如何做好档案的管理工作

    宋宇

    摘 要：随着时代的发展，各行各业对于档案的管理工作也越来越重视了。这些档案不仅包括企业公司内部的重要资料，还有关于来往客户的一些信息，所以说，这些档案的管理事关整个企业的经济命脉。档案管理一直存在着许多问题，由于各种各样因素的影响，导致档案的管理与保存存在着安全隐患。本研究主要对于如何管理好档案的工作提出几点建议。

    关键词：档案管理；档案收集；管理体系

    随着现代化的发展，计算机和各种软件的应用，给予了档案管理极大的便利。之前许多档案都是纸质保存，那些档案可能会由于许多人为因素或者不可抗力，导致档案的损坏或者丢失。随着信息化的发展，更多的档案信息能够得到可靠的保存，这样一来重要档案信息的安全性就有了保障。但是与之相对应的，许多问题也就随之而来。档案信息对于企业如此重要，这就需要公司企业投入更大的精力对其进行更好地管理。

    一、做好档案管理工作的重要意义

    档案不论是对于企业还是对于事业单位，都是非常重要的，因此管理工作也占有同等重要的地位。做好企业档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作效率和工作质量的必要条件。档案是指国家机构、社会组织和个人，在社会活动中形成的有保存价值的各种文字、图像、声像及其他形式的原始记录。而档案管理工作就是档案管理人员对各种档案收集，征集，分类，立卷，保管，保护及开发利用等工作。做好档案管理工作，能够让管理高层及时了解企业的运行状况，以便于适时调整经营策略，以获得最大的利益。同时还有利于社会各方准确该企业所取得的一系列成果，方便为企业与相关单位进行有益合作，也为该企业经营业绩和科学发展提供了原始资料的依据，是对企业形式进行科学分析，确定其发展方向的重要参考。由此看来档案管理工作对于促进企业经济的健康发展，提升企业市场竞争力有着重要意义。

    二、档案工作的管理要点

    1.管理高层的重视程度。对于任何工作和活动的开展，只有得到领导的认可，才能更加顺利的实施。所以说，档案管理工作只有得到领导的重视，其工作才能更加顺利的进行。只有领导重视了，人员编制、档案管理所需经费等各个方面的需求才能得到最大程度的支持与保障。在工作中所遇到的各种问题才能得到及时的解决。所以说，档案工作人员要对其工作内容进行必要的宣传，多跟领导沟通汇报，这样才能使得领导重视起档案管理工作。如果公司领导对档案工作重视不够，并且缺乏档案意识，他们就会认为档案工作可有可无，那么档案的管理工作就难以顺利开展了，同时也会打击档案管理人员的工作积极性，导致管理工作难以持续。

    2.档案管理体系制度逐步完善。档案管理工作不只是档案管理部门的事情，它需要多个部门和基层单位的密切配合，需要健全的体制与运行机制对其进行管理和约束。管理工作的进行，需要档案部门人员积极与领导沟通，管理部门，档案部门与基层单位及相关部门之间的职责与权限尽量明确。因档案工作具有服务的社会性，管理的复杂性等特点，所以档案管理要有创新及建立科学的管理机制，就应有健全与完善的工作机制来作为保证。要强化档案行政管理部门业务指导，监督等职能，加强后续监管，促进档案工作的科学与规范。要做好档案库房保存，并有专人负责管理，做好档案的分类，做到排列整齐，档案区域划分合理，档案检索工具进一步健全，做到科学有效的管理。同时库房管理要配备安全设施和措施，以保护档案，绝不可轻视。管理工作中的每一个环节都不可忽视。此外必须要明确岗位责任规范，严明岗位职责和纪律，实行竞争机制，明确职责，做到程序严谨，工作有力，运转灵活，为档案工作的发展提供坚实有力的保障。

    3.提高管理人员的自身素质。档案管理人员自身的素质对于管理工作非常重要，会直接影响档案管理工作的质量。为了使档案工作人员能够更好地完成档案管理工作，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性，创造性，加强优秀人才的培养，提高档案管理人员的业务水平及综合能力，明确档案工作的基本程序和要求。由于科学技术的高速发展，传统的管理模式和工作方式己不能完全适应信息时代快速发展的需要，阻碍和制约了深层次档案工作的开展。所以实现档案信息化与数字化势在必行。加强档案人员对现代科技知识的学习，掌握先进的计算机技术、网络技术以及数据通讯技术等。还要研究制定档案工作各种规章和制度及工作流程，为档案信息化提供基础。档案工作者要将学习到的新知识，新技术灵活运用到实际工作之中。此外，档案管理人员要爱岗敬业，尽职尽责。由于不同档案归集的类别不同，所以档案管理人员应加强与各部门的联系沟通，及时与相关人员交接，避免借阅或归档时出错。同时在一阶段工作或年度工作结束时，档案管理人员要积极收集所形成的各种文件材料，使档案资料及时有效的归置入档。这样才能提高整体档案管理的效率。

    4.建立档案管理的信息化与现代化。档案的管理工作要与时俱进，才能实现有效管理。要达到有效的管理，就要实现档案的现代化管理。这就需要采用先进的计算机技术来实现档案全方位多层次的智能现代化管理。尤其要运用多媒体技术，将传统的纸质档案转化为文字，声音及图片的储存。同时，为了提高利用率，还可以设置适当的档案查询系统，以达到资源共享的目的。所以，计算机及其配套设施必须要跟得上，才可满足档案管理现代化的基本要求。再有，应细分电子档案管理类别为、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，这样可从机制上提高信息共享能力。然而能够充分利用这些先进的技术还是不够的，在利用好现有档案这一宝贵信息资源的前提，仍需要进一步开发资源，收集与整合更多的有价值的资料，把档案的资源开发与利用作为重点工作。作为目标工作，档案信息量限制企业的发展，所以，定期存储档案内容，增加新的有价值的信息储存，才能最大功能发挥档案信息的价值。实现档案的信息化与现代化，是档案管理工作的必然趋势。

    三、结语

    档案管理工作已得到许多企业的重视，但是仅仅停留在这个层面还是不够的，需要采取具体的措施对档案管理进行完善，这样才能从根本上解决档案管理问题。此外，解决现有的管理问题并不是一劳永逸的，还是会有许多隐藏的问题存在，这些问题会随着档案管理工作的展开而逐渐显现出来。这就需要档案管理人员的时刻关注，及时察觉到问题的出现，及早解决。这样才能使得档案管理工作越做越好，避免失误所造成得损失。

    参考文献：

    [1]栾海霞，陶湘萍.浅议如何做好档案管理工作[J].民营科技，2009，（03）.

    [2]刘军.浅谈高职院校档案管理工作[J].山西师范大学学报（自然科学版），2009，（S1）.

    [3]张明丽.对档案管理工作中电子文件管理的若干探讨[J].民营科技，2009，（08）.