基于信息链角度分析人工智能在档案馆的应用前景

    胡国强 杨彦荣 李高峰

    摘要：近几年，人工智能技术在全球范围内引发了一股热潮，已成为推动全球各领域发展的重要力量。本文阐述了人工智能技术在档案馆的发展历程，从档案管理信息链角度出发，结合人工智能的技术优势，提出了融合人工智能技术的“档案信息智能获取一档案信息智能分类一档案信息智能挖掘一档案信息安全存储一档案信息智能推送”信息链，并详细分析了信息链中各环节的应用前景。

    关键词：人工智能 档案馆 应用

    人工智能（Artificial Intelligence）技术用来模拟、延伸和扩展人的智能，目的在于理解自然智能奥秘，创制人工智能机器，增强人类智力能力。近几年，随着人工智能技术的不断发展，人工智能正在全球多个领域内迎来新一轮的创新与变革，推进了不同领域中智能化的进程。国内学者将人工智能应用于社会各个领域，分析了人工智能对社会各个领域的影响。从已有研究来看，人工智能应用于档案馆业务研究的成果甚少，当前仅涉及人工智能应用于人事档案管理、林州方言建档、档案日常工作、智慧档案馆的研究。与此对应的是，人工智能技术对数据处理及数据服务产生了变革性影响，档案馆要进一步发展，必定离不开人工智能技术的深度支持。本文拟从信息链角度分析人工智能技术对档案管理工作的智能化变革。

    一、人工智能在档案馆的应用

    人工智能技术被划分为两类：一类是通过特定的技术制造智能机器：另一类是通过智能化手段解决复杂问题。本文主要介绍第二类人工智能技术在档案馆领域的应用。第二类人工智能技术包含自然语言处理、人工神经网络、模式识别、专家系统、机器学习、多Agent系统、智能决策系统、自动定理证明、智能搜索等技术。它在国内档案领域内，也有了一部分应用探索，如太仓市档案馆利用多Agent系统，实现了档案信息智能检索，缩短了检索时间，提高了检索速度;沙洲分析了人工智能在档案工作中的应用，并提出了具体的应对策略;有些企业利用人工智能的信息处理能力，解决了企业档案管理中的难题，实现了企业档案智能化管理。在以上研究的基础上，本文从信息链角度出发，结合人工智能技术，研究了人工智能技术给档案管理工作带来的具体变化。

    二、基于人工智能技术的档案馆信息链的提出

    档案管理工作的传统环节包括档案收集、管理、保存、利用等。从信息链的角度来看，档案管理工作则可划分为“档案信息获取→档案信息分类→档案信息挖掘→档案信息存储→档案信息推送”这种信息链。为了提高档案工作管理水平，提升档案工作服务质量，此信息链应对档案资源进行全方位、全时间轴的感知、分类、挖掘、存储，经综合分析和智能处理后，提炼精准的档案信息应用于决策、管理和服务。要出色完成这样的工作，我们必须结合人工智能技术。人工智能技术经过60多年的发展，正依照“基于规则的专家系统→机器学习为特征的技术→解释性和通用人工智能技术”的发展趋势逐步地前进和发展。人工智能与档案馆信息链有效地融合，不仅能有效、深入地渗透进档案馆信息服务，而且能加强档案馆的智慧特性。为此，我们利用人工智能技术重塑了档案馆信息链，重塑后的信息链如图1所示。利用人工智能技术可优化每个工作环节，进而提升档案馆的服务水平。

    如图1所示，在档案信息智能获取环节，档案馆可通过物联网、移动互联网、人工智能等技术扩展档案信息获取渠道和途径，拓展信息获取方式和深度：在档案信息智能分类环节，可通过大数据和人工智能技术对档案信息进行处理、归类，以提高数据处理效率，提升分类准确度;在档案信息智能挖掘环节，通过大数据和人工智能技术对已分类的预设服务目标所需档案信息进行多维度挖掘，提升档案数据价值;在档案信息安全存储方面，通过人工智能技术提升档案信息存储的安全性：在档案信息智能推送环节，通过人工智能技术模拟档案信息流转过程，探索信息推送方法，研发档案信息推送平台，将用户信息与推送内容进行智能化匹配，为用户推送权限内的档案信息，并提供个性化和人性化的档案信息服务。

    三、基于人工智能技术的信息链前景分析

    （一）档案信息智能获取环节

    人工智能时代，档案信息的获取一改过去获取内容单一（纸质档案）、内容单调（文字信息）、获取方式古板（点对点收集）等缺点，基于智能终端、传感器网络、人工智能技术的智能搜索和多Agent系统的新技术可拓展档案信息获取的来源、手段、方法，弥补了现有档案信息获取环节的缺陷。档案馆可获取用户在使用智能终端过程中产生的大量数据，拓展信息来源：可利用智能搜索或多Agent系统完成海量文献、资料的检索、排序等重复耗时的基础档案整理功能，拓展信息获取方法。融合人工智能技术的档案信息智能获取环节可以有效提升档案信息获取的效率、质量、精度和准确度。

    （二）档案信息智能分类环节

    档案分类工作包括档案实体分类和内容信息分类。档案实体分类主要通过模拟方式记录的物理形态的档案实体和通过电子方式记录的数字形态的档案实体加以分类：档案内容信息分类则是依据特定的逻辑规则和方法对档案信息与内容加以分类。随着多种类型原生电子档案的出现，传统的分类方法已不适合现有的档案信息分类工作。针对多种类型电子档案分类，如文本、图片、音频、视频等，已有研究采用人工智能中人工神經网络技术解决，如关联语义结合卷积神经网络的文本分类方法、基于递归神经网络的文本分类研究、基于递归神经网络的文本分类研究、基于改进型BP神经网络的音频多分类、一种图片分类的序列构造神经网络方法等。此外，档案馆还可以采用自然语言处理技术对文本进行分类。由于人工智能技术可突破传统的人工分类粗糙和工作总量制约分类、档案信息关联性不足的瓶颈，使档案分类更细化，且内容、关键词更全面化，档案信息关联性集成化更高，有利于档案信息的进一步挖掘。

    （三）档案信息智能挖掘环节

    运用大数据系统可管理海量档案数据，用户只需简单的操作就可以对海量的档案数据进行查询和分析，建立数据与数据之间的关系模式，提升整个档案数据的价值。运用大数据技术可以对数字档案馆的资源数据进行深度挖掘，找出资源数据的内在联系，提高数字档案资源的利用率，提升数字档案资源价值。目前的现状是，对档案信息的挖掘还主要依靠人工，用手动的规则和脚本实现。档案信息挖掘完全可以结合人工智能技术主动对归纳的数据进行加工处理，实现自动、高效挖掘，从而减轻人的重复劳动，提升档案信息利用效率。

    （四）档案信息安全存储环节

    档案信息安全存储主要包括实体档案存储安全和数字档案存储安全。实体档案存储安全主要是指存放实体档案库房的安全。为了加强档案库房安全，我们可将指纹识别、人脸识别、虹膜识别等智能识别技术应用于门禁系统：可将目标检测、视频分析等技术应用于监控系统。数字档案信息存储安全是指存放数字档案的网络空间安全，现有的网络空间安全防御难以对海量动态信息及时响应和进行自动化处理，为此，需要将人工智能技术应用于网络空间安全防御，以实现海量动态信息自动化处理，最终提升档案信息存储的安全性。

    （五）档案信息智能推送环节

    档案服务的最终目标是用户，档案馆若想提升服务质量，就必须重视和满足用户的个性化需求。档案信息智能化推送系统，可以根据用户权限和用户即时需求，将用户需要的档案信息以个性化、人性化的方式推送给他们，满足他们对档案信息的需求。如何更好地让档案信息被用户接受和利用呢？笔者认为必须建立高效、可行的信息推送渠道。而人工智能技术与大数据技术深度融合的发展趋势推动了智能推送平台的发展，使之越来越完善。智能化、个性化、情景化的档案信息推送平台成为用户获取档案信息的重要渠道，在此渠道中，人工智能技术对用户使用信息和轨迹的深度分析与对用户产生海量数据的高效处理是不可或缺的。根据用户权限，档案馆依托档案信息智能推送环节可将用户所需档案信息以个性化、人性化、泛在化方式及时、高效推送给用户，以提升档案馆服务质量。

    四、总结

    综上所述，人工智能技术在档案馆的应用前景非常广阔，要推进人工智能技术在档案行业中的应用，就需要优化、改进现有档案工作信息链，并以此为基石拓展人工智能技术在档案行业的应用。“档案信息智能获取→档案信息智能分类→档案信息智能挖掘→档案信息安全存储→档案信息智能推送”这条信息链，必将提升档案馆智能化程度。依托人工智能技术不仅可以帮助档案馆工作人员出色地完成信息链各个环节的工作，而且能够为用户提供个性化、人性化、智慧化的档案信息服务。

    作者单位：1.西北农林科技大学网络与教育技术中心

    2.西北农林科技大学档案馆