档案管理机构如何应对灾害和其他危险状况

    ( 德国) 彼特·布鲁姆

    一、科隆城市档案馆坍塌事件概况

    德国曾经有一座城市档案馆——科隆城市档案馆。档案馆保管着超过65000份文献，104000份地图及地形图，约50000张布告，档案架长达30公里，其中馆藏最早的档案是公元922年的。馆藏档案中还有这座城市杰出人士的818份个人档案，包括政治家、商人、诗人、思想家、音乐家等。该档案馆被认为是阿尔卑斯山以北最大的地方性档案馆。此外，1971年落成的档案馆大楼也尤其引人注目，因为该档案馆安装了可自动调节的新风控制系统，并且不需要额外安装空调，它被称为“科隆模型”。这一概念逐渐被档案管理界之外的人们熟知，甚至在整个德国都获得了积极的评价。

    然而，2009年3月3日13时58分，由于该档案馆所在地区正在新建一条地铁线，施工现场的渗水引发了隧道管道内的滑坡，导致科隆城市档案馆的轰然坍塌。得益于建筑施工方的持续警告，馆内的工作人员及参观者得以逃生，但在紧邻档案馆的其他建筑里还是发现了两名死者。

    这一骇人听闻的悲剧事件震惊了世界。各国惊诧于科隆城市档案馆的倒塌，德国档案馆的声誉也受到了很大影响。毫无疑问，这一事故的原委固然是施工过程中存在着疏忽、腐败等问题，但主要原因还是对技术的盲目信任以及骄傲自满，同时也是由于社会上缺乏对档案馆的理解与重视，否则在2008年档案馆大楼首次出现地面下陷时就应当引起重视。经过紧急抢救，以及来自德国、甚至整个欧洲大陆其他国家档案工作者的帮助，有超过95%的档案被抢救出来，可供再次使用，但清理所有损失仍需数十年，约有8公里长度的档案存放在临时库房。

    二、科隆城市档案馆坍塌事件的思考

    科隆事件警示我们，作为守护这些文化遗产的档案管理者，应该采取多种方式，比以往更加积极地为突发事件做好准备。世界上并没有能预防紧急情况发生的“万能药”，每个档案馆都有其自身的独特性，这些不同体现在其馆藏的藏品、档案馆库、技术装备及为其提供财政支持的资源。从科隆事件中我们可以归纳出三个基本的内容：

    （一）档案馆建筑规范

    在德国，有针对档案馆建筑基本框架的专门规范。如DIN ISO 11799标准详细规定了档案馆及图书馆馆藏物品的保管要求。这些规定得到了学术界的认可，然而现实中它却并没有为科隆城市档案馆提供多少帮助，即便是在德国这个以制定详细标准和实施规范著称的“理想国”。改善的建议是在修建档案馆大楼时，应该让业主及其他独立的建筑监察机构监督专业建筑规范是否得以遵守，不过这样额外的建筑规范要求是否能落到实处也难以保证。

    （二）特定场所及特定建筑的风险分析

    未来，单靠规章制度难以协调所有细节，适用的规范更需要针对具体情况进行具体分析，因此，要依靠档案管理者对场所和建筑物进行相关的风险分析，毕竟，风险分析和定期检查是建立档案馆应急预案的前提，在此基础上制定的应急预案才是立足于实际并且具有现实意义的。

    1.分析并监测档案馆外部及内部可能引发的危险。一是分析档案馆周围与自然相关（地下水水位、洪水危险等）的危险及与建筑相关（附近大楼、隧道挖掘等）的危险；二是监测与档案馆大楼直接相关的危险，例如由于火灾、公共卫生设备、供暖设施、电梯等可能引发的危险，以及由于建筑工程维修、保养、人为破坏等可能带来的危险，另外也应警惕由操作程序、公众行为等可能引发的危险。此外，抢救索引（参考索引、卡片索引、数据库）目录也十分重要，这有助于事故发生后，恢复或重建档案馆被抢救的某个或全部全宗的秩序。

    2.建立相互审查机制。由于档案馆在经济、人力及技术装备等方面存在局限性，迫使其在安全保管方面做出妥协。而档案管理人员也开始忽视存在的潜在危险，因为档案馆在这种情况下也安全运行了很长时间。因此，建议各档案馆之间建立相互审查机制，让其他档案馆的同行检查自己的档案馆，并对风险分析提出批评性建议。虽然目前我们还没有这项工作的预算。

    3.有意识地利用“协同效应”。近期，瑞士苏黎世联邦理工学院当代历史档案馆，将风险分析工作作为硕士论文课题分派给了该校的一名女学生，档案馆还与其签订了一份为期一年的工作合同，以便让她在论文写作范围内为档案馆的维修提供建议。这种方式充分利用了“协同效应”，形成了档案馆、学校和学生之间的三赢局面。

    （三）馆藏品的电子化策略

    科隆事件的教训告诉我们，为了使受损或者被破坏的档案馆藏品迅速恢复可用，将馆藏档案进行缩微拍摄以及对其进行数字化处理具有重大意义。遗憾的是，很多档案馆以及小型机构实际并没有相关预算进行大量缩微拍摄并对其进行数字化处理。科隆事件发生几天之后，波恩大学的科学家开始建立“科隆电子化歷史档案馆”，用户可以进行线上操作，重现科隆城市档案馆馆藏。在“电子阅读厅”中，用户可以调出按照档案管理规范进行分类整理的档案馆馆藏的电子版本。由于用户不断提交新条目、电子索引及数字影像，该网站内容不断丰富。未来，该网站的功能将得到不断改进，而用户也将更多地增加线上贡献。这是一个非常有效的方法，它拉近了档案历史和网络的距离。

    三、科隆城市档案馆坍塌事件给档案应急管理工作带来的启示

    （一）应急预案与应急准备

    1.持续的媒体宣传——往“大”处想

    德国早在2009年以前就有很多预防紧急情况的指南、实践报告、建议意见等，但即便如此，也几乎不可能处理像科隆城市档案馆倒塌这样的灾难性事故的所有方面，最重要的原因是各个档案馆的财力、物力及其在档案界和社会上的影响力有限。我们期待科隆事件作为“警报信号”，能够提高各方意识——今后档案管理者要往“大”处想，把那些看似“不可能的事件”纳入考虑和行动选择之中，并坚定不移改进应急预案。

    2.将灾难转化为机会——档案馆必须开展独立应急准备

    通过对科隆事件的分析，可以明确的是灾难性事故可能随时会影响到我们，即使它们出现的可能性很小。接受这一点意味着，我们要合理地设立防范措施和应急预案来应对可能发生的事故。为了不在紧急情况中陷入瘫痪，档案馆要做好行动准备，制定专门的、适用于特定情况下的应急预案，并进行经常性的紧急情况演练。

    3.在档案界构建起持续的馆际联系

    在实际操作过程中，特别是那些中小型档案馆管理者要主动加入到本地区以及国家性和国际性的“档案馆合作伙伴”框架中。每座档案馆都要在档案界构建起强大且长久持续的馆际联系。大型档案馆有义务提携帮助小型档案馆，而小型档案馆也要努力做好自己职责和能力范围内的工作，利用好馆际之间的这种合作力量。

    （二）受损档案的包装整理和相关工作流程

    对于灾害导致的档案混乱分散这一主要问题，科隆事件的教训告诉我们，必须更加重视档案的包装和整理及在紧急情况下与其相关的行动流程：

    1.档案材料应妥善包装，并整齐地置于档案架和档案柜上。只有这样，档案架与架子上的档案才能形成一个集中的整体，避免在事故中损坏并导致全宗分散，甚至是单份文件的分散。

    2.使用的包装材料必须无酸且耐老化，同时其形态和颜色也应该耐防水。因为包装材料上的编码一旦掉色，可能导致案卷分散，产生整理方面的问题。

    3.编码不应仅仅标注在档案封面上，还要做到“多重识别”。即在事故（救助和清理）过后，全宗内档案及排列顺序都应该一目了然且可被修复，因此，完整的索引及存储一览表是十分必要的。

    4.在整理受潮的档案时，可借助冷冻干燥设备，并将其尽可能按照其原来的保管单元，用聚乙烯扣锁包（袋）进行包装，每个包装单元宽度最好不超过10厘米（考虑到潮湿档案的增重）。

    5.在抢救和清理全宗混乱的档案过程中，为了避免各全宗档案进一步的混乱，档案馆将已完成装盒的档案配上文字说明并编制目录是十分必要的。防水笔、表格等应作为应急工具包的一部分，可现场填写，并放入每个包装盒，每个集装箱，这将有助于追踪被清理过的档案。

    （三）应急抢救的组织和领导

    证书、规划、地图、书卷著作、手工艺品……档案形态的特殊性决定了需要特殊的储存条件。科隆事件告诉我们：未雨绸缪是必需的。我们要提前考虑如何运输，以避免档案分散情况的加剧和后期大量的分类工作，还要考虑那些“特殊尺寸的档案”暂存在何处。

    1.根据应急预案做出合理的、具体的工作流程。科隆建立的“扁平化工作指令”，让救援力量能够更容易开展工作，最大化地减少可能出现的“特殊情况”。

    2.工作流程及团队中明确的领导人员必不可少。这些领导人员要易于辨认（例如用彩色T恤加以区分：“档案管理员”穿红色T恤，“修复人员”穿绿色T恤）。

    （四）应急抢救中的档案存放和运输措施

    1.特大灾害情况下的特殊优先物流。在不太远的地方修建一個规模适当的临时仓库（也可以称为后勤中心），在那里可以检查抢救出来的档案，决定下一步抢救工作的安排，将受损档案进行干燥、包装和运输。在对抢救档案采取下一步措施前，需征询和动员其他档案馆的修复人员参与其中。根据情况，将未受损的档案放置在临时仓库中，这些临时存放地可以是租借的贮存仓库也可以是伙伴方档案馆的档案库房。对未受损档案的临时贮藏地和冰库、修复车间等问题要早作考虑，最好能提前进行接洽、达成协议，甚至是签订框架条约。

    当然，不同的档案需要不同的工作流程和后勤站（如照片、文件、地图……），同时，不是所有的受损档案都处于湿透的状态或是适用于冷冻干燥。因此，为避免产生霉菌，必须迅速建造一个干燥档案区域——带有大功率通风机和工业除湿器的大厅或帐篷。在大多数情况下，所谓的急救箱应包含急救所需的一切，并且是根据应急预案购买的。在科隆，急救材料在灾难发生后几小时就用完了，这并不是说必须为这种绝对的灾难事件更新急救箱，而是应提前明确对口联系人及急救用品货源，并随时更新。

    2.根据档案的不同受损程度采取最有效、最经济的措施。大约10年前，6家档案馆组成了海德堡紧急情况专门工作组，作为联合应急预案和互助的基础，以达到最佳合作效果。在每家档案馆制定各自的风险分析之后，出现了三种不同程度的受损情况：

    微小损坏：仅限于微小数量（几份档案或是几个档案架）的档案受到如进水等的损坏，档案馆只需采取自救或委托专业服务商提供外部救助的方式。

    中等损坏：受损范围小于100米档案架。档案馆可以独自、高效、经济地完成自救，也可以通过委托临近的“损坏修复服务商”高效且经济地处理这种情况。

    重大损坏：受损范围超过100米档案架。通常情况下，面对这样大型的受损情况，档案管理员者无法立刻委托专业的“损害修复服务商”进行处理，因为委托的内容从抢救档案到受损档案翻新，其成本金额将超过50000欧元甚至更多，此时相对低成本的选择是要尽可能迅速地将救援物资（急救箱）送至事故地点，并请消防队将受损档案抢救、转移到临近冷藏库存放。因为对于海德堡市政范围的机构，如城市档案馆，消防队免费提供帮助。

    （五）应急预案的经济考虑

    应急预案的实施非常倚重于资源。在档案馆遭受大型事故灾害时，档案馆的行动力会减弱，因为档案馆的领导必须要考虑相应的预算或财政支出方案。档案管理者进行紧急情况管理同样意味着成本控制。对档案馆出现“危急情况”后的财政支出要进行预判，避免在寻找必要的财政资金时，因行政手续而导致救助力量的投入被拖延，而由此引发成本上升。例如，海德堡城市档案馆曾通过一份简短的成本估算，向当时的市长申请并获得了高达25000欧元的财政支配权。海德堡的应急预案一方面考虑到重大灾害出现的低概率，另一方面又建立在符合实际的财政应对框架上，因此，它能够避免大型灾害事件。

    此外，也可以与保险公司建立联系。海德堡城市档案馆签订了一份总金额为100万欧元的档案保险合同，合同里写入了档案馆的需求，即在应对出现的紧急情况时，档案馆可以不用与保险公司进行协商，拿到全额保险金100万欧元，迅速地独立执行所有的必要措施，开展涉事文物的抢救、保护、再造以及减少损失范围。

    （六）可以采取的重要途径

    在海德堡，建立在协同合作基础上的应急预案包含了很多重要的因素：

    1.预先准备互助名单：危急情况联盟拥有一份不断更新的救助志愿者名单，这些救助力量全都来自合作伙伴档案馆，名单上还包括官方以及私人的联系方式。

    2.共同采取经济行动：在各档案馆独立的风险分析基础上，各档案馆根据各自风险分析联合购买的装备急救箱在受灾档案馆危急情况时可以立即使用。

    3.紧急情况就近接收：危急情况时，伙伴档案馆可以接收未受损的档案。

    4.与救助机构建立联系：海德堡市消防队从一开始就是危急情况专门工作组的一员，为我们提供咨询和支持。在档案受损时，他们负责把急救箱运输到出事地点并把需要抢救的档案运送到临时存放点或是冷库里。档案馆向消防队提供各自的详细资料（联系资料、出入口、位置图等）。

    5.与专业的档案馆服务商建立联系：包括与冷库提供商（用于档案的冷冻）及专业服务商就抢救档案材料进行紧急合作的框架协议。

    6.模拟事件。这是一个让所有人都参与进来的模拟过程。通过制订应急预案，可以让同事之间、不同伙伴之间互相了解、信任；消防员学会了在面对档案馆里“年代久远的纸张”时将其当做独一无二的文物，在扑灭火灾时能尽可能减少由消防用水带来的损害；档案管理者也学着去接受在抢救档案时人员安全是第一位的这一观念，消防员一直都是档案管理者的得力帮手。

    总之，应尽快到当地或同一区域内拥有相同利益和目标的档案馆内寻找到合作伙伴，同时与救助机构如消防队等建立联系；应急预案的制订重点要放在那些建立在危機分析基础上的最可能发生的紧急情况的处理上，这样，有的风险可能会降低或消失；针对可能发生的较小事故，制定独自解决或与合作伙伴共同处理的计划；不断完善应急预案，以便更好地应对更大的灾害和事故。

    科隆城市档案馆类似的事故也许还会发生，风险是无法完全消除的，重要的是我们要做好准备，提前健全应急管理并建立专门的应急预案，以应对特殊的危急情况。风险一旦来临，不仅是对个人能力上的挑战，也是对心理和精神上的挑战。面对危险状况，只有遵照制定的应急预案，采取正确的流程与行动，同时与其他合作伙伴和救助力量开展合作，才能更好地应对风险。这不是档案管理员的日常工作，而是一场竞赛，甚至是一场专为团队设计的竞赛！