浅析高职校档案信息化建设过程中出现的问题及应对策略

    吕政

    摘 要：随着国家对档案事业发展的不断推进，档案信息化建设也取得了较大进展，档案信息资源也得到了大力开发，高职校在档案事业发展过程中也从开始的手工作业到利用计算机网络进行管理，利用信息化技术手段对各类归档资料进行管理与资源共享。文章指出了信息化发展过程中高职校普遍存在的档案人员信息化技术水平不高、离国家标准规范建设还有较大差距、信息资源共享度不高等问题，并提出了相应的应对策略，以期对高职校档案的信息化发展提出有效建议。

    关键词：档案信息化；规范建设；资源共享

    2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（下称《意见》），文件中指出要加快推进传统载体档案数字化。要求各地区、各部门、各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。目前，高职校档案信息化建设水平与国家相关政策要求还有一定差距，需要进一步改进工作方法，提高档案的信息化水平。

    1 高职校档案信息工作存在的不足之处

    （一）档案人员信息化技术水平不高

    目前，一部分高职校前身是中专校，还有部分是由其它学校合并而来，档案工作人员的专业素质与高校相比还有差距，一些综合档案室人员也非专职档案员，而是由办公室秘书兼任或由人事部门人员兼任，工作人员对档案的信息化建设理解不深、信息化技术水平也不高，甚至相当一部分学校只限于扫描刻盘，对档案信息的网络化发展知之甚少，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，档案资源中蕴藏的丰富信息没有得到充分挖掘和利用，不能满足学校档案信息化建设的需求。

    （二）离国家标准规范建设还有较大差距

    目前，高职校中在电子档案管理、档案信息公开、网站建设与管理中投入不多，无论是人力、物力、还是财力都非常薄弱。一些学校校园网没有档案独立的专栏，更不用说档案信息的公开了。

    《意见》中指出，各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。对照这条要求，大部分的高职校都没有完全将纸质档案原件扫描为电子文件，这就为以后领导查找文件、部门借阅资料、师生查阅资料，带来很多不便，多次地查阅资料原件，不仅会给原件带来损坏，还会造成丢失的不良后果。

    （三）缺乏信息资源共享

    《意见》提出要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用。由于大部分高职校没有通过校园网、宣传栏、学校内各部门对档案工作进行交流，导致档案工作处于孤立的境地，即使有成套、完善的编研材料也只能在考核检查时发挥作用，或者发放给部门负责人，学校的其他老师和学生几乎没有机会接触，档案的资源共享作用没有发挥作用的平台。许多重要的编研材料束之高阁，没有为全校师生或社会提供查找利用方便。

    2 改进高职校信息化建设的应对策略

    （一）加强档案人员信息化技术水平

    高职校综合档案室需配备专职档案员，文化水平需本科以上，能够熟练运用计算机进行档案管理，并能具备文秘相关知识，对文件材料比较熟悉，要定期参加省市档案工作培训，其他部门需有专人对部门档案进行分类管理，学校要为各部门的兼职档案工作人员提供培训机会，整体提升学校档案人员信息化技术水平，而不仅仅是综合档案室的孤军奋战。

    （二）紧密结合国家标准规范建设

    学校应根据国家的相关法规政策，结合学校实际情况制定档案信息化管理的标准和制度，并逐步完善，修订档案信息管理工作的标准、格式，以健全档案信息管理体制、理论内涵，保障学校档案信息化建设的实施。高职校档案工作人员应吃透国家文件要求，根据要求指导实施电子档案的信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理。加强全文数字化管理，如目前存在的领导在查询文件时仍要求看文件原件；在校生应征入伍需提供在校成绩单原件；往届生考各类资格证书需提供录取名册或验印名册原件复印并加盖公章……对于这类查询原件的情况，完全可以通过全部扫描为电子文件，通过电脑、打印机打印出来，代替查询原件，以减少对原件的损害。

    （三）增强档案信息资源共享

    为实现档案的信息资源共享，档案人员应通过扫描仪将纸质文件扫描为电子文件，并上传至政府网站，将学校重要活动照片和摄像进行数码处理，对一些奖牌奖状、奖杯照相存档，扩充数字化信息资源，通过校园网络平台，将各个部门和综合档案室形成的有保存价值的不涉密文件、图片、图像、多媒体、数据库等电子文件放在校园网档案专栏，对外进行资源共享。《全国档案事业十二五规划》提出将加快档案整理鉴定的进度，依法开放应开放的档案，利用先进技术，为社会各界提供快捷、便利的档案利用服务作为主要目标之一。通过校园网可将不涉及密级事项的相关编研材料，如大事记、校史材料、机构沿革、年鉴、名师专家、优秀毕业生等向社会共享。档案部门可以在档案管理系统中设置权限或选择公开的目录数据库信息和全文信息，建立档案信息检索网络，方便用户随时检索到自己所需并已经对外公开的信息。

    参考文献：

    [1]单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理[J].兰台内外.2009（01）.

    [2]档案信息化建设浅谈[J].科技情报开发与经济.2007（12）.