浅谈新农村建设中如何加强社区卫生服务中心电子化档案管理

    伊美娇

    在与纸质档案比较中，电子档案具有管理效率高、利用成本低和服务质量好等的非常明显的优势。电子化的档案管理可以实现档案信息数码化、档案处理高效化、档案利用形式多样化的特点。提高社区卫生服务中心电子化档案的管理水平，必须强化管理队伍素质、建立起科学化的管理体系、不断完善规范标准，加强基础建设等。

    1、社区卫生服务中心电子化档案管理的优势及管理的特殊性

    ①优势

    一是可以满足档案信息利用者的不同需求。科学的电子档案管理，能充分发掘不同价值的档案信息，根据不同内容和性质进行分类，提供给利用者，满足其不同的使用需求。二是可以节约管理成本。传统的档案管理在档案资料的保存与利用中会产生较大的管理成本，而且很难避免档案资料损坏或遗失等问题的出现。电子化档案管理有效地解决了这个问题，不仅避免了档案资料的损毁，还节省了在档案资料保管中的投入。三是提升了档案管理质量。电子化档案管理改善了传统管理方式中的不足与缺陷，提高了工作效率，查找和利用档案资料更便捷。

    ②特殊性

    一是档案信息资料数码化。电子化的档案管理是将纸质的档案资料转为数码或电子数据等形式进行存储和利用的一种档案管理模式，电子化档案是以电脑设备为载体进行管理、查询和利用的。二是档案处理高效化。在电子化档案管理中，改变了传统管理方式中人工操作的繁琐和大量重复性的工作，只要通过计算机及其辅助设备，就可以完成档案管理工作，体现了电子化管理的高效率。三是档案利用形式多样化。在传统的纸质档案管理模式中，已经形成了档案利用的经验和方法，但在电子档案管理中如何更好地开发和利用电子档案信息是个新课题。需要档案管理部门根据实际情况及电子档案管理的特点，以信息化的网络平台为依托，充分挖掘电子档案信息的利用价值，提高电子档案的利用率。

    2、加强社区卫生服务中心电子化档案管理的措施

    ①加强队伍建设

    电子化档案虽然是依托电脑进行的，但电脑是由人来操作的，加强电子化档案管理工作者队伍建设是保证档案管理工作高水准的重要措施。因此，必须采取有针对性的教育和培训措施，强化档案管理人员的专业素质和思想道德建设，以不断满足电子化档案管理工作的需求。

    ②构建科学化的管理体系

    电子化档案管理应该充分利用强大的网络技术，建立起先进可靠电子化管理系统，包括管理软件、共享平台、存储系统及数据库等，形成完善的电子档案管理及应用体系。

    ③合理配置电子化管理的硬件和软件设备

    先进完善的计算机硬件和软件是电子化档案管理的基础，没有硬件和软件的支撑，就不可能实现电子化的档案管理。应在领导的重视和支持下，适当投入资金，完善电子化档案管理所需的电脑及辅助设备，配置专业管理软件及网络系统。

    ④制定电子化档案管理的相关制度

    制度化建设的成果往往体现了一个单位管理水平的高低。要根据电子化档案管理的特点和本单位的实际，制定电子化档案管理的责任制度、归档制度、存储制度、查阅制度、利用制度、安全制度等，使无论是档案的管理者，还是使用者都能明确其责任和义务，遵守相关制度，提高电子化档案管理的水平。

    ⑤确保电子化档案的规范化利用

    档案管理的目的是利用，只有得到利用才能体现出档案信息的价值。因电子化档案的特殊性，在档案利用过程中应防止出现泄密、被复制盗取等问题。因此，应采取对电子文档进行加密处理的方式，最大程序地避免档案信息资料泄密和被盗取的问题。在实际操作中，应根据档案档案密级和利用者的身份，制定不同的管理措施，提供不同层级的密匙。要对利用过程进行全程监控，防止超范围查阅及不按规定浏览。密级档案文件应进行加密处理，经常更改安全密钥。

    ⑥提高对电子化档案管理的认识

    电子档案管理者必须提高对档案管理重要性的认识，明确档案管理是社区卫生服务中心的一项重要工作。档案管理部门应针对认识问题开展对档案管理人员的教育和培训工作，使他们不仅能熟练掌握电子档案管理的知识和技能，还能提高对档案管理工作的重视，增强自身的使命感和责任感，更加热爱电子档案管理工作。

    ⑦努力實现电子化档案管理的规范化标准化

    规范化的工作标准是电子档案管理必须遵循的原则，与传统管理方式相比，基于计算机的电子化管理更需要标准和规范。应针对电子档案管理的特点，建立并完善电子档案管理的工作规范和标准。在电子化档案管理工作中，应严格按照工作规范化的标准和操作流程进行，并对执行标准情况进行监督和考核，奖优罚劣。

    ⑧维护并防范电子档案信息安全威胁

    网络黑客和病毒是电子档案管理系统的现实威胁，为了保证电子档案系统的安全，必须建立起切实可靠的网络安全防范体系。应多重设置系统安全防火墙，并对访问者进行身份验证，对网络非法操作设置权限。电子档案管理工作人员应加强学习，努力提高网络应用能力，针对网络非法操作进行有力的回击，阻止其违法行为，保护档案信息的安全。

    综上所述，在新农村建设中如何加强社区卫生服务中心的电子化档案管理是一个不算很新的课题，但在电子档案管理过程中，仍有一些问题还没有得到妥善解决，因此本文提出的观点希望能得到电子档案管理工作者的共鸣，并为电子档案管理工作提供帮助。

    （作者单位：152400黑龙江省庆安县社区卫生服务中心）