企业档案管理信息化研究

    韩雪

    摘 要：企业档案是企业发展必须的信息统计资源，运行良好的档案管理信息化系统可以帮助且更好的适应社会的发展。本文就企业实施档案管理信息化的优势方面和可施行的具体措施，来探讨档案管理信息化的具体作用，并对现今企业档案管理信息化发展前景中的问题进行相关例举和对策分析。

    关键词：企业档案管理信息化；优势；漏洞与措施

    随着改革开放以来，我国的企业数量和种类愈来愈多，而在21世纪信息技术迅速发展的今天企业档案管理的建设与研究对一个企业来说是非常重要的。企业的档案信息是对企业现阶段发展状况的记录，为企业未来的发展提供准确、可靠的信息储备资源，在企业中发挥很好的作用，为公司开展适应社会发展的新方向。随着档案建设的逐步展开，人们渐渐开始意识到档案管理的重要性，如何适应现代社会信息化的服务需要，特别是对于档案信息管理部门，单纯依靠过去的模式很难做到科学管理。有些公司已经开始进行公司档案网站与数字信息查询的建立，让档案管理成为信息化建设的重要组成部分，也是计算机技术的新方向之一。

    一、企业档案管理信息化发展优势

    随着全球信息化的不断发展，数据的储存和处理不断向又快有准的方向发展。在党的工作报告中明确提出了要将信息化作为我国面向新世纪的重要战略举措，必须要把信息化管理放在重要的位置，是继工业化和现代化后一个很重要的发展方向。一下给出企业档案信息化发展的几大优势分析，具体说明信息化工程在企业内部档案管理中的重要作用。

    1.容量大、速度快.企业档案信息化管理的最大特点就是电脑数据的处理有容量大、速度快的优势，传统的档案管理需要档案管理人员编制相关目录，再从目录中查找具体信息存放位置，需要消耗大量人力资源和时间进行记录和查询，既费时又费力。

    其次，计算机的大容量为信息载体的形式提供了很大的空间，随着扫描技术、光盘技术、微缩技术的发展，信息储存的数量和密度比传统方式大大提高。它改变了过去以纸质文件为主的方式，附加相应的图形、声音、动画、视频等方式，让电子文档更方便工作的需要。

    2.提高人力资本的利用率。如果企业采用先进的计算机档案管理信息化技术，可以避免不必要的人员设置，精简企业的人员配备，合理利用有限资源，提高办公效率。把不必要的人员设置变成强化员工办公的动力，提高人力资本的利用率，缩小成本。档案管理内部进行数据共享，实现多次利用并提供信息共享，便于档案的调阅。

    二、企业档案管理信息化方式

    1.建立健全相关规章制度。企业应针对本公司在经济、文化、社会等多方面的作用来设计档案管理信息化的具体规章制度，切实可行的制度方法是良好企业档案管理的第一步。其次，要加强档案利用的审批制度，不能所有人都能无条件的进入系统内部，为保证档案内容的安全完整，必须对查阅条件进行相关设置，保证公司档案的保密性。切实将公司档案纳入科学化的建设管理轨道，保证电子资源格式的统一规范，便于长期可读。

    2.建立良好的档案服务体系。公司应对档案管理员工强化信息服务意识，利用网络等信息平台，主动开发和维护公司档案资源。同时，避免出现懈怠、被动的情绪，主动了解公司的生产经营情况，了解不用员工对档案信息的需求，主动提供档案服务，注重档案信息总结预测性，为公司长期科学发展提供相应的坚实后盾。

    3.构建公司档案信息数据库。随着社会数字化、信息化、网络化建设不断深入，公司必须建立相关档案数据库，以方便公司数据的汇总、归纳和利用。同时，公司的信息很容易存在流失和盗用现象。

    4.完善档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接。档案管理信息化是企业管理信息化的一个重要组成部分，档案管理信息化应该要适应企业管理信息化的需要，注重整体利用价值，避免孤立设计实施。要重视企业综合效率，向企业未来发展有利方向方面建立，在满足基本档案管理信息化需要的同时，顾大局，重发展，保持为企业服务的核心，实现档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接。

    三、企业档案管理信息化漏洞分析与对策

    1.忽视档案管理人员培训教育。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，这对于档案管理人员的素食有很大的要求。面对社会日新月异的今天，要想满足企业的发展需要，必须要加强相关档案工作人员的培训工作，以满足社会的需要。由于现代档案管理的核心是计算机信息化的处理和应用，所以为保证电子时代公司经济业务能被完整详细的记录，档案工作人员必须要学会利用现代化的档案管理手段，了解计算机的电子文件归档和管理，否则不论是对档案管理，还是对整个公司的发展都是没有任何帮助的。在熟练进行电子设备操作的同时，要懂得信息维护工作的开展，学习档案管理的开拓创新意识，提高业务素质，把档案管理信息化变成促进公司综合发展的新平台。

    2.公司档案管理信息化投入与产出性价比不高，盲目性大。有些公司应于过度重视企业的档案信息化进程而忽视了资金消耗和产出价值的对比，认为只要投入档案管理信息化建设就一定是对企业有利的，因而出现了很多盲目建设企业档案管理信息化的现象。档案管理信息化是要求公司在发展到一定阶段后，在大量的档案信息无法及时做出整理的情况下，引进档案管理信息化项目，用计算机的优势来处理公司大量档案的管理工作。

    3.忽视档案信息的安全保障工作。很多企业建立档案管理信息化的目的就是为了能够更好的利用档案信息进行业务处理，但是企业管理者在重视档案管理利用的同时很可能忽视了档案信息的保密工作。档案的信息安全包括档案信息储存实体的安全和档案利用流转过程中的安全，前者的安全大多数企业都能很好的控制，比如通过设置相关归规制度，但是如何在信息流转的过程中控制档案的保密工作，这是每个公司都要考虑的问题，以确保档案信息的稳定性和安全性。

    总体来说，企业档案信息化是企业发展过程中壮大自我的一把利剑，把握好建立与否和建立过程中的易疏忽点，定能为企业发展争取最大的利益。

    参考文献：

    [1]周建芝. 浅议企业档案管理信息化[J].山西科技.2006年第5期.

    [2]马艳靖. 企业档案管理信息化的发展方向[J].卷宗.2013年第7期.

    [3]李小玲. 论企业档案管理信息化的优势[J].中国管理信息化.2012年第16期.