哈佛大学档案馆在线电子资源建设及启示

    孟健

    摘要：哈佛大学档案馆有着丰富的电子档案资源，档案馆通过提供在线资源，构建专题数据库，为世界各地的利用者提供“一站式”信息检索利用服务。本文阐述了哈佛大学档案馆在线电子资源建设概況和特色，以期为我国高校档案馆在线电子资源建设借鉴和学习。

    关键词：哈佛大学档案馆电子资源档案服务

    哈佛大学档案馆是美国历史最悠久、规模最大的大学档案馆。档案馆保存了哈佛大学自1636年建校至今三百多年的历史记录，从17世纪、18世纪的私人日记、科学观察报告，到21世纪的网站、网页归档，哈佛大学档案馆的馆藏资源种类丰富、形式多样、数量庞大。据统计，档案馆保存的学校档案和相关历史资料的案卷长度已达51000英尺，这些档案资源为社会学者、知识分子、历史学家的科学研究，以及哈佛教职工和社会公众的查阅利用提供了广泛而充足的历史史料。

    一、哈佛大学档案馆在线电子资源建设概况

    目前，哈佛大学档案馆档案多以电子文件形式保存，包括文字处理材料（Word-Processing Files）、电子邮件（E-mails）、电子表格（Spreadsheets）、数据库（Data？ bases）、网页（Web Pages）、视频（Videos）和其他电子格式的材料。为方便利用者查询利用，哈佛大学档案馆对馆藏资源进行系统整合，通过提供在线资源、构建专题数据库，为利用者提供“一站式”信息检索利用服务。

    （一）档案在线资源（Online Resources）

    哈佛大学档案馆将频繁查阅的馆藏资源进行提炼、整理及数字化，建立9项在线专题，包括学校历史文件、出版物、毕业生名册、教职工名册、目录数据库、存档网站以及图书馆开放馆藏项目等[1]（详见表1）。这些档案信息最早可追溯到1636年，如哈佛大学官方记录、校历、教职工和毕业生名录在学校创立之初即已形成。每项在线专题又进行细化，划分不同的主题。例如，在线资源中的哈佛拉德克利夫在线历史参考书架（Harvard- Radcliffe Online Historical Refer？ ence Shelf）包括年度报告、历史纲要、大学刊物及网站、学生和校友刊物、建筑物五个主题，利用者可在数据库中按关键字和日期查找所需信息[2]。

    在哈佛档案馆众多的在线资源中，比较有特色的是网站归档项目。自2007年，哈佛大学档案馆开始进行网站归档，目前已有550多个。存档网站分为两类，一类是由学校各行政部门、教学单位创建的大学各部门网站，如Belfer科学和国际事务中心有存档网站13个，最新存档版本建于2015年10月1日[3]，天文医学项目有存档网站3个，最新存档版本建于2016年2月15日[4]（统计时间截止到2017年12月22日）；另一类是由广泛的哈佛社区，包括教职员工、学生、访问学者、俱乐部创建的网站，如哈佛经典俱乐部、哈佛大学企业合作伙伴、哈佛大学本科生物技术协会等。这些网站归档项目旨在体现哈佛社区成员课外的学习、工作和生活，将之作为哈佛文化和历史保存下来。

    此外，哈佛大学图书馆开放馆藏项目（Harvard University Library Open Collections Program，简称OCP）也是在线资源中的特色项目。OCP是从众多的哈佛馆藏数据库中选择的专题数据库，为利用者提供相应链接供其在线访问，其中包括从哈佛大学档案中挑选出来的文件和图片。目前，OCP在线资源包括医学、科学探索、阅读文化以及女性工作4个主题[5]，这些资源都来源于哈佛大学档案馆。

    （二）构建HOLLIS专题数据库

    为了给利用者提供更为丰富全面的信息资料，哈佛大学档案馆在提供档案在线资源的基础上，还协同图书馆构建了HOLLIS专题数据库（以下简称“HOLLIS”）。

    1. HOLLIS信息资源构成

    该数据库由档案馆和图书馆两个部门的馆藏资源组成。

    （1）档案馆馆藏资源：主要有8类，包括建校以来的学校文件、出版物、个人和教工档案、学位论文和获奖论文、学生和校友及相关社团组织记录、照片和视听资料、哈佛历史资料、本地历史资源[6]。档案馆馆藏资源涵盖大学生活的各个方面，从教师教学、学生学习到餐饮服务、居住生活以及校园建设，这些档案资源不仅从细微之处呈现了哈佛教职工的业务工作和个人生活、学生精彩纷呈的学习和文化活动、校园景观和建筑环境的时代变迁，同时也从宏观上反映了学校在三百多年历史进程中教育趋势、科学研究和许多研究领域的发展。

    （2）图书馆馆藏资源：包括各类图书、杂志、数据库、论文、图像、地图，以及音频、视频、电影、电脑文件（数据）等多媒体形式的信息资源。

    2.HOLLIS专题数据库

    通过对档案馆和图书馆的馆藏资源进行整合，HOLLIS现已建立59个专题数据库，包括档案/手稿、文章、音频/视频、图书、数据、字典/手册、毕业论文、哈佛大学目录、图像、期刊、地图、新闻、音乐13个类别。以档案/手稿类为例，现有档案发现者（Archive Find？ er）、档案网格（Archive Grid）、欧洲人（Europeana）、HOLLIS经典（HOLLIS Classic）、HOLLIS图片（HOL？ LIS Images）等9个数据库。其中，“档案发现者”是在美国、英国和爱尔兰的数千个存储库中搜索的近22万件原始资料；“档案网格”是从世界各地的图书馆、博物馆和档案馆中找到的档案和手稿；“欧洲人”是从欧洲图书馆、档案馆、博物馆和画廊中搜寻的数字化书籍、手稿、照片、绘画、地图、录音和其他材料；“HOL？ LIS经典”则由哈佛大学图书馆的书籍、期刊、论文、手稿和档案等材料构成[7]。可以看出，HOLLIS专题数据库的资源构成除了哈佛大学自有馆藏以外，还包括从世界各地的图书馆、档案馆、博物馆等机构收集来的材料，内容十分丰富。

    由于一些数据库的信息种类多样、形式各异，所以存在着类别交叉的现象，即同一数据库同时属于多个类别，如“HOL？ LIS经典”既包括档案手稿等原始资料，也含有图书、论文以及视听资料等，它同属于档案、音频/视频、图书、论文、地图等7个不同的类别。在这59个专题数据库中，除档案、图书、期刊、论文、图片等传统形式的信息数据库以外，还有新形式的数据库，例如电影电视新闻存档（TV News Archive）、网站归档（WAX）、韦氏字典（Merriam-Webster Dictionary）、电影电视索引（Film TV Lit Index）等。利用者打开相应数据库的界面，在检索栏输入关键词，即可查找相关资料。

    （三）实现“一站式”信息检索利用服务

    “一站式”信息检索利用是指利用者在统一的界面上，实现对信息资源的统一检索、浏览和利用，同时实现电子资源的远程申请及信息传递服务。目前，国内已有南昌大学、复旦大学、同济大学、南京信息工程大学等几所高校先后开通了档案利用远程服务系统[8]，其服务对象主要为历届校友，服务范围包括出具学历学位证明、中英文成绩证明、硕/博士学位审批表等。“一站式”在线服务打破了利用者办理证明业务时受到的时间和空间限制，提升了信息获取效率。

    哈佛大学档案馆、图书馆通过建立HOLLIS信息检索平台，为利用者提供各类信息的“一站式”信息检索利用服务，其服务对象和范围更为广泛。从服务对象来看，不仅包括校友，还有各界研究人员及社会公众；从服务范围来看，不仅包括学籍档案，还提供学校建校至今各方面的历史资料。利用者访问平台后，可根据字段和文件类型，如关键字、精确字段、开头字，以及标题、作者、科目等检索项进行精确查询。

    例如，笔者通过HOLLIS检索系统查找“Harvard Medicine History（哈佛医学历史）”方面的有关资料，随即出现3089条优化检索结果（实际检索结果5770条，统计时间截止到2017年11月7日），利用者可以从中找到与选题有密切联系的、最有价值的档案资料。通过显示的检索结果，利用者可根据需要选择信息类型，如书籍、档案、手稿、论文、图像、视频、电影、录音、杂志等。每条查询结果都附有详细的信息，包括该项信息资源所在位置、资源类型、责任者、形成时间、主题、内容简介、语种等。具体来说，通过HOLLIS获取信息资源的方式有以下几种：

    1.在線阅览（无需注册用户）

    部分检索结果标注有“在线阅览（View Online）”的标识，表明利用者可以通过网络远程获取资源，如一些档案、手稿等，利用者可以直接在线浏览。

    2.注册登录后在线阅览

    一部分档案如书籍和论文，由于涉及著作权和版权，这类信息资源的获取会受到一定的限制，一般只对哈佛用户开放，哈佛师生在网站注册后，凭用户名和密码登录后方可阅览。

    3.实地借阅

    对于不能在线浏览的信息资源，附注中都有详细的说明，标明该信息资源所藏位置，如哈佛图书馆、档案馆，或是其他图书馆、研究机构等。利用者可通过“Log In To Bor？ row Direct”（登录借阅），填写用户名和密码提交申请，直接到实地借阅。

    4.信息传递

    如果查询的信息资源有数字版本却不能在线阅览，利用者可通过网络提交申请，哈佛大学图书馆、档案馆将在四到五个工作日内为其提供信息传递服务。更为人性化的是，如果利用者在HOLLIS中没有查找到任何相关资料，则可以在线向档案馆提出申请，工作人员将通过馆际互借的方式，在世界各地的图书馆寻找利用者所需资料的副本，并为其提供信息传递服务。

    二、对我国高校档案馆在线电子资源建设的启示

    哈佛大学档案馆的电子资源能够为全世界的利用者提供在线访问、浏览，他们在电子资源建设方面的成功经验，值得我们借鉴和学习。我国高校档案馆应从以下几个方面着手：

    （一）推进档案数字化建设，搭建档案网络管理和利用平台

    哈佛大学档案馆档案多以电子文件形式保存，利用者在查询利用档案时十分便利，不但可以在线查询，也可以在线浏览和下载，这与哈佛大学档案馆重视电子资源建设密不可分。在我国高校大力倡导数字化校园建设之际，档案馆应以此为契机，一方面积极推进数字档案建设，实现存量、增量档案的数字化；另一方面要搭建档案网络管理和利用平台，设置多层级、全方位的检索入口，探索和尝试档案信息网络化服务，逐渐实现档案管理由传统实体管理向数字管理模式的转变。

    （二）注重馆藏资源整合，建立专题数据库

    我国高校档案大多按年度、部门和保管期限分类保存，工作人员在查找某些档案资料时往往要从不同年度、不同部门中调取相关资料，耗时费力。哈佛大学档案馆对利用率较高的馆藏资源进行整合，建立多个专题数据库，内容涉及学校发展历史、教学、科研、校园生活等多个方面，每个数据库又根据主题划分多个子数据库，便于利用者有针对性地查找资料。我国高校档案馆应深入挖掘馆藏，以学校历史为主线，以学校特色为重点，以利用者需求为中心，围绕学校教学、科研、文化、历史等方面建立门类齐全、内容丰富、形式多样的专题数据库。

    （三）强化合作，探索馆际合作模式，实现资源互补与共享

    在我国，高校档案馆和图书馆一般为独立部门，二者在管理上少有交集。在国外，高校档案馆和图书馆通常是一体化管理模式，也就是说，档案管理与图书、资料管理隶属于一个统一的管理机构即图书馆（也有属于档案馆或图书档案馆的），这种信息一体化管理模式更有利于图书与档案两种信息资源的互补，如哈佛大学的HOLLIS，就是图书馆和档案馆共建的资源共享平台，利用者在查询相关资料时，不仅可以查找档案信息，同时也可以搜索到相关的图书、期刊、论文等方面的资料，可根据实际需要进行选择。

    此外，哈佛大学档案馆、图书馆还与其他高校或地方的档案图书部门开展馆际合作，利用者在本地未能获得的信息资源，可通过HOLLIS向其他图书档案部门申请，进行信息传递服务，实现了信息资源的共建共享。

    参考文献：

    [1]哈佛大学档案馆在线资源[EB/OL].[2017-11-16]. http：//library.harvard.edu/university -archives/usingthe-collections/online-resources .

    [2]哈佛拉德克利夫在线历史参考书架年度报告[R/ OL].[2017- 12- 05].https：//guides.library.harvard.edu/c. php？g=638791&p;=447193.

    [3]Belfer科學和国际事务中心存档网站[EB/OL].[2017- 12- 22].http：//wax.lib.harvard.edu/collections/ar？ chives.do？seed=1254&primColl;=81&coll;=81?= eng&liveWebUrl;=http% 3A% 2F% 2Fbelfercenter.ksg.har？ vard.edu%2F.

    [4]天文医学项目存档网站[EB/OL].[2017-12-22]. http：//wax.lib.harvard.edu/collections/archives.do？seed= 5151&primColl;=81&coll;=81?=eng&liveWebUrl;= http%3A%2F%2Fam.iic.harvard.edu%2F.

    [5]哈佛大学图书馆开放馆藏项目[EB/OL].[2017-11- 16].http：//library.harvard.edu/university- archives/us？ ing-the-collections/online-resources.

    [6]哈佛大学档案馆馆藏资源概览[EB/OL].[2017-11- 27].http：//library.harvard.edu/university- archives/us？ ing-the-collections/homepage.

    [7]哈佛大学HOLLIS数据库[DB/OL].[2017-11-27].http：//library.harvard.edu/search-find.

    [8]边媛.高校档案利用远程服务发展现状—南昌大学档案利用远程服务调查问卷分析[J].中国档案，2017.6.

    作者单位：沈阳医学院综合档案室