新时期如何做好高校档案管理工作
孟瑛
摘 要:随着教育改革的深入进行,高校档案管理工作也面临着创新和挑战,新时期高校档案管理工作应创新管理的理念、优化管理的路径,在提高管理效率的基础上让高校档案管理工作更加规范化。
关键词:新时期 高校 档案管理 问题 路径
信息化和网络化的发展为高校档案管理工作提供了机遇,在新时期的背景下,高校应从新的角度以及新的发展眼光来解决当高校档案管理工作中存在的问题,以此来提高高校档案管理工作的质量,促进高校档案管理工作的发展。
引言
高校档案管理工作的内容为管理学校教学、科研、学生信息以及认识变动等资料,對资料进行收藏和整理,并不只是文件资料,还包含着会议记录、优秀教案、优秀讲稿以及学校所参加的社会活动信息,这不仅是学校最重要的信息资源,也是高校发展和创新的基础保障。对于高校而言,档案管理工作是学校发展变化的历史见证,也是信息保存和查阅的来源依据,可以说,高校的发展离不开档案管理工作。
一、新时期高校档案管理工作中所存在的一些问题
随着信息技术的发展,高校档案管理工作面临着管理方式上的改革和创新,但就目前高校档案管理的实际情况来看,在管理的理念以及管理的方式上存在一定的问题。首先,管理理念的落后是新时期高校档案管理工作发展的主要阻碍,信息技术的在各行业的普及应用需要档案管理工作进行应对和协调,但由于受传统理念的束缚,档案管理工作还在沿用传统管理的方法,并未结合时代发展做出及时的应对改变。人工管理的方式已经逐渐被信息化、自动化管理所取代,一些管理人员缺乏创新管理意识,将传统归档法作为主要方式,对于档案管理的效率和质量造成了一定的影响。高校档案资源的使用率得不到提升,并且资源的完整性也无法保证,档案管理安全问题堪忧。缺少完善的档案管理体系是高校档案管理的关键所在,在建立档案时,高校应合理的应用新时期信息技术的优势,构建完善的档案管理体系,应用现代化的管理理念将档案资源的功能发挥到最大。
二、简述优化高校档案管理工作策略
1.重视宣传档案管理理念,进一步强化高校档案管理人员的档案管理意识
对高校管理工作来讲,档案管理是其各项工作中重要工作之一,无论对教职工个人还是学校发展都具有重要作用和意义。所以,针对高校档案管理工作,首先高校自身应给予特别的重视,重视档案管理相关人员教育和培训工作,从而有效强化高校档案管理人员档案管理意识,通过加强校园内、外宣传工作力度和定期培训的形式,切实帮助档案管理人员认识到档案管理工作的重要性,从而增强其工作责任心和工作积极性。同时,通过定期培训的方式,不断汲取先进的档案管理工作理念和技术,不断提高档案管理工作效率和质量,为高校全体师生提供优质的档案服务。由于档案管理工作常处在一个较为封闭的环境当中,在陈旧的工作理念下一些档案管理工作人员工作方式陈旧、单一,在实际工作中应变能力及沟通协调能力也相对欠缺,这就要求档案管理工作人员应与时俱进的更新工作理念,应具备‘管理即服务的意识,不断锻炼和提升自身沟通、表达等多方面能力,努力为高校广大师生提供优质的档案信息服务。
2.加大资金投入重视高校档案信息化建设
随着信息时代的全面到来,新历史时期背景下要求高校档案管理工作应充分利用互联网信息技术,实现高校档案管理工作的不断优化和完善,不断提升档案管理工作质量和效率,为广大师生提供更加良好的信息档案服务,为学校长远发展提供有力依据和保障。加强档案管理工作信息化建设也是社会发展的必然趋势。在高校档案管理工作过程中,应及时进入先进的技术手段推动档案管理工作信息化发展,促进高校档案管理工作现代化、数字化和标准化,促进高校档案管理工作从纸质档案管理向信息数字化管理过渡和转化。首先,高校应加大基础硬件设备方面的资金投入,比如,计算机、打印机、复印近、扫描仪以及刻录机等设备,为档案管理信息化提供良好的应坚持基础,实现信息化档案管理能够在档案信息的搜集、录入、和整理存储等方面节省出大量的时间,有效优化档案管理工作流程提高档案管理工作效率。
3.打造高素质的高校档案管理工作人员队伍
对高校档案管理工作来讲,具体执行相关工作的就是学校的档案管理人员,其自身的专业能力和职业素养直接决定了高校档案管理质量,在全新历史时期下,要求高校在重视档案管理工作的前提下,注重档案管理工作人员自身专业素质和职业素养的提升。高校应采取多种措施努力打造高素质的高校档案管理工作人员队伍,通过定期组织档案管理人员学习培训的方式,在培训过程中档案管理人员不断学习和掌握全新的档案管理工作理念、技术方法、计算机技术等,强化并提高自身业务综合能力和职业素养,保证档案管理人员专业素质能够和高校档案管理需求相匹配。另外,要求档案管理人员应具备终身学习的意识,通过自主学习的方式不断拓展自身知识面和眼界,并应具备良好的职业素养和责任心,遵守保密协议具备良好的职业操守,从而不断提升档案管理工作质量,确保高校各项工作活动顺利有效开展。
结语
新时期高校档案管理工作应结合当前教育发展的趋势,在管理的理念和管理的方式上进行革新,分析目前档案管理中所存在的问题,将提高档案管理效率、创新档案管理路径作为工作的重点,增强档案管理人员的管理意识,提高工作的积极性,从根本出发,既满足新时期高校档案管理的工作需求,更能促进高校档案管理工作的发展,相关人员应积极对管理的模式做出调整和改变。
参考文献
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