高职院校档案管理信息化深化实践探讨
刘康
摘要：我国教育改革、人事制度改革并行，极大地推动了高职院校档案管理工作。目前已经实现了信息化管理体系运作；但根据现状与暴露的问题分析，信息化改革只是完成了初步的转型实践，并未达到与高职院校发展需求相契合的信息化改革目标。为了促进其达到目的，文章从两种档案版本并行推进实践、自主开发软件实践、管理制度升级实践3个方面进行深化实践说明。
关键词：高职院校；档案管理；信息化；实践
2017年3月5日“两会”开幕后，国务院总理李克强同志提出要紧跟时代步伐，持续推进信息化改革；根据我国现阶段高职院校在档案管理信息化工作中的改革实践与应用效果观察，仍然存在诸多问题，需要通过“持续推进”来达到深化档案管理信息化应用水平。以下就按照问题-原因解决一深化措施的思路，从逻辑顺序对主题展开具体探讨。
1.高职院校档案管理信息化中暴露的问题分析
高职院校档案管理信息化改革现状表明，在运用各类信息化软件时，类型多样；但主要以购买软件为准，自主创新的软件较少；从档案管理工作信息保密要求分析，需要对其实施一些技术安全措施，可通过基于不同类型软件的自行设计与开发，减少泄露信息的可能性。信息化改革之后，出现了对于纸质档案管理工作的弱化，既不利于推进档案管理，也未能将纸质档案与电子档案管理进行有效结合，令前者为后者提供原档信息，通过后者提升前者运用效率。尤其是在信息化改革之后，管理模式依然偏于传统思维，未能制定与其相符合的制度、机制，以及具体的考核评估措施推进。因而整体上的改革之后，未能进一步持续化完善；为了解决此类问题，对应提高信息化应用中的安全、高效，以下提出几点较有针对性措施。
2.高职院校档案管理信息化深化实践措施探讨
2.1两种档案版本并行推进实践
纸质档案、电子档案两种形式并行是目前现状，为了提高对不同类型档案的融合与高效管理。这种并行推进方法主要是采用平移式的现代化管理模式，将两种档案版本统—在一个档案管理体系之内，使二者的优势功能得到融合性发挥，将信息化改革后技术与思维优势转化为档案管理的具体实践。在纸质档案方面，应该引入电子档案的“互联网+”思维；在电子档案方面，需要增加针对其技术应用本身存在的风险因素，保障档案留底全面化。两种版本并行推进，才能确保档案管理信息化改革后向完善化方向发展。按照现在档案管理的体系构建，需要将纸质档案、电子档案设置在一个统一的管理体系之下；通过对两种版本档案的特征、功能分析，区分利弊；然后，通过系统思路，将纸质一电子档案设置在同一個系统之内；具体是在管理思维方面，运用“互联网+”思维，增加黄仁宇先生所说的“数目字管理”，在线下设置纸质档案管理，在线上应用电子档案管理；两种方式并行，统一编号、对应设计档案内的各项构成要素；使其管理具备信息化时代所需要数字化、流程化、专业化特点；将其快速录入、查询、输出，完成档案管理流程一体化的资料收集-存档-提档-销毁等。
2.2自主开发软件实践
目前高职院校档案管理信息化改革中的档案管理系统一应俱全，包括登录界面、菜单，以及各项填写、增删、修改、查询、传输等功能。通常运用的一般软件包括微软公司的Office办公软件Excel，VB+Access，甲骨文公司的ORACLE数据库管理系统、美国国家仪器公司LabVIEW程序开发环境，以及企业级集成开发环境Myeclipse等。从应用经验观察，既包括一般软件的应用，也包含有针对高职档案管理具体需求的开发程序环境。我国高职院校在应用中多采用一般软件的应用，并通过向一些信息技术公司购买相关的专业软件实施档案管理信息化革新，在开发层面相对薄弱。由于信息化改革后牵涉到信息技术风险管理，运行维护；因此，为了进一步将技术工具之便与档案管理的安全管理相结合，需要开发一些具有自主控制权的档案管理软件。在这个方面建议利用现阶段我国已经普遍实践的VC++语言编程进行一些档案管理软件开发；实践中可以按照程序中的模块架构、相关协议、运行数据，将软件开发与高职院校档案管理的具体内容进行融合，从而设计开发一款自主运营的档案管理程序，提高安全性。根据一些高职院校的实践经验观察，具体实践中可以选取仿真技术，通过MS，VLR，HLR，MGW，MSC-Server工力能，把虚拟信令、业务链路接口进行对应性连接；从而在软件设计基础上进一步将系统开发完成后，实施可移动平台的构建，提高软件的动态化迁移特征；并进行进一步的档案管理软件复制与推广应用。
从院校内部的档案管理信息化革新向2.0版本升级层面分析，需要在档案管理的基础上，提高应用的效率化。在这个方面，建议利用一些国内信息技术APP制作经验，将基于PC端的档案管理系统开发与基于移动端的档案管理系统平台应用进行一些有效对接，实现媒介工具间的进一步融合，克服时间与地域可能带来的阻碍。建议借鉴微信平台经验，利用安卓系统实施一些具体的对接设计，提高内部人员对档案的利用率；在条件成熟后，也可以借助这种移动互联网的全面融合实践，在各个应用档案管理的部门之间建立起关联性的网络路径，达到随时随地完成档案利用的效率。从发展趋势层面观察，应该延伸互联网+思维，将技术工具与档案管理资源进一步融合；比如，对于多媒体档案、音频档案的保存与优化处理，就可以借助现代信息技术加以完善；再如，利用现代化3D技术、信息虚拟化空间处理，完成由信息向虚拟图像的转化等。根据我国“十三五”计划，在未来5G网络全面覆盖与信息全方位虚拟化网络构建过程中，这些基础性的信息化深化方案可以为其打下坚实基础，并推进高职院校档案管理升级优化。
2.3管理制度升级实践
在高职院校档案信息化深化实践中，管理制度升级实践应该转移到与目前档案管理信息化应用程度进行匹配的地步。在制度层面，需要引入针对档案管理的终身责任制，这是形势所迫，也是提高执行力，达到监督效果的一个重要举措。因为在档案管理的长期工作中发现档案管理中易出现一些与贪腐行为挂钩的案例。所以，为了预防此类借助改革契机实现个人企图并从中获利的违反纪律与法律的行为，必要通过终身追究制达到防微杜渐目的。
制度是档案管理的“大脑”，机制是档案管理的“手脚”；要更好实现高职院校档案管理信息化的深化与升级优化，应该手脑并用。具体来看，可以按照纸质一电子档案统一实施数据化、流程化管理的体系雏形，按照“预算制度”中的管理思维，将每个指标具体化到“精确数据或信息”：将这种管理思维平移到档案管理中，既需要按照深化后的档案数据库及信息化流程设计，具体到每一个考核与评估的子项之上，设置对应的评估机制。另一方面，当前发展形势与现状表明，可以在激励机制、竞争机制实践过程中，更好的实现各机制间的对接与关联性运用；构建一个以评估机制为中心，其他多机制共同并进的运行机制体系，保障当前高职院校档案管理信息化体系的可操作性，并使其能够落到实处。另外，在管理过程中，应引入信息化管理制度措施具体规范条例，如增设摄像头监督档案管理工作，安装一些带有监控功能、记录点击频率与次数的电子元件，提高针对电子档案应用中的技术安全防护。尤其需要制定与此相契合的惩罚措施，以达到高职院校档案管理信息化深化实践后管理制度的升级优化，促进档案管理工作中的防腐败、提效率、专业化水平。
3.结语
通过现阶段高职院校档案管理信息化革新后的现状分析，可以认识到其中暴露的问题，因此，需要采取对应的措施加以改进。除了上文提到的几点措施之外，还应该在持续性改进与完善过程中，增加针对档案管理中的部门合作，尽可能将院校内部门合作，与院校外相关部门的合作贯穿于当前的管理体系之中，并利用技术工具之便，将媒介融合、资源融合进一步推进，从而提升我国高职院校档案管理信息化水平，提高档案利用率，为我国教育行业的资源调配作出更大贡献。
