档案工作新起点
胡菡
时光飞逝，依稀记得两年前本刊曾就海淀区档案局（馆）建设新馆的情况进行专访，如今，当年图纸中的新馆已坐落于海淀区温泉路47号C座——海淀区北部文化中心西北角，成为该文化中心的重要组成部分。建成后的新档案馆究竟是什么样，投入使用后的运行状况如何，从老馆到新馆的搬迁过程中又有哪些不为人知的细节和经验？带着几分期盼与好奇，记者于近日走访了海淀区档案馆新馆，就心中的疑問一探究竟。
位于海淀区温泉镇中心区的海淀区档案馆新馆，并非是一座独立建筑，而是与文化馆、图书馆、温泉中心共同构成了外观形似钢琴立面的海淀北部文化中心。按照设计方对这四个部分别赋予的“春、夏、秋、冬”的设计内涵，档案馆被定义为“冬藏”，以体现其馆藏丰富的涵义。建成后的新馆建筑面积为2.7万余平方米，共9层，地上6层，地下3层，约占文化中心总面积的四分之一有余。
与原来位于繁华闹市的老馆相比，新馆虽然地处偏僻，却并未因此显得冷清。这要归功于该文化中心的定位和新馆内举办的系列展览。据海淀区档案局（馆）的同志介绍，“北部文化中心作为弥补海淀区北部文化空白的重点文化设施建设项目，自建成后经常举办各种文化活动，吸引了大量周边居民。而档案馆新馆落成后举办的大型系列展览可谓其中的一大亮点。”
在新馆一层展厅举办的系列展览于2016年6月24日——新馆落成启用的当日，正式面向社会开放。它由“海淀印迹”“海淀特藏”“海淀文萃”三部分组成，展览主题突出，内容丰富，表现形式多样，将海淀区深厚的历史文化底蕴与高科技发展轨迹等生动地表现出来，彰显了海淀特色，吸引了大量访客。据海淀区档案局（馆）的相关统计，开展至今已累计接待6517人次，特别是在新馆运行初期，曾有日接待量突破190余人次的记录。在记者参观的当天，也有很多外单位的参观团体或是个人参观者在此观展。在这寒风凛冽的隆冬时节，来来往往的参观者们为新馆增添了几分人气，时常营造出一股热闹的气氛。
搬迁前期准备充分
作为北京市首家落成的区级档案馆，海淀区档案馆新馆自2016年6月下旬正式开馆以来，在试运行阶段的运行状况一直很平稳，不但成功举办了上述展览，而且在提供查档服务方面也很及时。新馆能在使用初期如此正常、顺利地运行，与海淀区档案局（馆）的同志们高效、安全、有序地完成搬迁任务密不可分。
谈及新馆的搬迁，海淀区档案局（馆）相关负责人感慨颇多，他认为做好搬迁的前期准备工作，是新馆搬迁顺利进行的首要前提。“在新馆建设之初，搬家就被提到日程上来，今年5月份新馆竣工后，搬家工作已进入到实质性操作阶段。为了搬迁顺利，我们在前期做了充足的准备工作”采访中该负责人如是说。据介绍，今年9月上旬，海淀区档案局（馆）专门邀请国家、市档案局（馆）的专家和领导以及高校档案保护专业的教授、学者为新馆“把脉会诊”，请他们就确保档案入库后的安全和新馆功能用房的布局给予专业指导。专家们根据档案“八防”的要求，分别就新馆档案库房的温湿度、灯光照明、消防、密集架、低温消毒室、中央监控室以及库区环境进行了实地考察、评估，并针对新馆试运行期间发现的不足和隐患提出了建议。海淀区档案局（馆）对此十分重视，及时细化、完善了新馆整体搬迁方案及应急预案，并对试运行阶段出现的问题采取了切实可行的改进措施。据海淀区档案局（馆）相关负责人介绍，为使新馆的档案库区达到“八防”要求，海淀区档案局（馆）及时为一层展厅及特藏室配备了除湿机，并在重点库区、展览大厅、特藏展室等处安设了40个温湿度计。同时，在局（馆）领导的亲自协调下，责成有关部门向部分库房投放了防虫与防霉中草药制剂，并对档案库区温湿度仪器设备进行阶段性调试，委托权威机构先后两次对库区和办公区的甲醛、PM2.5、CO2等空气质量要素进行检测。此外，局（馆）还根据测量数据的变化，有针对性地制定了若干应对措施，使库房尽快达到档案保管条件，为后续档案实体的搬迁做好准备。
除了对新馆库房保管条件是否达标进行了充分论证外，海淀区档案局（馆）在主动争取区政府领导重视、对员工进行思想动员和搬迁工作组织协调等方面的准备也很到位。他们较早地提交了“搬迁方案请示”并得到区委、区政府的批复，明确了完成搬迁的时间节点；随后又根据时间进度，召开了搬迁工作全局动员会，做好思想动员和组织发动，使大家从思想上重视并乐意接受这项艰巨的任务；在搬迁工作组织协调方面，海淀区档案局（馆）提早制定了搬迁方案、应急预案，成立了搬迁领导小组、工作小组，提前两周在老馆门口张贴闭馆通知并通过报纸、网络、公众微信号等多种方式公布了闭馆时间和新馆的查档热线，多次召开搬迁专题会讨论具体细节，为搬迁工作的实施做好各方面的准备。
搬迁过程高效安全
从2016年10月28日到11月21日，海淀区档案局（馆）仅用了不到一个月的时间就完成了所有搬迁工作，期间采取了闭馆措施，即11月7日至11月20日闭馆两周，搬运馆藏实体和机房设备，11月21日恢复开馆和查档利用服务。说起搬家，对我们每个普通家庭而言都不是一件轻而易举的事，更何况是一个档案馆！海淀区档案局（馆）能在如此短暂的时间内完成人员、设备和53万余卷（件）馆藏的搬迁，并且期间未发生过一次投诉、没有耽误日常接待工作、最大限度地保障了查档利用服务不间断，这些都与海淀区档案局（馆）领导的统筹安排、缜密布置和全体同志的上下一心、通力配合分不开。
新馆搬迁工作进入实施阶段后，各搬迁小组凭着极强的责任心和大局意识，采用科学有效的方法，使搬迁过程有条不紊、忙而不乱。根据搬迁领导小组的分工安排，管理科负责馆藏实体的搬迁。由于馆藏实体的搬运时间决定着闭馆时间的长短，管理科的同志们为了尽量压缩闭馆时间，不影响查询利用，提前将利用率较高的民生档案全部数字化，以备原件打包封箱后仍可以查阅。另外，他们还制定了包括16个文件在内的“海淀区档案馆馆藏档案搬迁工作文件汇编”，用管理科科长的话说，“这16份文件就像一个链条，环环相扣，几乎把档案实体搬迁过程中可能遇到的各种问题都考虑到了”。如其中的《海淀区档案馆馆藏库房分布区与搬迁工作步骤》中就明确了新馆库房按照利用需求设置，搬迁过程中要根据档案的重要程度和利用频次决定搬运的先后顺序；《专门档案存放节数统计表》和《文书档案存放节数统计表》则明确了不同门类档案的数量，以便提前预留空间……不但有清晰的思路，在细节工作中管理科的同志们也做得很到位。例如，他们根据实物档案和纸质档案的不同特点分别做了箱面标识，在实物档案的打包箱上注明“朝上”“易碎”“怕压”等标签，在纸质档案打包箱上则注明起止档案号，以便遇到突发查档的情况也能顺利找到。据海淀区档案局（馆）相关负责人介绍，闭馆搬运期间确有两次突发的查档情况，查询者因事情紧急坚持要求开箱调档，由于箱面标识工作做得严谨、到位，管理科的同志很快就从上千个打包箱中找到了所需档案，及时满足了查询者的要求。管理科的人员不多，共七名同志分成了两拨，一拨在老馆负责打包，另一拨负责押运和到新馆后的上架工作，由于他们分工明确、配合默契，搬运过程中没有间断和停歇，仅用七天时间就完成了所有馆藏实体的搬运和上架工作。
诚然，整个搬迁工作的顺利进行不是单凭一个科室的努力，而是局（馆）全体成员共同努力的结果。如负责机房和信息化设备搬迁的小组，他们为了使老馆的查档利用系统搬至新馆后能顺利使用，不仅在前期与各科室及新馆的物业方、施工方充分沟通，不断调整机房搬迁方案，后期还专门邀请了查档利用系统的开发单位对软硬件、服务器等进行跟踪调试，并且在恢复开馆的前一天，加班加点、放弃休息再次检查，以确保开馆后设备正常运行。又如，负责车辆调配、路线选择和后勤保障的办公室，在搬迁期间做到了搬家和接待工作两不误。负责接待查档者的利用科，在搬迁工作启动前一直坚守在老馆的利用窗口，以保证查档服务不间断，直至闭馆的前一天；搬到新馆后面对最初每天上百人次的查档高峰，利用科全员出动，以耐心、周到的服务使查询者满意而归。再如，负责全程记录搬迁过程的征集科，在搬迁过程中搜集、留存了大量文字材料和影像资料，并在海淀区档案局（馆）的公众微信号上及时更新搬迁进展……正是由于这些科室的坚守、敬业，各司其职、通力配合，才保证了搬迁工作的顺利进行。
除了各个搬迁工作小组的全力以赴，搬迁领导小组在保障档案安全方面的努力也功不可没。不但在搬迁工作启动前与搬家公司签订了保密协议，而且在搬迁过程中也安排局（馆）人员全程监督，即档案“走”到哪，局（馆）的同志就跟到哪，即使在电梯里、楼道里也有局（馆）的工作人员监督搬家公司的工作，真正做到全程無死角、无盲区。恰如海淀区档案局（馆）局（馆）长所言：“真是把这些档案当个宝，把老百姓的事儿当事儿！”此外，局（馆）领导还坚持在搬迁过程中每个阶段的工作完成后召开阶段性总结会，及时总结经验、弥补不足，以使下一个阶段的搬迁工作顺利进行。
如果说新馆的落成是海淀区档案局（馆）集体智慧的结晶，那么搬迁任务的圆满完成则是全局（馆）56名同志众志成城、敬业守则、无私奉献的生动写照。
憧憬未来崭新开始
“档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、电子文件备份中心、政府信息查阅中心”是对新型公共档案馆的功能定位。海淀区档案馆新馆是否体现了“五位一体”功能，也是本刊此次采访中较为关心的问题。对此，海淀区档案局（馆）局（馆）长坦言：“新馆会充分利用海淀区作为科技大区、文化大区的优势，尽可能地运用高科技和现代化手段，利用丰厚的历史和人文资源，在安全保管基地、爱教基地、利用服务中心等方面体现新馆的优越性。”具体到新馆未来的使用，海淀区档案局（馆）局（馆）长有很多自己的思考。
在“档案安全保管基地”方面，海淀区档案局（馆）局（馆）长认为，“相比老馆不足1000平方米的库房面积，新馆在硬件上已经有了很大改观，现有库房37间，库区面积5800多平方米，硬件条件已经达标，今后将在技术保障层面上多下功夫。例如，我们听取有关专家的建议，计划建立一个智能化库房管理系统，通过它将库房的‘八防要求监控起来，使库管员坐在办公室内就能检测到库区温湿度的变化及人员的进出情况，而不必亲自去看，因为如此大的库区面积靠人工抄录监测数据，可能走上一天也不一定能全部做完。采用智能化管理不仅能提高效率，还可以利用它提供的实时监测数据做月分析和周分析，使我们及时掌握一段时间的库区温湿度变化，以便指导整个库区内温湿度的调节。如果这个智能化库房能建起来，可以说新馆真正运用了现代化的管理手段。”
在“爱国主义教育基地”方面，海淀区档案局（馆）计划不断推出新的展览，充分发挥展览作为中小学教育辅助课堂的作用。同时，局（馆）还积极协助区教委的科研院所，探讨如何把海淀历史写进中小学教材，以激发学生们学习、了解海淀历史文化的兴趣和知海淀、爱海淀的情怀，从而激励这些象征着海淀未来的孩子们，长大后为海淀美好的明天努力奋斗。此外，局（馆）还打算充分发挥新馆面积宽裕的优势，进一步丰富馆藏，做到应收尽收，使馆藏门类更加丰富，也为查询利用者提供更多帮助，使公众越发体会到档案的价值、档案的魅力。“当越来越多的人因档案而受益、受教，那么档案馆作为爱教基地的功能自然也就凸显了”采访中海淀区档案局（馆）局（馆）长由衷地说道。最后，局（馆）长还提到了“冷工作热处理”的工作思路，即把档案馆的工作搞活，进一步体现出档案馆的开放性。比如，局（馆）每天都通过微信公众号——“海淀档案”宣传、展示馆藏，利用这种覆盖面极广的新媒体引起更多人对档案馆的关注，甚至使他们逐步成为丰富馆藏的贡献者，实现档案馆与利用者的双赢；在新馆内设立档案沙龙，搜集各种有关档案的资料，为员工业余学习提供方便。总之，在发挥爱教基地的功能方面，新馆大有可为。
在“档案利用中心”和“政府信息查阅中心”方面，新馆的利用大厅以崭新的面貌示人：功能齐全的设施设备，科学有序的区域分布，严谨规范的利用流程、温馨舒适的查档环境和高效优质的利用服务。未来，新馆将继续坚持“以人为本”的服务理念，致力于不断创新服务手段，开拓服务渠道，延伸服务内容，积极探索新形势下“让信息跑起来，让群众少跑路”的服务模式。采访中，海淀区档案局（馆）局（馆）长谈到了开辟手机APP查档、查阅政府公开信息的设想，同时，提到局（馆）目前正想方设法在市内繁华地段设立查询点，如在位于双榆树的海淀区民政局婚姻登记大厅和位于西四环北路的海淀区政府办行政利用大厅内分别设立查询窗口，从而形成在海淀区北部、中部、南部都有查询点，以方便全区的党政机关和社会公众利用、查询档案和政府公开的信息。另外，搬到新馆后，海淀区档案局（馆）也打算在简化档案查询审批程序、延长档案馆开放式时间等方面进行探索、尝试，以期充分发挥档案馆作为公共文化资源的作用。
在电子文件备份中心方面，海淀区档案局（馆）也计划采取更新机房设备，为重要档案资料加电子标签等手段，真正做到把电子文件“管”起来，而不仅仅是复制和拷贝。
2016年是“十三五”规划的开局之年，亦是海淀区档案馆自1986年成立以来的30周年纪念。在这样有纪念意义的年份中，海淀区档案馆新馆的落成使用无疑成为献礼之作，标志着海淀区档案事业迈上了新台阶。诚如海淀区区长于军所言：“（搬迁工作）是历史性的节点”，搬到新馆后的海淀区档案局（馆）已经站在了历史转折新起点上，让我们祝愿它能以浓墨重彩的笔触绘出档案事业的美好蓝图！
