等相关制度，做到手续完备、登记齐全，台帐记载及时。同时还高效合理利用干部档案，将干部档案作为落实干部待遇等工作的决策依据，充分发挥干部档案实用性。建立规范化的干部档案，形成领导重视、制度健全、设施完备、管理严格的良好运行格局。

    四、进一步完善公司干部档案管理工作 确保干部档案工作取得实效

    1.企业人事部门要定期对干部职务变动、学历培训、奖励处分、违法违纪、年度民主评议等情况进行实时更新，及时将工作中形成的各种材料补充到村干部人事档案中，实现动态化管理。从而进一步完善干部档案，提升干部归属感。

    2.要充分发挥新形势下干部人事档案作用，严格执行干部人事档案审核制度，建强干部人事档案人员管理队伍，提高管档人员业务水平和工作能力，努力建设一支爱岗敬业、默默奉献、富有“安、专、迷”精神的专业化管档队伍。

    3.要确保干部档案收集归档严谨化。制定详细的档案材料整理审核标准，指派业务精、有经验的同志专项负责，进一步拓宽档案审核内容。 及时将材料缺失反馈至各单位进行收集追补，逐一核查认定有误信息，纠正倒装、漏装、重装问题。同时采取初审和复审交叉进行、分管领导抽查的方式，层层把关审查，基础建设标准化。

    4.推动实施档案数字化建设，落实专项资金和办公场所，按照“五室分开”要求，注重功能分区，规划设置库房、查阅室、微机室、办公室和储藏室。明确管理员职责，定期对管理员进行计算机应用新技术、新设备、新方法等方面的培训，提高其运用现代化技术能力和电子档案利用率。

    5.按照干部档案管理相关规定，企业人事部门要及时清理干部档案的种类、数量、归属，进一步明确科级领导干部、事业中层干部、一般干部、系统内干部档案管理权限，落实管理责任。制定完善干部人事档案材料收集制度、查（借）阅制度、保密制度、责任追究制度等，组织开展档案管理培训工作，增强各单位干部做档案工作的能力和业务水平。

    五、要规范廉政档案建设 把好干部成长“廉洁关”

    1.干部人事档案管理信息化是组织系统信息化工作的重要组成部分。新形势下，构建安全、便捷、共享、高效的干部人事数字化档案网络，有利于实现业务部门与档案部门的“双赢”。因此，要坚持从实际出发，以业务应用为导向，逐步建设适应发展的信息化系统，不断提高干部人事档案工作水平。

    2.干部档案要精准采集，严格审核，把好“入口关”。建立健全干部人事档案信息化管理体系是一项系统性工程，准确的数据源是基础。基础不牢，地动山摇。把好入口关，一方面要严格采集程序，准确录入干部的基本信息、学历、职称等固定信息，将现有纸质档案转化为直观化的电子图片文档，确保干部人事档案的完整性。

    3.要进行严格的材料鉴定审核，对造假一律实行“零容忍”，确保干部人事档案的权威性。实现全程跟踪，动态管理，种好“责任田”。要选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理员，及时录入、随时更新干部的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息，立体反映干部“德能勤绩廉”情况。

    4.要严明纪律，加强监管，练好“严字诀”。要从根本上铲除干部人事檔案造假滋生的土壤：要明确工作纪律。坚持干部人事档案“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”，全面规范档案系统的管理和使用；严设查阅权限。通过专人负责，授权开放，在保证信息安全的同时，防止篡改与伪造；强化日常监督。构建全方位多维度立体化的监督体系，以科学、规范、严密的督查制度来保证系统的可靠运行。

    5.要认真贯彻落实纪委监委相关部署，积极推进廉政档案建设工作。通过分步骤实施、动态化更新、全覆盖管理，摸清干部“廉情”底数，完善干部监督管理机制。廉政档案内容包括干部基本信息、履历、近三年度考核情况、家庭主要成员及重要社会关系，本人及配偶子女出国（境）情况、操办喜庆及丧葬事宜情况，同时将组织处理、党纪政务处分等情况纳入廉政档案，做到内容全覆盖。

    六、结语

    领导干部档案管理工作，要做到一人一档，专柜存放，实行纸质档案和电子档案“双档案”的管理制度，要由本人亲笔逐项填写。建档后每年更新一次，随时补充更新资料，实现档案管理规范化、制度化，做到目录清晰，管理规范。让领导干部档案准确无误，也为企业发展建成一支强有力的干部队伍。

    参考文献：

    [1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（10）：48-50

    [2]陈永生.大数据背景下的数字档案馆与档案数字化建设[J].广东档案，2013.

    [3]兰祝刚，刘在国.大数据时代给档案管理带来的挑战与机遇[N].中国档案报，2013-11-29.

    [4]王兰成.刘晓亮，网上数字档案大数据分析中的知识挖掘技术研究[J].浙江档案，2013（10）：14.

    [5]周枫.大数据时代档案馆的特征及发展策略[J].档案与建设，2013（8）：6-9.