基于“供给侧”改革理念下的档案信息供给机制的优化

    王成琴

    摘要：本文基于供给侧结构性改革的理念，改革档案信息供给中存在的不足，建立和完善以需求为导向的档案信息供给决策机制，以人为本的档案信息需求表达机制，方便快捷的档案信息获取利用机制，从而优化档案信息的供给机制，实现档案信息的有效供给。

    关键词：供给侧档案信息供给机制

    在经济领域中，供给侧结构性改革是指减少无效和低端供给，扩大有效和中高端供给，增强供给结构对需求变化的适应性和灵活性，进而提高供给的效能。学者覃兆刿在其“档案双元价值观”中提出，档案是工具价值和信息价值的统一体。档案信息价值强调为社会服务，这种价值的发挥有赖于档案信息的有效供给，影响档案信息的有效供给有着诸多因素，如何通过因素控制及其优化，实现档案信息供给效能的最大化，是档案工作者必须要思考的问题。鉴于此，本文基于供给侧结构性改革理念，对档案信息供给机制的优化进行探讨。

    一、档案信息供给机制的基本内涵

    在社会科学领域，“机制”用来阐述社会生活中某些领域的功能、结构及其动态变化，可以概括为一定社会机构或组织的机能，以及这个社会机构或组织与其机能之间相互影响、相互作用的关系。曾有研究者提出，公共信息服务供给机制是指公共信息服务供给过程的具体实现流程，以及流程中各个环节的紧密联系和相互影响。它的基本构成要素主要包括需求表达机制、决策机制、保障机制、获取利用机制和监督机制等五个方面。本文所述的档案信息主要是指已经公开的档案信息，也就是档案公共信息，它从属于公共信息，具有公共信息的一般属性。因此，档案信息供给机制构成要素也就与公共信息服务供给机制具有一致性。同时，鉴于档案自身的属性，笔者在这里仅就与供给侧关系密切的档案信息供给决策机制、档案信息需求表达机制、档案信息获取利用机制这三个要素进行探讨。信息供给决策机制体现为档案信息提供者根据大多数公众的信息需求，决定应该提供何种档案信息产品，然后选择何种方式提供符合公众需求的信息服务，并且规定供给主体在供给过程中应承担的责任与义务。信息需求表达机制就是为了让社会对档案信息的需求能够准确有效地得以表达，让档案机构了解社会信息需求，提供的档案信息“适销对路”。信息获取利用机制就是要做好人员、技术平台、设施设备、管理手段和运行机制等方面的保障工作，让档案信息需求者方便快捷地获取所需信息。档案信息供给决策机制在档案信息供给过程中起主导作用，档案信息需求表达机制在提高档案信息供给有效性中起关键作用，档案信息获取利用机制在档案信息供给中起保障作用。

    二、目前档案信息供给机制存在的问题

    对档案信息供给机制中的三个要素进行分析，目前主要存在以下问题：

    （一）档案信息供给决策不完善

    档案信息供给决策不完善主要体现在：档案机构提供档案信息存在随意性，缺乏有效的依据。往往提供的信息类型、内容不是社会公众所需要的，而需要的信息档案机构又没有提供，供需脱节。档案信息供给主体和信息供给决策的实现途径单一，档案信息供给过程中的各个环节基本上由档案机构内部人员负责，没有发挥诸如图情博等社会力量的作用。

    （二）档案信息需求表达不畅通

    从档案信息利用互动反馈来说，存在这样的问题：一是公众的信息需求缺乏表达通道。公众利用档案的需求，对档案信息产品的要求，对档案机构信息供给方式方法的建议缺少有效的沟通渠道，造成档案信息供给效益低下。二是公众参与的意识不强。大多数公众受传统观念的影响，不了解档案部门的信息利用工作，缺乏社会档案意识，当他们有了解政策、落实待遇和维护权益等方面的档案信息利用需求时，却不知道用何种方式去积极地利用，更不会主动地向档案部门表达他们的意愿。

    （三）档案信息获取利用不便捷

    当前，公众获取档案信息方面还有很多需要改进的地方，一是获取的途径不多。档案机构提供的信息获取方法较少，不能适应不同类型公众的方便利用。档案信息整合不够，存在信息孤岛现象。档案信息远程查询不方便，不能做到一站式查询。二是信息的利用价值不高。尽管档案机构提供了大量信息，但是利用者仍难以找到所需信息。

    三、档案信息供给机制优化的对策

    （一）以需求为导向，完善档案信息供给决策机制

    档案机构对不同时期不同群体的社会需求进行研判分析，通过与社会公众互动等形式及时了解公众需要何种档案信息。以需求为导向，通过对信息供给决策程序、方法的优化，使信息供给与信息需求相协调。目前，由于档案机构的人力较为紧张，加之档案工作者知识结构的局限性，完全依靠档案工作者开发、提供档案信息是不能适应社会需求的。如美国档案信息开发不仅政府部门会参与，而且还鼓励私营机构、非私营机构和个人共同开发利用。档案信息供给决策者应该积极寻求政策支持，发挥社会力量，参与档案信息的开发和供给。比如，根据社会信息需求，确定需要向社会提供档案信息编研的主题，按照项目的形式以一定的条件向社会组织或个人招标，或者可以采用政府主导，信息企业、图情博机构、公众等参与协作的方式开发档案信息。

    （二）坚持以人为本，完善档案信息需求表达机制

    1.构建公众信息需求表达渠道。一是主动征询社会需求。档案信息供给决策者、生产者在确定供给信息前要广泛听取社会意见，征求公众和组织意见。尊重公众的自由表达权，尊重不同群体的信息表达方式，鼓励他们积极参与到档案信息论证、决策的过程中来。二是建立公众需求传送通道。档案机构可以采取各种方式和载体畅通公众需求传送通道，促进公众、组织与档案机构的有效沟通，从而防止档案信息服务供给与需求的错位和失衡，避免档案信息供给机制的失调和资源的浪费。如美国国家档案局网站不仅在线提供丰富的信息资源，而且还设有有关“档案博客/分享/联系我们”之类的栏目来及时了解公众信息需求。如点击“联系我们”，就会出现“美国国家档案馆欢迎你的提问、意见、建议和投诉，这作为不断提高我们服务的一个重要方式”。

    2.加大宣传，扩大公众参与度。加大宣传力度，通过各种形式的宣传，让更多的公众了解档案，知道档案信息利用的权利，构建良好的档案信息供需关系。可以不定期举办档案馆开放日活动，举办档案与社会、档案与公众等方面的讲座，召开座谈会等，加强档案馆与社会的互动，拉近档案与公众的距离，让更多的公众走进档案工作，从而使档案信息供给机制更有社会基础。

    （三）以便快捷为目标，完善档案信息获取利用机制

    1.丰富信息发布载体和内容。通过不断丰富信息供给的载体和渠道，让档案信息供给机制更便民。一是积极开发微信、微博、APP等新载体以适应不同层次的利用需求。需要强调的是，在给公众提供的信息范围方面要广覆盖，要消除数据孤岛，实现档案机构之间数据共享，让公众不受地域限制方便地“百度”到所需的档案信息。二是档案信息的获取方法要简单便捷。首先，公众得到档案信息手续简单，不需要花费多长时间。其次，公众获取档案信息便捷，比如网站页面友好，查找工具便于使用，下载、打印等服务周到等。再次，档案机构不定期地在适当的信息载体上主动推送档案最新信息动态，促进信息消费。

    2.开展信息利用效益评估。在档案信息供给过程中，要适时进行利用效益评估，并对信息获取利用机制进行调整，保持其良好的运行状态。通过对档案信息获取利用情况进行评价，及时修正信息供给中的相关流程，使档案信息更加顺畅地为公众获取利用，进而使档案信息供给机制的使用价值更高。一是进行档案信息服务价值评估。有研究者认为，信息价值可以通过两个方面加以估算，即从信息数量、质量和对需求者的满足程度等方面进行评估。二是对信息服务的行为进行评估，包括人员组织、服务态度及效率、信息获取的渠道、载体和信息量等。

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