科技名人建档工作的实践探索

    贾文丽+高建广+曲绍燕+平伟

    摘要：本文在分析我国科技名人建档中存在问题的基础上，以“老科学家学术成长资料采集工程”为例，对通用性工作规范、技术标准的制定、工作体制机制的建立、采集方案的制订、采集方法的选择等内容进行探讨。

    关键词：科技名人档案建档实践资料采集

    科技名人档案是指在科学技术领域取得突出成就或具有较大影响的人物在科研活动中形成的历史记录。[1]其中，蕴含科技名人学术成长轨迹、学界学术传承脉络等，对总结我国科技发展规律和人才成长规律，实施科教兴国、科技创新战略以及科技育人等均具有重要意义。[2]然而一直以来，由于我国科技名人档案工作缺乏相关的制度、统一的规范，使得该项工作长期滞后，极大地影响其作用的有效发挥。

    一、科技名人建档工作中存在的问题

    （一）缺乏相关的制度规范，工作难以有效开展

    目前，针对科技名人档案收集的法律法规，主要有《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，这些法律规范只是对档案的收集、整理进行规定，并没有针对科技名人档案工作的具体建设方案。据调研，目前仅有南京大学、北京大学、华中农业大学、武汉大学、山东科技大学等十几所高校开展这项工作，[3]但这些学校大都处于各自为政的状态，建档的规范性、科学性均不高，严重影响了该项工作的顺利开展。

    （二）档案馆单一主体开展工作，采集成果质量不高

    全面采集整理科技名人在其科技活动中所形成的各种资料，如文字资料、实物资料、声像资料、口述资料等，工作涉及档案、科技史、信息技术等多个学科领域，以及需要档案馆、科技名人所在单位、信息中心等多单位的相互配合。然而目前科技名人建档工作这项庞大的系统工程主要由各单位档案馆负责，时间紧、任务重，导致采集成果的质量并不高。

    （三）采集意识欠缺，影响工作成效

    科技名人建档工作目前仍以被动收集为主，即下发通知，由建档对象自行收集整理相关资料移交档案馆，档案人员主动参与的意识薄弱，因而对采集对象了解不深，对其形成资料的内容、结构、来源掌握不清，更谈不上对科技名人的研究和资料的深入挖掘。可以说，这种粗放的采集方法，使收集的资料价值较低，导致工作成效大打折扣。

    二、科技名人建档工作的实践探索

    2009年，由国务院批准、11个部委共同参与、中国科协负责落实的“老科学家学术成长资料采集工程”（以下简称采集工程）正式启动，旨在通过实物采集、口述访谈、录音录像等方式，抢救性收集整理80岁以上、学术成长经历丰富的两院院士，或者虽不是两院院士，但在我国科技事业发展中做出突出贡献的老科技工作者[4]的学术成长资料。该工程无论是工作内容还是工作形式，其本质就是一项国家层面上的科技名人专项建档工程。[5]经过八年的运行，目前该工程取得了良好的成效，为我国科技名人建档工作提供了较为充实的理论依据和实践范例。2014年7月，笔者所在单位的宋振骐院士被中国科协纳入采集工程计划，2016年11月，采集项目顺利通过结题验收，专家组一致认为，采集的实物资料原件数量大、史料价值与展示价值高，访谈深入、系统、完整，资料整理规范，符合技术标准，建议作为样本供有关项目建设单位参观学习。

    （一）制定通用性的工作规范、技术标准

    在中国科协调宣部的统筹指导下，中国科技史学会、北京理工大学图书馆等单位联合研究制定了《老科学家学术成长资料实施方案》《采集工作标准》《采集工作流程》《采集工作規范》《资料数字化方案》《馆藏基地资料移交验收标准》等8个基础性文件和9个技术性文件，从制度上保证采集工作流程、工作内容、技术标准的规范和统一。如，工作流程严格以时间段进行工作任务的分解和定期汇报检查；采集内容以老科学家学术成长经历为主线，采集实物、口述、音视频等三个大类15个小类资料，其中实物资料包括传记、证书、信件、手稿、著作、新闻事迹、档案、其他等类别。口述资料包括直接口述和间接口述。这些文件还就分类主题、整理原则、资料编目等做出明确规定，发布文字资料、实物资料、音像资料的技术标准，为采集工作的有序开展和采集成果的科学规范提供建设指南。

    （二）建立科学高效的工作体制机制

    资料采集涉及多个学科、多个单位（部门），这就需要有组织领导、部门内外协调、掌握进度、把握质量的统筹调度，以及需要档案馆、院士所在院（所）、新闻宣传等相关单位（部门）及人员的通力合作。为此，笔者单位建立了以学校办公室主任为项目组负责人，抽调档案馆、新闻宣传部、信息技术中心、校史办的精干人员，与宋院士的博士生、亲属共10人组成了采集小组，按照采集内容分工合作，优势互补，形成合力。

    （三）全面调研，统筹规划，制定切实可行的采集方案

    1.全面调研，掌握采集工作的特点。查阅宋院士的人事档案，了解其家庭背景、求学历程、师承关系、工作经历、国内外学术交往中的关键人物、重大事件和重要节点等，摸清拟采集资料的大体分布情况；利用图书馆、网络等，查找宋院士的传记、研究成果等，了解相关工作的开展情况；与宋院士交流，掌握其手中实物资料的丰富程度，及其本人性格特点、身体状况等。通过上述工作，笔者单位认为本次资料采集工作：一是实地采集区域跨度大，横跨5个省、9个地市。二是系统成熟的研究成果少且单一，仅有十多篇报道性文章，需要通过口述访谈进一步挖掘、提炼的工作量大。三是实物资料丰富多样，宋院士保存有1980年代研发的测量矿压的仪器仪表实物、八十余份煤矿开采支护装置图纸原件，以及处理国内外煤矿安全事故完整的手稿记录，极具代表性成为采集成果的重要组成部分。四是宋院士本人身体健康，便于开展口述资料的采集工作。如在一次访谈结束后，宋院士演唱了当年在怀仁堂，向周总理等国家领导人汇报演出时的快板剧《不做啃书匠》，并提及由他在学校成立煤炭部第一个矿压研究所前后的一些重要细节性信息，对上述信息我们都进行了及时采集。

    2.统筹规划，设计切实可行的采集方案。拟定受访者有17位，包括宋院士的家人、老师、领导、同事、同行、学生等，重点调研单位8个。鉴于所涉人员多、范围广，按照一次出行多方收获的原则，统筹安排采集计划和技术路线。如去中国矿业大学（北京）采集资料的行程中，一并安排其他调研单位和受访者，以实现采集成果的最大化。首先，到中国矿业大学（北京）资源与安全工程学院，对宋院士早期有代表性的老师、同行、同学、学生进行口述访谈，结束后，逐一向他们收集（征集）有关的手稿、照片、音视频、推荐信、Email、与宋院士往来的书信等材料。其次，到学校档案馆扫描复制馆藏档案中有关宋院士的学籍材料、参加学校协会、文体活动的文字、声像及有关的奖励材料等。然后，到北京煤炭科学研究总院（北京）对与宋院士关系较为密切的同行进行口述访谈，及照片、音视频、聘书、往来书信、Email等材料的收集（征集）；到中国煤炭工业协会档案馆复制和摘录1991年评选院士的整套材料；到中国国家图书馆（北京）扫描复制宋院士的专著、论文等资料。回程中到宋院士兼职的山东省科协（济南），对其领导、同事进行口述访谈，及照片、音视频、聘书、获奖证书（证章）、手稿、工作笔记、工作用品、科研资料及参加国务（政务、学术、外事、社会等）活动的录像、照片等材料的收集（征集）；到青岛院士工作站对其领导、同事等也进行上述资料的收集（征集）。

    3.编制大事年表，明晰资料采集中的问题及拟解决的方法。以年、月、日为单位编制宋院士学术成长经历大事年表，梳理其学术成长脉络。如宋院士的档案及其他材料中缺少其早期的一段学术经历，然而这段时间是宋院士最终奠定其在矿压领域绝对权威地位的关键时期。笔者所在单位采用自述和他述的方式进行了专题性深度访谈补充。又如，由于早期人事档案审核制度不完善，宋院士档案中有不少重要（重大）事件发生的时间、地点前后记录矛盾之处甚多，为保证资料采集的有效性，笔者所在单位查找有关文件、声像材料和请教宋院士、有关当事人等方式进行核实确认。

    4.实物采集需分门别类、循序渐进。面对宋院士家中海量的资料，我们优先对传记类、证书证章类、著作类、报道类、同行学術评价类、音视频类等背景、内容信息单一明确，元数据著录无较大障碍的资料进行收集。而对于信件类、手稿类、照片类、图纸类、项目类、图表类及工作记录类等背景、内容信息复杂不清，或专业化程度较高，非老科学家本人、家人或学生等相关人员协助不能完成的资料，给他们充裕的时间补充完善，再随时联系采集事宜，这样避免了在整理编目过程中的重复性劳动，极大地提高了采集工作的效率。

    *本文为中国科学技术协会《老科学家学术成长资料采集工程》（项目编号：2014-K-Z-SD03）、山东省档案局科技项目《基于大学校园记忆工程的档案资源建设研究》（项目编号：2013-13）、山东科技大学高教重点课题《校史文化的构建与育人功能实现方式的研究》（项目编号：2015ZD04）的系列成果之一。

    参考文献：

    [1]覃兆刿，马继萍.论科技名人档案与科技发展的互构——以我国“老科学家学术成长资料档案库”建设为例[J].档案学研究，2016（4）：53.

    [2][4]老科学家学术成长资料采集工程领导小组办公室编.感悟科学人生——老科学家学术成长资料采集工作心得[M].中国科学技术出版社，2014：2-3.

    [3]苏雅澄.高校名人档案收集工作的问题及对策研究[J].北京档案，2016（12）：26.

    [5]欧阳慧芳.参与老科学家学术信息采集工作的实践与思考[J].档案管理，2013（6）：42.