企业公文管理信息化建设的途径研究

    黄君雷

    中图分类号:F270 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2019)4-007-01

    摘 要 随着互联网信息技术的高速发展,当今社会已经步入信息化时代,信息的传播不仅高速而且高效,包括政府机关、企业在内的各行各业的信息交换呈现出几何级的增加。在这一大背景下,对各类信息、指令的有效管理、高效沟通就显得格外重要,尤其是在现代企业管理管理中,对于信息化的要求越来越高,发展公文管理信息化建设成为现代企业发展的核心要素,本文主要基于提升公文质量和处理效率,探索研究企业公文信息化建设的途径。

    关键词 公文管理 信息化 有效途径

    公文即是“公务文书”,其格式、种类、规则等都是全国统一的,按照国务院办公厅的要求,公文的种类有15种。公文的作用不管是对于政府机关还是对于企业,都十分重大。就以目前而言,我国对于公文信息化管理起步较晚,经过近年来的不断探索,在基础性建设工作中取得了一定的成就,但在大多数企业中还普遍存在采用人工传阅、管理公文的原始方法,不仅费时费力而且也无法做到及时有效。信息技术的介入使得公文管理的信息化得到了改善,而信息化的建设更成了首要任务,如何才能够强化信息建设更是我们要探索的目标。

    一、公文管理信息化的目标

    公文管理信息化的首要目标是“全面网络化”,所有的信息通过网络传播,不仅方便快捷,而且还能节省大量的人力资源和办公经费。其次是要设立建设流程体系,让各级管理层及时了解掌握信息,做出准确科学的经营决策,抓住各种商机,为企业赢得更大的效益。再次要将信息化技术在企业内部大力推广、普及,使得该技术可以在整个管理体系中得到广泛的应用。

    二、公文管理信息化的特点

    公文管理信息化的主要作用是为了提高效率和保证质量,从特点上来说,其功能的实用性很强,而且操作简便,不管是对于信息化的处理和信息的质量都能得到充分的保证。也便于保存,不会因为一些“自然因素”而导致损毁。

    三、有效途径

    (一)基础设施建设

    公文管理信息化建设的第一要点是实现设备现代化。想要脱离原本传统的公文管理,首先需要的就是对基础设施的建设,置办设备,确保公文管理全流程的所有设备都是现代化的。

    (二)全面数字化

    在日常办公当中,有许多的公文要整理、分类、储存,而在企业中甚至还会将有相关的表格、数据、报告作为附件依存,难免有保管不善导致损毁、丢失的事情出现。如果能够将公文数字化,变为系统中所存在的文档、表格,不仅能够便于保存,更能够方便分类处理,对于一些多媒体的信息,更是可以方便的取用、转换、制作,因此在企业公文的管理当中信息的數字化是必不可少的环节,能够将所有信息数字化,更是有利于加快企业对于信息的处理能力。

    (三)构建流程体系

    在完成设备现代化、信息数字化的基础上,要真正实现对公文管理的信息化建设,还必须构建出一个非常合适的流程体系。企业公文信息化的目的是为了服务我们更加高效的处理事务,而不是阻碍我们的,如果不构建体系,那么很有可能所有的信息都会堆积在一处,就如同我们要处理“垃圾邮件”一样,成为工作的累赘,因此构建符合企业的流程体系,其作用不仅能够方便企业,更可以完善企业事务的处理。

    (四)提高深层服务

    信息化的服务不应该只停留在表面,更应该有着更加深入化、多元化的发展,毕竟公文信息体系是根据企业的发展而发展的,不同的企业会有着不同的部门,而不同的部门也会有着不同的需求,根据需求做出改变,在大的分类之下,按照公文的主送部门或者直接按照部门进行分类,然后根据对内、对外、对公、内转等公文流转需求,构建起各个环节的流程,不仅可以实现公文信息化的纵向、高效传播,而且还可以实现公文在部门之间的横向对接、相互传达。

    (五)检查维护调整

    在实现快速、高效、便捷的同时,也存在公文信息传播泛滥、机密公文失密等问题,在公文管理信息化建设过程中,要超前考虑,规避各类风险。因此,需要在一定程度上予维护,对设备维护,对数字化的文件更是需要经常检查,尤其是整个体系建立的初期,要对流程运行情况定期总结、分析,根据不同的问题、不同的情况做出相对应的改善,及时解决好各类问题。同时,根据企业工作情况的发展变化,对于系统和流程做出适当的调整,使其更好地促进企业的发展。

    四、结语

    综上所述,企业公文管理信息化是时代发展的必然趋势,一方面便于公文的分类、传播、保存,另一方面大大提升公文信息的时效性,从而促进企业更好地发展。在推动过程中,首先是采办高质量设备,加强基础设施建设;其次是对信息的全面数字化;再次是制定相应的流程,方便信息的传播和沟通;此外,对于信息化的服务,需要根据企业自身的状况进行跟踪分析,在运作的过程中定期检查维护,随着发展做出不同程度的动态调整,充分发挥公文信息化建设助推企业高效运转、蓬勃发展的积极作用。

    参考文献:

    [1] 宋娟.企业公文管理信息化建设的有效路径探讨[J].企业改革与管理,2018(13):38+121.

    [2] 张毅,红轮,关悦.论如何强化公文管理信息化建设[J].办公室业务,2016(01):73.

    [3] 赵胜楠.公文管理的完善[J].智库时代,2017(05):92-93.

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