怀柔区新农村建设档案工作再提速

    常瑛

    近年来，怀柔区委区政府对新农村建设档案工作高度重视，对农业农村档案工作中遇到的实际困难，采取政策支持、资金保障、部门联动等措施，有力地促进了农村档案工作的发展。同时，怀柔区档案局充分发挥主导作用，将新农村建设档案工作列入工作规划和年度工作计划。在各项措施的带动下，目前，各镇乡机关档案工作全部实现了规范化管理。全区14个镇乡档案室全部达到北京市机关档案管理二级标准，7个镇乡达到了北京市机关档案市级优秀标准。

    一、建立农业农村重大活动档案管理长效机制

    为进一步加强镇乡重大活动档案管理，更好地为农业农村工作和中心工作服务，区档案局采取提前介入建立联系、跟踪督导保障质量、强化协作加强培训三项管理措施，保障农业农村重大活动档案从开始到结束全过程管理。目前，林权制度改革、土地承包经营权、产权制度改革、全国第一次水资源普查、农村“两委”换届、农务公开、农村拆迁安置等20项重大活动档案得到妥善管理。

    （一）提前介入，建立联系

    根据镇乡重大活动档案工作总体要求，区档案局及时启动“五级联动工作机制”，即以区委区政府为统领、区档案行管理部门为主导、涉农部门协调配合为保障、镇乡政府为主体、行政村为管理重心的村级档案管理五级联动工作机制。与此同时，要求各镇乡按照《中共怀柔区委办、区政府办关于加强重大活动档案管理工作的意见》，填报《怀柔区重大活动信息表》，了解掌握基本情况和需求，作为日常管理的备案材料，为以后有的放矢的指导工作提供基础。

    （二）跟踪督导，全程跟进

    为充分发挥了档案工作部门服务基层、服务民生、服务三农的作用，区档案局结合全区农业农村的热点工作，如林权制度改革、土地承包登记、产权制度改革、农村“两委”换届等，从档案的角度融入到热点工作之中，确立了“镇村重点工作开展到哪里，档案工作跟进到哪里，群众对档案的需求在哪里，相应档案的收集、整理和利用的指导工作就到哪里”的工作理念，在2016年，围绕农村土地承包经营权登记颁证、第二次全国地名普查、平原造林等工作，开展全程跟踪指导。在全程指导工作中，区档案局补充完善了《农村档案管理办法》《农村村级文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》，按照新的管理办法对怀柔镇东四村、南关村、卢庄村档案工作进行现场培训、现场指导、答疑解惑。特别是对土地承包档案、林权制度改革档案、房屋租赁、优抚、社会救助、农村房屋翻建档案的建档情况、整理情况以及档案安全保管状况进行指导。2017年2月，全区14个镇乡284个行政村，农村土地承包经营权登记工作已经完成70%以上，已完成工作所产生的档案收集率达到了95%以上。

    （三）强化协作，加强培训进一步强化部门协作，接受涉农部门、镇乡、街道对其进行指导培训的邀请，协助做好涉农部门相关科室、行政村、社区的档案业务指导服务工作。2015、2016年，协助办班46期，培训人数1400余人次，收到较好效果。如2016年9月，受区经管站邀请，参与“2016年农村产权交易及农村土地承包经营纠纷调解仲裁员培训班”，参训人员涉及284个行政村、14个镇乡近300余人，区档案局工作人员对全区土地承包经营权登记颁证工作中发现的突出问题进行汇总，就档案形成环节、收集环节和整理环节中需要注意的问题进行解答。同时，通过与区民政局共同協作开办专题培训班，指导婚姻登记、社会救助、社团组织、宗教、优抚、殡葬等部门，进一步规范了专业档案的管理工作。通过与区农委、区经管站等涉农部门间的相互协作，采取以会代训的形式为承接怀柔区农村土地承包经营权登记办证工作的三家测绘公司专门开办培训，解决了归档不及时、归档范围不全、整理不规范、数据录入不及时的问题。

    二、探索镇乡代管模式

    经过多年努力，目前全区所属284个行政村档案管理规范化达100%。在取得成绩的同时，我们也看到了村级档案工作中存在的问题，例如部分村村级档案没有完全解决集中统一管理；村级档案管理人员调整频繁，业务不熟练；村级档案管理基础设施陈旧等。为此，区档案局围绕服务新农村建设这一主线，以“健全管理制度、规范操作程序、加强组织协调、严把建档质量、提升服务水平”为要求，明确了村档镇管的管理思路，经过全面调研，最终将九渡河镇及所辖18个行政村纳入村级重要档案镇乡代管的先期试点。

    （一）建章立制，制度先行

    结合全区各镇乡和行政村特点，在试点建设过程前期，区档案局结合村级重要档案的代管范围、代管档案质量、代管档案安全保管、代管档案利用等问题进行了反复论证，初步形成了《怀柔区村级重要档案镇乡代管工作征求意见》，并下发至全区各涉农部门和全部镇乡，在征求各个镇乡意见的基础上，组织相关业务科室进行研讨和修改完善，最终形成《怀柔区村级重要档案镇乡代管工作办法》。此后，详细制定了《代管档案移交接收工作制度》《代管档案保管工作制度》《代管档案利用工作制度》《查阅镇乡代管档案证明》《档案利用登记表》《代管档案保密工作制度》等指导性文件。通过建立相关制度，明确了代管内涵、适用范围、代管档案范围、管理原则与方法。

    （二）沟通联络，组织推广

    一是及时与九渡河镇主管档案工作领导及具体工作人员进行沟通，分析当前农业农村和镇村两级档案工作的新问题，结合问题提出村档镇管的解决模式，并在全镇各涉农部门和所有行政村中广泛征求意见并达成共识。二是配合镇机关组织各村召开动员会，并根据村级重要档案镇代管的档案质量和镇代管范围进行前期培训，为代管工作打下良好基础。

    （三）立足长远，及时完善

    首先，对全部村级重要档案进行数量统计和登记备案，确保村级档案底数清、情况明。其次，深入每个村级档案室逐个对划入代管范围的档案进行初步鉴定，并依据室存档案的门类、归档范围和年代，结合当前农业农村工作的新特点以及群众关心的热点，对不合现状的门类、保管期限和归档范围进行补充完善。对属于重要档案但不符合移交质量的档案，制定简单明确的整理步骤。在镇乡代管工作利用环节，对群众的利用便捷程度和镇乡工作人员的实际工作量进行详细记录，针对利用过程中产生的问题，通过及时修订完善制度和改进工作方法给予及时解决。

    目前，九渡河镇实行村级重要档案镇代管工作成效显著。2016年4月19日，区人大常委会视察全区档案工作时，了解村级重要档案镇乡代管的成功做法后，认为这项工作符合新农村建设的新需要，应尽快全面推广。并在视察结束后，在《怀柔人大》中对怀柔区开展村级重要档案镇乡代管工作的成功经验进行了整版宣传报道。在此带动下，各镇乡都以村级重要档案镇乡代管工作为新的突破口，积极筹备档案代管工作，在硬件建设和软件建设方面给予资金保障，以九渡河镇为成功经验，树立本镇典型、保障了一个镇乡至少树立一个镇代管的成功典型。

    三、开展社会化服务

    为进一步提高农村档案规范化水平，区档案局认真贯彻执行《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，积极引导社会力量参与档案事务，强化对档案公共服务的指导，鼓励有条件的镇乡向社会服务机构购买档案事务性服务。

    （一）明确社会化服务理念，加大引导力度

    1.理顺档案行政管理部门与社会的职能关系，确立档案部门与社会组织在购买服务过程中是平等的合作关系这一理念。确定购买内容和标准，并承担监管责任，承接主体依约享有权利并承担义务，尽可能地减少双方责任关系的随意性，增强刚性约束。明晰档案服务项目的要求、期限及效果，对合同履行过程进行全程监控，防止效率低下或欺诈行为的发生。

    2.加大村级档案整理向社会力量购买服务的引导，强化对档案社会组织的指导，营造公平竞争的市场环境。通过争取镇乡政府的重视，加大对社会服务机构的扶持力度，以解决档案公共服务“向谁购买”这一问题。同时，积极引入多元主体，鼓励社会资本进入竞争性的档案公共服务领域，拓宽社会组织参与档案公共服务的有效途径。此外，还加大对社会服务机构的培训监督，通过培训规范社会服务主体，建立健全监督评估机制，为购买档案公共服务提供制度保障。

    （二）形成事前指導跟进、事中监督到位、事后参与验收的工作模式

    一是事前指导跟进。2015年5月，庙城镇率先启动村级档案整理向社会力量购买服务工作。区档案局成立专门指导组，主动与庙城镇和社会服务机构建立联系，并派出两名业务骨干人员全程跟进。首先，对庙城镇和行政村档案员进行业务培训，重点讲解档案整理的规范和安全保密要求。其次，对社会服务机构档案整理人员进行业务指导和培训，明确档案整理的规范化标准要求，重申档案安全保密工作的重要性。二是事中监督到位。建立协作组名册和指导进度台账，并通过QQ群、微信群等方式随时沟通指导整理过程中遇到的问题。同时，多次走访了解档案整理情况，了解当前的业务需求和困难，随时监督检查整理质量，避免出现因重大失误造成的人力、物力上的浪费。三是验收过程中与庙城镇和各行政村档案员一起，对于出现错误之处当场要求社会服务机构进行修改。这种事前指导跟进、事中监督到位、事后参与验收的工作模式，为庙城镇各行政村提供了全方位的档案业务指导服务，为档案整理工作的规范化水平提供了优质保障，仅用2个月时间便完成了18个行政村的村级档案整理。

    截至2016年9月，通过政府向社会力量购买服务的方式，完成所辖34个行政村，时间跨度长达50年，涉及文书、会计、实物、声像、科技5个大类，3万余卷件的村级档案的规范化整理和案卷级条目的微机录入工作，案卷目录全部实现了计算机检索。同时，在重新整理中，区档案局挖掘出一大批历史价值和利用价值极高的档案资料，为还原历史、撰写村史、沿革提供了强有力的保证。

    作者单位：北京市怀柔区档案局（馆）