以目标管理认定为抓手促进全省机关档案工作标准化建设

    张倩

    机关档案作为机关各项工作的真实记录，是国家档案资源体系建设的主体内容之一，在领导决策、机关治理、工作开展和维护单位、职工合法权益等方面发挥着不可替代的重要作用。机关档案工作是机关工作的组成部分，是机关各项工作的基础和重要一环，是机关提高行政效能和管理水平的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关档案工作的规范化管理是完善机关档案工作的有效手段，既能提升档案工作对机关工作的服务能力和服务水平，又能从源头上把握未来进馆档案的齐全完整和规范，提高国家档案资源体系建设的总体质量。

    我国对机关档案工作的规范化管理始终非常重视，多年来，国家档案局和各地区、各部门陆续出台了一系列加强机关档案工作的意见和办法，有力地促进了机关档案工作的发展和进步。但从实际操作层面来看，这些意见和办法或多或少存在“宏观要求多，具体要求少；原则条文多，明确规定少；针对性和操作性上存在不足”等问题。为了破解国家、省相关要求与机关实际工作不相契合的矛盾，也为了进一步提高全省机关档案工作规范化、标准化和现代化水平，充分发挥档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用，更好地为本地区、本系统、本单位工作和社会经济发展服务，“十二五”伊始，河北省檔案局确立以“机关档案工作目标管理认定”为工作抓手，强力推进全省各级机关档案工作上层次、提质量。

    一、精心编制《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理认定办法》，确立工作目标和工作规程

    好的工作想法需要全面细致又切实可行的工作制度来保障。《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理认定办法》（含《认定标准》）（以下简称《认定办法》）是我省开展机关档案工作的指导意见，是各机关档案工作需要达到的目标要求，也是开展具体工作时的操作规程。因此《认定办法》需要既能够涵盖机关档案工作的工作要求和工作流程，又能够考查各项工作开展的深度和精细化程度；既能够触及到基础性工作的关键节点，又能够引导各单位向档案信息化、科学化管理不断探索和延伸。为了做好《认定办法》的编制工作，我们到省、市、县三级机关进行实地调研，与省直各部门召开座谈会交流意见，集思广益，经过数次修改和完善，于2011年1月24日印发了《认定办法》。

    《认定办法》共15条，明确了目标管理认定工作的背景和意义、工作目标、认定等级和程序及认定的其他相关要求，确定了认定工作的原则。附件中的《认定标准》将机关档案工作分为组织管理、档案业务建设、档案信息化建设和档案开发利用四个方面进行考核，并将这四个方面又细化为57条标准，规定了认定的具体内容和每一项的分值。《认定标准》是认定工作中的关键性依据。一方面，拟认定单位会按照《认定标准》中的内容进行自查，确定得分项，查找未达标的方面，精准定位，有的放矢地弥补短板。另一方面，《认定标准》是专家组进行考评时的唯一标准，对认定单位的打分定级都是严格按照《认定标准》的每一条每一款进行的。几年来的工作实践证明，《认定办法》内容设定符合工作实际，指标科学合理，能够达到有效引导、促进和检验机关档案工作的目的。

    二、科学确定“抓系统、系统抓”工作思路，激发各级机关档案工作争先创优和上档升级

    好的工作想法需要定位准确又能够凸显成果的工作手段来实现。《认定办法》印发后，一些基础工作水平扎实、硬件条件较好的省直单位主动与省档案局联系，积极对接认定目标，补齐差距，要求进行认定升级工作。但工作开展一段时间后，问题逐渐显现了出来。一是在经过最初的“热闹”后，此项工作很快就归于平静了，让我们感觉目前的工作方法对于推动认定升级后续乏力；二是就当时的情况看，这项工作只在省直部门有些动作，并未掀起全省机关档案标准化、科学化管理的对标高潮。鉴于此，我们着手从国家和省的法律法规中找思路，从以往的工作经验中找办法。

    《机关档案工作条例》中要求：“中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。”《河北省档案工作条例》中也规定：“各专业主管部门还应当加强本系统、本行业档案工作的管理。”国家和省相关规定要求，为我们探索推动认定升级新的工作方法、挖掘新的“增长点”提供了政策依据。而通过多年对机关档案工作经验的总结，我们得出了认定升级工作应该调动行业主管部门的主动性和积极性。由行业主管部门对全行业、全系统提出档案管理认定目标，将档案工作纳入全行业、全系统的整体工作进行统筹规划，这样可以对档案工作的完成情况进行行业或系统内评比和考核，也可以使整个行业或系统的档案工作统一得到提升。这种“抓系统、系统抓”的工作思路，可谓一举多得。从工作铺设面上讲，省档案局只需要将目标认定升级工作覆盖全部省直机关单位；从工作延伸度上讲，认定工作可以从省延伸到市、县，形成横纵交织的网络；从工作专注度上讲，省档案局可以抽出全部力量投入到对行业主管部门认定升级的培训和指导上；从工作的力度上讲，行业主管部门对于全行业、全系统的档案工作的定位和要求，势必能够更好地调动下级单位对于认定升级工作的积极性和主动性。河北省检察院系统在档案工作“抓系统、系统抓”方面做出了突出成绩，不仅省检察院自身档案工作认定为全省最高级别6A单位，而且充分发挥示范引领作用把档案工作纳入对市、县基层院的考核内容，把档案目标管理认定与年终考核挂钩，作为评先评优的重要依据，加强对基层院档案工作的督导和人员培训。在省检察院的强力推动下，各级检察院的档案目标管理认定工作全面开花，全部通过认定，其中5A级以上单位96家。2018年8月，河北省档案局召开机关档案工作目标管理现场会，在全省推广了他们的经验。

    三、积极推进“授课+观摩学习”的培训指导策略，深化对认定工作的认识和理解

    机关档案目标管理认定工作开展以来，不断有单位就《认定标准》条款内容应该怎样理解、在实际工作中应该怎样执行等问题与我们进行协商与沟通。在很多条款细节的理解上，不同的单位或同一单位的不同人员都有着不同的认识；在实际工作中，某一项工作需要达到什么样的程度才算是完成，大家也有不同看法。针对这些问题，我们多次组织专门的培训和指导为各单位“解惑”，使大家能够统一认识、统一标准，按照认定工作要求达到标准化水平。

    为了做好培训和指导工作，省档案局业务指导处全体人员首先对《认定办法》和《认定标准》进行了统一学习，对于《认定标准》的内容进行逐条分析和讨论，对于在前期工作中大家反映較为集中的条款，专门进行了说明和解释，使大家对于《认定标准》有了全面而准确地掌握。在日常工作中，省档案局将对认定工作的指导融入到对协作组工作的指导检查中；在全省档案系统培训和各单位行业培训中，增加《认定标准》的相关讲解课程；在各单位档案工作的参观考察中，带领大家到已通过目标管理认定的档案工作先进单位进行学习和调研。几年间，许多机关单位数次邀请省档案局业务人员对全系统进行目标管理认定工作的专门培训，使大家从思想上统一了对《认定标准》的理性认识；省档案局也多次组织省直部门到全省第一家通过6A认定的省检察院实地观摩学习，并请省检察院向大家介绍工作中好的做法和经验，帮助大家与本单位工作情况进行对标，提高感性认识。两者相互印证，互相补充，全面提升了各单位对《认定标准》的理解，开阔了眼界，丰富了工作思路。

    四、严格执行《认定办法》和《认定标准》的要求，把控认定升级单位的质量和水平

    上述三项措施推出后，调动了全省机关单位对于认定工作的积极性，激发了各单位“比、学、赶、帮、超”的竞争意识。多数单位开始按照《认定标准》的要求，规划本单位认定工作，同时制定相关考核或工作目标，启动本系统和直属事业单位的认定工作。逐渐铺开的认定工作也给省档案局提出了新的挑战，如何在认定工作即将全面到来的“大潮”中，保证认定工作的高标准和严肃性，如何确保认定单位评定的级别与实际情况相符，如何避免“为认定而认定”，真正实现通过认定工作促进机关档案工作标准化、科学化和现代化的目的，是我们时常思考和不断研讨的课题。几年来，我们在工作实践中不断摸索，反复研讨，总结出一套较为成熟的工作方法。在认定工作中，我们按照《认定标准》的条款要求，严把每一项内容的分值，没有达到标准要求的不允许升级；需要整改的先不予评分，整改后重新进行认定后再确定是否通过升级。在具体考评过程中，对于标准中不能量化的条款，我们更是从严从高要求，以能够达到的最高标准来衡量评定。为了保证对每个单位的公平，并保持认定工作的权威性，我们在认定中同时做到：不因申请单位数量的增多，而降低对认定单位的要求；不因准备申请单位时间紧迫等客观原因，而降低对认定单位的要求。这样的坚持，得到了全省机关对目标认定工作的认可，激励各单位努力朝着更高、更科学的机关档案标准化目标前行，树立了省档案局的权威。

    五、目标管理认定全省机关档案工作规范化水平，成效显著

    几年来，认定工作的推进和开展，有力地改善了我省机关档案工作的面貌。在认定工作过程中，有的单位经过自查发现档案收集得不够齐全完整，就主动和领导联系，召开会议协调收集工作；有的单位发现档案整理不规范，就与档案部门联系，邀请业务专家进行授课指导；有的单位发现档案保管条件差，设施设备配备不齐全，达不到库房“八防”要求，就调整增设库房，加购设施设备；有的单位信息化水平低，就与档案信息化公司联络，制定单位的档案信息化方案，购买档案管理系统，加快传统档案载体的数字化工作；有的单位在宣传和展览上比较薄弱，就开辟专门的展室，将档案中的精品挑选出来制作展览，宣传本单位的工作成绩和拼搏精神，多数机关档案工作走上了标准化、现代化的轨道。截至现在，全省共有5834家单位完成了目标管理认定，其中5A级以上的单位达到185家，检察院系统、地矿系统已完成全系统的认定工作。特别是检察院系统的档案室，已经逐步从传统档案室进入智能化档案室和数字档案室的行列。

    认定工作成为了一个宣传口，将机关档案工作整体要求向单位领导进行了“润物细无声”似的宣传。凡是进行了认定的单位，领导对于档案的认识和看法都得到了改观和提升。曾经一位领导自己说：“原来我们都以为，没用的东西才放到档案室，有用的就放在自己手边，需要的时候用着方便。这次认定，我才知道，越是有用的就越应该放在档案室中，这是对单位负责，也是对全体人员负责。”

    认定工作成为了一本操作书。近年来，国家不断更新和丰富各种门类、载体档案管理和整理的标准规范。我们将新标准的宣传、推广和指导融入到认定工作中，让机关档案工作人员能够将新的要求与具体的工作快速进行结合，并在实践中不断熟悉和掌握新的标准规范。这种以具体工作倒逼业务技能提升的方式，成为一项行之有效的工作措施。

    认定工作成为了一部功勋册。档案工作人员在单位往往默默无闻，做着大量细致而烦琐的工作，却不为领导和同事所知，在评职升级上得不到应有的认可。认定工作将档案人员从幕后推到前台，在整个认定的准备过程中，档案员是首要的工作人员，承担了最关键和重要的工作，从而使档案员的作用得到的显现，工作能力得到展示。很多档案人员正是借助认定工作这个契机，得到了领导和同事的肯定和赞赏，获得了晋升的机会。

    认定工作成为了一块试金石。这块试金石是对档案行政管理部门工作思路的试金石。从目前的成果看，这个工作手段有效地推动了机关标准化工作的开展，使我们一下子就抓住了突破工作瓶颈的关键点，打开了工作局面；也让我们使用最小的力量来取得最佳的效果，不用把时间和精力浪费在各级、各部门间疲于应付的指导中；又调动了行业主管部门的工作积极性，发挥了他们对于资源和管理的调配作用，全省检察院系统的升级工作可见一斑。未来，我们可以把“系统抓、抓系统”的工作方法作为一种宝贵经验进行扩展和延伸，助力其他工作。

    作者单位：河北省档案局