中小企业信息管理系统构建探讨

    孙淑辉

    摘 要：伴随着社会的不断发展和进步，我国中小企业的数量得到了快速的增长，其信息化管理的进程也在不断的加快，中小企业各种信息方案如同雨后春笋般的出现，这些都为中心企业信息化的建设打下了良好的基础，但是一些中小企业在进行信息管理系统构建的过程中还存在着不少的问题。本文主要结合实践，就中小企业信息化建设的概念和必要性进行分析，并对中小企业构建信息化管理开展了相关的论述，以期能够对中小企业所开展的信息化管理提供必要的参考，促进新时期的中小企业的健康发展。

    关键词：中小企业 ；信息管理系统；构建探讨；思路分析

    伴随着社会的不断发展，我国的中小企业得到了快速的发展，不管是数量还是质量上都有了比较大的进步，这为解决社会就业，优化社会经济产业结构、增加国家税收等方面发挥出了十分重要的作用。目前中小企业已经成为了我国经济运行中的重要力量，是我国社会经济领域中不可缺少的构成部分。

    在中小企业的发展过程中，企业自身所进行机构的简化，十分重要的步骤就是要进行信息化的建设，这不但可以很好的提升企业自身的运行效率，降低企业的生产成本，同时还能够很好的提升企业自身经营的稳定性。信息化管理能够在企业的内部形成比较好的创新环境，企业借助信息管理系统能够满足管理方面各种需求，这种产业化的竞争管理模式能够很好的提升企业自身产品或者是服务的附加值，以便能够实现企业的顺利转型，促进企业自身核心竞争力的增加，因此受到了很多中小企业的重视。但是从目前的情况来看，中小企业虽然在社会经济的发展中扮演者十分重要的角色，但是在信息化的管理方面还比较落后，和西方国家比较还存在着一定的差距，急需要开展科学的规划，使得中小企业能够得到健康的发展。本文结合实践就中小企业信息化管理系统的构建问题开展了探讨，以期能够更好的促进中小企业的在新时期的健康发展。

    一、企业信息化管理系统的内涵分析

    目前很多学者都认为，信息是企业发展过程中必不可少的一种重要的战略资源，对于促进企业的发展有着十分重要的作用。信息作为资源，除了具有可利用的资源和价值之外，还有着一定的共享性和积累性等特点，而系统则是由各种相互联系，相互制约的独立成分所组成的一个有机的整体，以便能够更加方面的会计实现对于资源的利用。对于企业来讲，特别是中小企业来说，要想系统的利用这些资源，企业建立必要的信息管理系统就显得十分重要，这对于企业自身竞争力的提升有着一定的积极作用，因此目前很多中小企业的发展的过程中都在想法设法利用信息系统来提升企业自身的发展效率。

    企业自身的信息管理系统就是利用各种现代管理的方法和思想，采取计算机和网络技术，对企业生产、销售以及管理决策方面的信息收集和存储，以便能够辅助企业日常的各项业务的处理，从而在企业决策方案的制定和优选过程中形成一个整体，为企业各项决策工作提供可靠的依据，促进企业在新时期的健康发展。

    二、中小企业信息化建设过程中存在的问题分析

    1.中小企业缺少信息化建设方面的专业人才

    中小企业的信息化建设中缺少相应的人才储备，一些企业在发展的过程中，信息化科学认知的程度比较低，目前很多中小企业在进行经营决策的过程中经常采用企业领导个人决策的模式，这和中小企业自身的发展阶段有着一定的关系，由此一些中小企业的信息化推荐很大程度上是依赖于企业领导层的意愿，这显然不利于中小企业健康发展。同时中小企业的领导层普遍存在着信息化理论知识缺乏和知识储备欠缺的问题，自身的观念相对来讲也比较陈旧，而信息化建设过程所需要的综合性人才往往难以引进，具备这些技能的人才相对来讲比较匮乏，这在一定程度上影响了中小企业信息化管理系统的构建效率。

    一些中小企业在发展的过程中缺少科学的管理思想也是影响中小企业现代制度在管理过程得到有效贯彻的关键所在，一部分中小企业在信息化建设的过程中主要将精力集中在提升硬件和网络环境方面，而忽视的了对于人才的培养，这不仅仅会导致企业所引进的设备运行效率比较低，不能够发挥出应有的作用，并且还会使得企业的资金管理造成比较大的浪费，给企业的发展造成比较大的影响。另外，中小企业在发展的过程中对于自身员工缺少信息化培训的机制，这导致中小企业信息化建设要远远落后于大企业，影响了企业自身的不断发展和进步。

    2.中小企业的信息化管理系统的投资结构缺乏合理性

    中小企业往往处在自身发展的初期，企业的资金欠缺和企业融资难，是中小企业在发展过程中普遍所面临的问题。中小企业的信息管理系统的构建是一项比较长的工程，需要进行大量的资金投入，虽然可能会对企业的发展带来比较大的促进作用，但也面临着一定的风险。信息化管理所需要的硬件和专业的操作人员，都需要大量的资金进行持续的保障，但中小企业在发展中的经常会出现企业发展的资金不能够应付信息化建设所需要费用的情况。而另外一方面，一些中小企业在开展信息化管理系统的构建过程中，对于硬件投入的力度很大，而对于先进的信息管理的集成软件则不够重视，这种做法比较会影响到信息化系统在后期的运行效率，也会给企业的资金利用造成比较大的影响。

    三、市场经济背景下中小企业开展信息化管理建设的步骤和策略分析

    1.首先应该做好信息化的基础建设工作

    信息化的基础建设包含了中小企业的网络平台建设、企业网站建设、办公自动化建设和数据库建设。企业网络平台的构建要注意内部网的万维网的接入，主要的目的是实现对于网络资源利用和共享。通过开展网络平台的建设能够实现企业自身的无纸化办公效率，提升企业自身的办公效率。而企业外部网的介入在可以加强企业和客户以及供销商之间的信息交流。企业在进行网络平台建设的过程中，应该格外的注意信息安全，设置相应的防火墙，以此来阻止各种来自外部的非法的数据存取。

    企业的网站建设包含了站点的主题以及销售目标的划定、域名的申请等等，主要是涉及到了网站的初期建设的指导方针，开展优势特色的一些网络服务等等。 在企业网站构建的过程中，技术人员可以对数据进行超文本链接，进而使得信息的数量和质量能够得到平衡的发展，网站的管理者可以创建比较容易进行站点搜索和信息搜寻的网站结构，以便能够鼓励人员主动的访问公司的网页。

    企业的办公自动化和数据库的建立要依据实体数据的结构化程序进行处理，以数据作为导向，建立各项数据之间所对应的链接，对系统环境和企业的情况进行调研之后进行代码的编写。另外要针对信息输入、数据打印以及用户机界面开展稳定性的测试，当测试的结果比较稳定的时候，才能够组织企业的技术人员开展操作手册额编制。企业办公自动化的建设过程中则应该注重企业内部各个部门之间的信息交流，其中电子邮件系统、会议管理系统、档案系统等等是企业办公自动化建设的重点内容。中小企业在发展的过程中，可以依据企业自身的实际情况购买扫描仪、传真机以及硬盘等设备，以便能够保障企业日常信息化管理系统的基本需要，促进企业在新时期的健康发展。

    2.内部管理信息化的构建分析

    在开展内部管理信息化的构建方面，要统筹中小企业自身发展中的信息流、资金流和物流，从而更好的推进企业资源的存储和有效管理，同时还要注意对企业的财务和人力资源开展必要的信息化管理工作。具体来讲，信息化管理系统构建之后，要能够为企业提供产品的订单管理、入库管理，付款等一些基本的功能，进而实现企业管理层对于企业物流和资金流的实时监控。企业内部的信息化管理系统还要能够为企业提供各种资源的调拨、库存的规划、物流的折损计价等等服务。另外在企业信息化管理系统的建设过程中，要重点的建立企业财务管理业务之间的协调运行。对于企业人力信息化的终端，进而实现企业自身财务和实体资源信息终端则要综合构建相应的组织结构，如招聘管理、评估培训和福利分配等等各个方面的功能，这对于中小企业的健康发展有着十分重要的现实意义。

    3.加强客户关系管理的信息化建设水平

    客户关系管理的信息化建设着重于信息终端的客户资源的管理，比如日常公关、客户的资源管理以及客户的信息交流等等。通过加强客户关系管理的信息化建设，加强对于客户的服务、营销以及事务性工作的处理，同时该系统还有助于新客户的开发、客户的营销、客户的信息分析工作的顺利开展。

    4.中小企业开展信息管理系统的构建要注意协同电子商务的发展

    电子商务是网络时代信息化管理的比较好的一种形式。中小企业开展电子商务，可以使得企业的内部生产过程和企业的外部经营形成一个有机的整体，为企业的生产经营活动构建一个完整的虚拟环境，同时电子商务的发展也有助于扩大企业的销售额，增加企业的利润，促进企业的健康发展。企业发展中协同电子商务的总体构架，一方面是要完善企业的信息化网络的应用平台，这是企业信息化技术的基础构架，主要目的是要建立一个能够运行企业信息化全部的系统功能的网络平台环境，为电子商务的发展打下良好的基础。第二是要建立企业的内部管理系统，这个步骤承担着企业的内部各个环节的信息管理职能，这要求企业的内部要构建一个互联互通的业务流程，为电子商务的发展营造良好的环境。第三层是构建企业外部的管理系统，这个层次承担着企业外部各个环节信息管理的职能，使得企业发展电子商务的过程中，能够更好的解决包装、物流等一些问题。最后还要建设必要的客户终端，这是构成企业信息化完整体系最为重要的要素，能够使得企业的信息化处于一种相对开放的状态，促进中小企业自身电子商务的健康发展。

    四、小结

    中小企业的管理信息系统的构建是一项十分复杂的系统工程，需要调动各个方面的力量，虽然开展中小企业的信息管理系统的构建能够为企业的发展带来一定的促进作用，但对于中小企业来讲，信息化建设同样面临一定的风险，一旦在开发过程中出现问题，将会给企业造成比较大的资金浪费，影响到企业的正常发展。中小企业为了能够在激烈的市场中立足，和代企业争夺发展的空间，中小企业在发展的龚恒中必须要在分析自身特点的基础之上，全面的了解和掌握管理系统信息化建设发展的相关利用情况，以科学合理的管理系统信息化设计规划为基础，参照一些比较横竖的方案，结合企业自身的发展实际，建设好企业自身的信息管理系统。以便能够在发展的过程中，实现企业管理信息系统建设的价值，推进企业创新能力的提升，促进企业在新时期的健康发展。

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