做好企业档案防火工作的几点建议

    李玉生

    摘要：企业档案作为企业重要的无形资产，如何保护企业档案安全，尤其是做好防火工作值得关注。本文从企业安全与企业档案安全、企业档案日常管理中的安全管理、企业档案库房安全管理以及企业档案防火预案等四个方面就企业做好档案防火工作提出了建议，希望对企业档案安全工作有所帮助。

    关键词：企业档案档案安全防火应急预案

    “火灾，无论何种原因引起，无疑是档案部门所面对的最具破坏性的危险。”1997年国际档案理事会灾害预防委员会在其出版的《档案馆灾害预防指南》中这样描述火灾。[1]档案具有原生性、唯一性，且载体多为纸质易燃品。所以说一旦发生火灾，就是毁灭性打击。据估算，自中华人民共和国成立以来发生的近百起火灾中，共烧毁档案约300万卷。[2]因此，做好档案防火工作，确保档案资源的安全，就成为档案管理部门的一项不可忽视的重要任务。对于以盈利为目的的企业来说，相比生产、销售等经营业务，档案工作受重视程度相对较低，档案安全管理的难度可以说是难上加难。为此，笔者希望就企业档案部门如何做好档案防火工作提出几点建议。

    一、企业领导重视是做好企业档案防火工作的前提

    企业档案安全离不开企业领导的重视，主要体现在两个方面。

    一是企业领导首先要高度重视企业安全。企业档案安全与否首先取决于企业安全与否。如果我们把企业选在危险源比较多的场所，例如我们常说的“三合一”建筑（即集生产经营、仓储、住人等于一体的建筑），企业安全都无法保障，企业档案的安全也就无从谈起。同样的，档案库房在企业内部的分配与设置，也是决定企业档案安全与否的前提条件。企业的档案库房或档案室应设置在远离有害气源、远离易燃易爆物品的位置，要避免与有动力配置和有明火炉具的办公部门临近，例如厨房、配电室等。

    二是企业领导的重视不能停在口头上，要落实到制度上，落实到工作中。要在档案安全责任制中明确一把手负责，层层分解，确保档案防火责任落实到人。

    二、企业档案收管用各环节的支持与落实是做好企业档案防火工作的基础

    （一）档案收集整理阶段的防火落实

    档案收集整理时，要按照档案安全要求逐卷逐件整理检查，清除有破坏作用的文件装订物、添加物等。1998年12月18日，星期五，某档案馆工作人员将刚刚经过“图书档案微波杀菌灭虫机”消毒的档案装盒归还库房。21日上班，所在库房三个密集架的档案全部被烧毁，共计2396卷。经消防部门验证，火灾原因是在微波消毒时夹带在档案中的金属回形针在高频电磁波的作用下产生感应电流、聚合高温，导致档案纸张局部受热自燃，入库后又扩大引燃其他档案。由于该馆没有火灾自动报警装置，加上休息日无人值班，遂造成了这样的重大火灾事故[3]。2396卷档案就因为日常整理中遗漏的一枚回形针化为乌有。因此，去除金属物虽然只是整理阶段的一个小动作，却决定了档案命运。

    （二）档案保管阶段的防火落实

    一是合理划分库房区域。按照文书档案、科技檔案、会计档案、实物档案等分类划分各自保管区域，并按不同保管期限分别存放。并将此体现到档案安全应急预案中，以此确保重要档案能得到第一时间的抢救。档案室内存放物品及柜架，应摆放合理，留出救援通道。

    二是要做好档案备份管理。1999年12月，四平百货大楼发生特大火灾，商店内物品及设施均被烧毁，企业档案也被毁之一炬。而且由于该企业档案意识淡薄，未向当地城建档案部门移交竣工档案，导致修复、理赔的后续工作实施困难，导致损失进一步加大。[4]所以说，做好企业档案防火是必需的，但一旦发生火灾等事故，档案部门除第一时间抢救档案之外，还要第一时间确保档案信息的利用，最大程度减少损失。这就说明了档案备份的重要性。

    （三）档案利用阶段的防火落实

    严格库房管理，建立严格的出入库制度，无论是移交还是借出档案均需履行登记交接手续，清点数量，检查入库状态，以防遗失或带入不安全因素。档案库房应明确规定非档案人员严禁入内，即使是档案人员进入，也不得从事与档案管理无关的工作，更不能将食品、个人物品等带入库房。档案库房内外均不得吸烟，在离开库房时，应关闭电源、门窗等。

    三、档案库房的安全管理是做好企业档案防火工作的关键

    一要配备合理的档案安全设备设施。包括安全监控系统、火灾报警控制系统、消防器材、遮光窗帘、温湿度测试仪、空调机、去湿机、消毒灭菌机等设备设施。

    档案库房应尽量使用惰性气体或非卤代烷气体灭火系统，尽量不使用水喷雾灭火系统，避免对档案造成二次破坏。档案库房内严禁使用明火，除照明用电外，严禁使用与档案保护无关的电器设备。门、窗及装修装饰材料均应采用防火材料，库房门应向外开启。应使用五节柜、档案密集架等装具，严禁使用木制装具。用电设备安装或线路铺设应当符合防火要求。高层库房要安装避雷装置，防止雷电引发火灾。对不符合防火安全标准的，要尽快改造。

    二是要加强档案库房安全检查。首先要建立档案库房检查机制，明确检查人员、检查时间、检查部位、检查内容等。其次是要开展日常检查工作，每天对库房的环境进行检查和登记，例如每天记录库房的温湿度，确保温度在14℃～24℃之间，湿度控制在45%至60%之间。每天下班前要检查库房所有用电设备是否关闭，包括计算机、打印机、空调等，办公室和楼道内的灯具。再次是要建立定期检查机制。档案管理人员要定期对档案库房进行全面检查，对重点部位和可能存在火灾隐患的位置进行重点检查，例如消防器材是否已过保质期、线路是否存在老化，灭火器是否被挪用，安全指示灯是否正常等等。

    四、制定档案防火应急预案是做好企业档案防火工作的保障

    档案应急管理是指档案形成单位在发生自然或人为造成的突发事件时，根据已建立的相关制度和应急措施能够及时、安全地开展应急处置，保证档案安全，避免或减少档案遭受的损害。火灾作为一种突发事件，具有严重的威胁性、不确定性以及处理上的紧迫性。虽然说做好火灾预防工作可有效减少灾害发生的次数，降低其危害程度，但不能完全杜绝其发生。因此，还需要进一步建立火灾应急预案，制定针对火灾发生时行之有效的抢救措施，以最大限度地确保档案的安全，把各种损失减到最小。

    首先应将档案火灾应急预案纳入企业整体安全工作，由企业防火救灾领导小组研究制定救护方案，建立档案火灾应急救护专业组，应包括火灾扑救组、安全保卫组、现场处理组以及医疗救护组，明确各组的专业构成及分工，并根据不同类型的火灾制定不同的应急方案。

    其次是要定期开展应急预案的演练及培训。定期请消防专业人员进行消防知识培训和消防演练，熟悉火灾报警、消防设备的使用，在实施灭火的过程中可依据档案分类及重要程度实施转移，切实提高火灾救护的应变能力及预案的实际运用能力。演练不能走过场，要建立完整的记录，并对演练进行总结、分析及改进。

    再次是要加强企业防火意识的宣传培养，要通过培训、展览、演讲、知识竞赛等各种形式的宣传提高企业全员的档案防火意识。

    确保档案安全，是档案管理人员的首要职责，全体档案管理人员做好档案防火工作不容有失。

    注释：

    [1]向立文，覃玮境.30年来我国档案火灾应急管理研究述评[J].北京档案，2014（11）：21-24.

    [2]于海燕.档案消防工作中存在的问题及对策[J].档案与建设，2009（4）：24-26.

    [3]确保档案安全责任重于泰山──档案馆火灾的警示[J].档案与建设，1999（03）：4.

    [4]林松鹤.失存档案悔之晚火灾过后空慨叹[J].城建档案，2000（02）：46.

    参考文献：

    [1]侯国义.档案馆火灾危险性及其预防措施[J].科学之友，2011（15）：137-138.

    [2]孙晶.建筑中档案库房火灾特征及灭火新技术探析[J].中国新技术新产品，2013（5）：254.

    [3]彭远明.档案全过程安全管理中的风险控制研究[J].档案学研究，2017（01）：57-60.

    [4]申远.浅谈火灾对档案的危害及预防措施[J].山东档案，2009（01）：19-20.